Un centro di distribuzione in Cina necessita di ben più che di scorte e di una connessione al tuo negozio per poter spedire correttamente gli ordini. Il tuo fornitore, il magazzino e il corriere devono disporre degli stessi codici SKU, istruzioni di imballaggio e regole di sdoganamento.
Questa guida illustra le attività da svolgere dopo aver selezionato un magazzino in Cina: preparazione della prima spedizione in entrata, controllo della merce ricevuta, messa a disposizione delle scorte approvate, evasione degli ordini e conferma della consegna al corriere. Utilizzate le checklist come procedura di lavoro da concordare con il vostro fornitore; i servizi e le responsabilità esatte sono specificati nel contratto.
La sequenza è: preparare i dati SKU → notificare il magazzino → ricevere e verificare la merce → rilasciare l'inventario accettato → testare gli ordini → prelevare e imballare → consegnare i pacchi al corriere → tracciare le eccezioni. Interrompere il processo in caso di errore durante la verifica, anziché lasciare che l'errore si propaghi alla fase successiva.
Cosa comprende il servizio di evasione ordini per l'e-commerce?
L'evasione degli ordini e-commerce comprende il lavoro necessario per preparare e spedire gli ordini dei clienti dal magazzino. Per il generale processo di evasione dell'ordine, Per maggiori dettagli, consultate la nostra panoramica. Qui, l'attenzione si concentra sul passaggio di consegne dai fornitori cinesi a un magazzino in Cina e successivamente al corriere.
Le attività di stoccaggio, ispezione dei prodotti, acquisto e rimborso ai clienti possono coinvolgere team diversi. Conferma il lavoro accettato da ciascuna parte prima di spedire la merce o rilasciare gli ordini.
Definire il passaggio di consegne al magazzino in Cina
Assegna a ogni spedizione in entrata e a ogni ordine cliente un riferimento che il fornitore, il magazzino e il venditore possano utilizzare per la riconciliazione. Usa tale riferimento per la distinta di imballaggio, la ricevuta, il rapporto di discrepanza, il documento di imballaggio e il documento di spedizione.
Definite insieme l'evento che dà inizio a ciascun conteggio dei tempi di servizio. L'arrivo in magazzino, il completamento della ricezione, la disponibilità delle scorte e il ritiro da parte del corriere sono eventi distinti. Registrate chi conferma ciascun evento e come riceverete tale conferma.
Assegna un responsabile a ogni passaggio di consegne
Utilizzate questa tabella delle responsabilità quando concordate il processo operativo. Un'azienda può svolgere diversi ruoli, ma ogni attività necessita comunque di un responsabile e di un ambito concordato.
| Festa | Responsabilità di confermare | Registrare per fornire |
|---|---|---|
| Venditore | Approva le specifiche del prodotto, la mappatura degli SKU, l'imballaggio, le regole di rilascio degli ordini e le decisioni relative alle eccezioni. | Dati principali approvati, istruzioni e un contatto autorizzato al rilascio dei beni trattenuti. |
| Fornitore | Consegnare la merce e gli scatoloni identificati al magazzino concordato, seguendo le istruzioni di imballaggio ed etichettatura. | Lista di imballaggio, riferimenti dei cartoni, quantità e dettagli di consegna. |
| Magazzino | Ricevere e registrare la merce, segnalare eventuali differenze, gestire le eccezioni e prelevare e imballare gli ordini approvati entro i limiti contrattuali. | Ricevute, registri di magazzino, foto delle discrepanze e documenti di imballaggio o spedizione. |
| Fornitore di servizi di spedizione / vettore | Eseguire il trasporto prenotato e fornire i registri di ritiro e tracciamento concordati. Identificare chi si occupa dei documenti doganali e delle eccezioni di consegna. | Riferimento spedizione, prova di ritiro, eventi di tracciamento e segnalazioni di anomalie. |
L'approvvigionamento dei prodotti, i pagamenti ai fornitori, i controlli di qualità dettagliati e i rimborsi richiedono accordi di responsabilità separati. Non date per scontato che siano inclusi solo perché il fornitore gestisce anche un magazzino.
Dalla consegna da parte del fornitore al passaggio di consegne al vettore.
Per ogni fase, concordare l'input, il record restituito e la condizione per procedere. La tabella seguente è un flusso di lavoro suggerito, non una garanzia che ogni centro offra gli stessi controlli.
| Teatro e proprietario | Ingresso | Condizioni di registrazione e rilascio |
|---|---|---|
| 1. Configurazione SKU: venditore e magazzino | Codice articolo (SKU), variante, unità, codice a barre, dimensioni e versione della confezione. | Entrambe le parti approvano la mappatura; le unità o le varianti ambigue vengono risolte. |
| 2. Avviso in entrata — fornitore e venditore | Riferimento della spedizione, elenco dei colli, quantità, piano di arrivo e ispezione richiesta. | Il magazzino conferma la spedizione e le istruzioni per la ricezione. |
| 3. Ricevimento - magazzino | Scatole fisiche e relativi documenti di spedizione. | Vengono registrate le quantità ricevute e i danni visibili; le differenze vengono individuate e segnalate. |
| 4. Rilascio delle azioni — approvatore autorizzato | Ricevuta e eventuale referto di ispezione. | Le quantità approvate diventano disponibili; le quantità riservate rimangono non disponibili. |
| 5. Rilascio dell'ordine — venditore e responsabile dell'integrazione | Ordine valido, stato di pagamento autorizzato, indirizzo, disponibilità a magazzino e servizio di spedizione. | È possibile accettare una sola istruzione di evasione per ogni spedizione prevista; gli ordini bloccati rimangono in sospeso. |
| 6. Prelievo e imballaggio — magazzino | Istruzioni accettate e istruzioni di imballaggio approvate. | I dati relativi a SKU, quantità, imballaggio, etichetta e spedizione imballata corrispondono alle istruzioni. |
| 7. Consegna al vettore: magazzino e fornitore di servizi di spedizione | Ho preparato i pacchi e prenotato il ritiro. | Le prove di ritiro vengono confrontate con i pacchi; le consegne mancanti vengono inserite in una coda di eccezioni. |
| 8. Monitoraggio ed eccezioni — responsabile del supporto nominato | Monitoraggio degli eventi e delle consegne o dei report dei clienti. | Vengono registrati il responsabile del caso, l'azione successiva e la risoluzione; i casi irrisolti rimangono visibili. |
Concordare sulle prove necessarie quando qualcosa va storto
In caso di articolo errato, articolo mancante o pacco danneggiato, conservare il riferimento dell'ordine, i documenti di ricezione e imballaggio, le foto, le date e gli orari e i dettagli di tracciamento. Annotare quando è stato riscontrato il problema e chi per ultimo aveva la custodia del pacco.
Verificate il contratto per quanto riguarda le scadenze di notifica, le prove a supporto della richiesta di risarcimento, il valore dichiarato (ove applicabile), i limiti di responsabilità e la procedura per l'approvazione di una sostituzione o di un altro rimedio. La movimentazione in magazzino, il trasporto tramite corriere e l'assicurazione possono essere soggetti a termini diversi; un errore non dà diritto a un rimborso automatico.
Distinguere i tempi di elaborazione in magazzino dai tempi di trasporto. Prima di promettere una consegna al cliente, verificare il percorso effettivo, l'accettazione del prodotto, la destinazione e i termini di servizio. Una data di spedizione prevista dal magazzino non costituisce una garanzia di consegna.
Risolvere le eccezioni di ricezione e di ordine prima del rilascio
Preparate un registro delle eccezioni prima della prima consegna. Assegnate a ogni problema un riferimento di spedizione, il codice SKU e la quantità interessati, foto, responsabile, scadenza per la decisione e istruzioni per il rilascio. Utilizzate i seguenti casi per concordare le procedure da seguire quando le consegne del fornitore differiscono da quanto previsto.
1) Cartoni misti o etichette SKU poco chiare
Trattenete le scorte interessate fino a quando non sarà possibile identificare le unità. Richiedete al fornitore un elenco dei cartoni corrispondenti ai singoli codici articolo (SKU) e concordate eventuali operazioni di conteggio o rietichettatura prima che il magazzino proceda. Registrate le quantità confermate confrontandole con il riferimento della spedizione originale.
2) Consegna parziale o danni visibili
Confronta la ricevuta con la distinta di imballaggio, fotografa le discrepanze e separa le unità danneggiate o di dubbia conformità. Chiedi al fornitore e al team addetto alla ricezione merci di verificare la corrispondenza tra le registrazioni. Rilascia le quantità non interessate solo se la regola concordata per la ricezione parziale lo consente.
3) Sostituzione di un prodotto non approvato
Conservare la variante sostitutiva. Un articolo dall'aspetto simile non deve essere assegnato allo SKU originale senza l'approvazione del venditore. Registrare la modifica proposta e la decisione finale, specificando se richiede un'inserzione, un codice a barre o istruzioni di imballaggio diversi.
4) Merci in attesa di ispezione
Mantenere la merce in sospeso non disponibile per l'assegnazione degli ordini. Confermare il metodo di ispezione e i criteri di accettazione, chi riceve il risultato e chi può autorizzare il rilascio o la rilavorazione. Il conteggio dei cartoni non costituisce un test funzionale del prodotto.
5) Errori di prelievo e imballaggio dei dischi
Definisci cosa si intende per errore e quali ordini sono inclusi nel periodo di riferimento. Traccia l'ordine interessato, la causa, la correzione e le azioni preventive. Confronta i risultati utilizzando la stessa definizione, anziché accettare l'affermazione di un'elaborazione ad alto volume priva di errori.
6) Istruzioni di ordine contrastanti
Sospendi un ordine quando il negozio e il magazzino non concordano su SKU, quantità, indirizzo, annullamento o stato di rilascio. Assegna un responsabile che si occupi di riconciliare i dati e confermare le azioni che il magazzino intende effettivamente eseguire. Testa questi casi prima di abilitare il rilascio automatico dell'ordine.
7) I fornitori arrivano in momenti diversi
Quando un ordine o un kit richiede prodotti da diversi fornitori, è necessario stabilire se sospendere l'ordine, spedirlo parzialmente o attendere il kit completo. Registrare il componente mancante e chi può autorizzare eventuali costi di spedizione aggiuntivi. Non sostituire o suddividere l'ordine automaticamente.
Registrazione di ricezione, etichette, resi e stato delle scorte
Quando si organizza il ricevimento con Centri di adempimento in Cina, Conferma l'indirizzo del magazzino, i riferimenti di spedizione, i controlli richiesti e il report che riceverai. Concorda la gestione di eventuali discrepanze prima che i fornitori spediscano la merce.
A) Riconciliare la prima ricevuta
Nel registro di ricezione, tenere separate le quantità previste, ricevute, accettate e trattenute. Se la merce arriva in più lotti, conservare una ricevuta per ogni lotto e riconciliare il saldo rimanente. Ricevere una consegna non equivale ad accettare ogni singola unità per la vendita.
B) Versioni di controllo dell'etichetta e dell'imballaggio
Approva un'etichetta campione e l'unità imballata. Registra il codice SKU, il codice a barre, la posizione dell'etichetta, la versione dell'imballaggio e la data di approvazione. Comunica al magazzino la procedura da seguire per lo smaltimento dei materiali obsoleti in caso di cambio di versione e richiedi l'approvazione prima di rilavorare la merce già imballata.
C) Autorizzare i resi prima della restituzione della merce.
Prima di autorizzare la spedizione della merce, il cliente deve confermare l'indirizzo e il paese di restituzione, il codice di riferimento, gli articoli autorizzati, l'ambito di ispezione e le spese di gestione. Un accordo di evasione ordini dalla Cina non include automaticamente un indirizzo di reso locale in ogni destinazione.
Al ricevimento, tenere gli articoli restituiti separati dalle scorte vendibili fino al completamento delle verifiche concordate. Annotare le condizioni e le istruzioni per il riassortimento, la riparazione, il consolidamento o lo smaltimento della merce. Non dare per scontato che ogni articolo restituito sia idoneo alla rivendita.
D) Separare le scorte fisiche dalle scorte vendibili
| stato operativo | Cosa registrare | Regola di ordine-rilascio da concordare |
|---|---|---|
| In transito verso il magazzino | Riferimento spedizione, quantità prevista e aggiornamento sulla data di arrivo. | Non considerare le scorte previste come scorte fisicamente ricevute. |
| Ricevuto ma in sospeso | Quantità, ubicazione, motivo del blocco e responsabile dell'approvazione del rilascio. | Mantenere le unità interessate non disponibili fino a quando il blocco non sarà rimosso. |
| Disponibile | Quantità accettata che non è detenuta o già assegnata. | Consentire l'assegnazione secondo le regole di inventario concordate. |
| Riservato per un ordine | Riferimento dell'ordine e quantità riservata. | Impedire che le stesse unità vengano assegnate nuovamente. |
Abbina questi stati operativi ai campi utilizzati dal tuo negozio e magazzino. Ad esempio, L'inventario di Shopify dichiara Distinguere le quantità in entrata, disponibili, impegnate e non disponibili. Verificare che la merce in arrivo non bypassi un blocco di ispezione nella propria integrazione.
Per il rifornimento, verifica le scorte effettive, gli ordini aperti, la disponibilità dei fornitori e le date di arrivo previste. Elabora un piano per la gestione di eventuali ritardi, anziché dare per scontato che le previsioni per l'alta stagione garantiscano la disponibilità delle scorte.
Configura il magazzino in Cina prima dell'avvio degli ordini reali.
Trasformate l'ambito di servizio concordato in istruzioni fruibili dal magazzino. Lavorate su un'unica versione approvata dei dati e registrate le modifiche, anziché inviare fogli di calcolo diversi al fornitore, al magazzino e al team del punto vendita.
Passaggio 1: Preparare i dati di onboarding
| Set di dati | Campi da preparare | Verifica di accettazione |
|---|---|---|
| Master SKU | Codice SKU del venditore, codice SKU del magazzino (se diverso), variante, codice a barre, unità di misura e foto del prodotto. | L'unità di misura del fornitore e l'unità di misura vendibile corrispondono; le varianti hanno una mappatura univoca. |
| Elenco della spedizione e dei colli | Fornitore, riferimento della spedizione, ID dei cartoni, quantità SKU per cartone e data di arrivo prevista. | Il magazzino è in grado di confrontare un collo fisico con l'avviso e il suo contenuto. |
| Dimensioni e peso | Misure delle unità e dei cartoni, unità di misura, peso lordo e dati proposti per i pacchi imballati. | Le misurazioni utilizzano unità di misura concordate; i dati finali del pacco vengono verificati rispetto alle regole del servizio prenotato. |
| Confezioni ed etichette | Campione approvato, versione del materiale, inserti, posizionamento del codice a barre e contenuto del pacchetto. | Il magazzino riproduce il campione e segnala i materiali non disponibili prima della spedizione. |
| Restrizioni di prodotto | Dettagli rilevanti su materiali, batterie, liquidi, modalità di manipolazione e documentazione. | Il magazzino e il corriere confermano l'accettazione della merce e il percorso di consegna prima della spedizione. |
| Campi di ordinamento | ID ordine, SKU, quantità, stato di pagamento/sblocco, destinatario, indirizzo completo, codice postale, paese e scelta del servizio. | I campi obbligatori vengono mappati correttamente; gli ordini non validi o incompleti vengono bloccati. |
| Contatti e autorizzazioni | Contatto fornitore, contatto destinatario, responsabile approvazione venditore, responsabile eccezione e procedura di escalation. | Ogni team sa chi può modificare le istruzioni e autorizzare un rilascio. |
Invia gli stessi dati approvati a tutti coloro che ne hanno bisogno. Conferma con il corriere le regole di peso specifiche per prodotto e percorso; non applicare un'unica soglia di peso per i pacchi nazionali a tutti gli ordini provenienti dalla Cina.
Passaggio 2: Confermare il magazzino e le istruzioni di consegna
Se il modello di inventario è ancora indeciso, rivedere scegliere un centro di distribuzione in Cina Innanzitutto, questa guida confronta la spedizione diretta dalla Cina, lo stock nel paese di destinazione e l'inventario ibrido. I passaggi qui descritti presuppongono che abbiate scelto il magazzino in Cina e che vi stiate preparando a utilizzarlo.
Richiedi al magazzino l'indirizzo di ricezione esatto, i recapiti, gli orari di consegna, le modalità di prenotazione e il formato dell'etichetta per i cartoni. Invia queste istruzioni a ciascun fornitore e richiedi il riferimento della spedizione sui relativi documenti. L'indirizzo dell'ufficio vendite potrebbe non coincidere con il luogo di ricezione.
Fase 3: Confermare l'accettazione del prodotto e la capacità di ricezione
Richiedete al magazzino di accettare le specifiche effettive del prodotto e le quantità in entrata previste. Confermate i requisiti di stoccaggio e movimentazione, eventuali blocchi per ispezione e se i servizi di spedizione prenotati accettano tali prodotti.
Fornire ai fornitori istruzioni di spedizione scritte che includano il magazzino di destinazione, i codici identificativi dei colli, la distinta di imballaggio e, se necessario, l'appuntamento per la consegna. Richiedere la notifica di eventuali sostituzioni o modifiche prima della spedizione. Se il magazzino non è in grado di accettare un prodotto o una consegna, risolvere il problema prima che la merce lasci il fornitore.
Passaggio 4: Testare la connessione dell'ordine e le regole di eccezione
Eseguire ordini di prova controllati con il fornitore. Registrare i dati di input, il risultato atteso, il risultato effettivo e la persona responsabile per ogni prova. Utilizzare destinatari di prova e impostazioni di prova concordate in modo che l'esercitazione non attivi spedizioni o notifiche indesiderate ai clienti.
| Test | Risultato atteso concordante | Prova |
|---|---|---|
| Mappatura SKU e unità | La variante e la quantità ordinate corrispondono alle istruzioni di prelievo del magazzino, inclusi i pacchi multipli. | Ordine di acquisto, istruzioni di magazzino e controllo degli articoli imballati. |
| Pagamento e rilascio | Solo gli stati di pagamento/sblocco da te autorizzati possono procedere al prelievo; i blocchi rimangono bloccati. | Timestamp di stato e istruzioni di rilascio accettate. |
| Articoli mancanti o disponibili in più sedi | Il sistema trattiene, suddivide o instrada l'ordine in base alla regola concordata. | Registro di assegnazione e qualsiasi spedizione aggiuntiva approvata. |
| Cancellazione o cambio di indirizzo | Una richiesta inviata prima della scadenza concordata perviene al magazzino e riceve una risposta esplicita. | Richiesta, conferma di ricezione da magazzino e esito finale dell'ordine. |
| Importazione duplicata o riprova | Reinviare lo stesso ordine non comporta una seconda spedizione involontaria. | ID ordine, registro importazione e conteggio spedizioni magazzino. |
| Tracciamento e spedizioni parziali | Restituire al negozio il corriere corretto, il numero di tracciamento, gli articoli e le quantità. | Confronto tra i dati del pacco e i dati dell'ordine visualizzati dal cliente. |
Per l'evasione degli ordini tramite l'app Shopify, Guida di Shopify al servizio di evasione ordini Si distingue tra la richiesta di cancellazione e l'accettazione della stessa da parte del servizio. La sola modifica dello stato di un negozio non implica l'interruzione delle attività di magazzino. Conferma l'esito effettivo con il tuo fornitore.
Mantieni aperto un test fallito finché non hai risolto il problema e lo hai eseguito nuovamente. Indipendentemente dal fatto che gli ordini arrivino tramite un'app, un'API o un file, verifica che il magazzino esegua l'istruzione concordata.
Passaggio 5: Concordare la prima finestra di ordini in diretta
Pianifica i primi ordini effettivi dopo che i controlli di ricezione, dati, imballaggio e integrazione saranno stati superati. Indica il nome della persona che autorizza l'attivazione e di quella che può sospendere l'evasione degli ordini qualora i primi ordini rivelassero un problema.
Per la prima esecuzione, concordate l'ambito dell'ordine e la finestra di monitoraggio. Risolvete gli errori registrando una correzione e ripetete il test prima di ampliare l'ambito. Se state migrando da un altro fornitore, pianificate la migrazione separatamente in modo che due magazzini non ricevano lo stesso ordine attivo.
FAQs
Cosa devo inviare prima della prima consegna da parte del fornitore?
Invia l'elenco SKU approvato, la distinta di imballaggio a livello di cartone, il riferimento della spedizione, la data di arrivo prevista, le istruzioni per la ricezione e qualsiasi dettaglio relativo a ispezioni o movimentazioni speciali. Chiedi al magazzino di confermarne la ricezione prima della spedizione, quindi registra eventuali modifiche utilizzando lo stesso riferimento.
Quando le scorte ricevute saranno disponibili per gli ordini?
Rilasciare la quantità accettata solo dopo aver completato i controlli di ricezione concordati e le eventuali ispezioni richieste. Tenere fuori dalla disponibilità le unità non conformi e quelle bloccate. Confermare la quantità rilasciata sia nella registrazione di magazzino che nel punto vendita prima di utilizzarla per gli ordini dei clienti.
Quando un ordine si considera consegnato al corriere?
Utilizza la documentazione di ritiro concordata e confrontala con i pacchi. Il completamento dell'imballaggio o la creazione dell'etichetta non costituiscono di per sé un ritiro fisico. Se il ritiro è confermato ma il tracking non è aggiornato, chiedi al corriere di effettuare una verifica utilizzando il documento di consegna.
Cosa succede se la merce è incompleta, errata o danneggiata?
Registrare il codice SKU e la quantità interessati, allegare fotografie e il riferimento della spedizione o dell'ordine. Se necessario, bloccare la merce o l'ordine interessato, assegnare un responsabile e ottenere una decisione scritta in merito alla correzione e al rilascio. Seguire la procedura di reclamo concordata, senza dare per scontato che il magazzino rimborsi automaticamente ogni perdita.
Perché un ordine risulta completato prima che venga visualizzata la scansione del corriere?
Verifica quale evento ha causato l'aggiornamento dello stato da parte del negozio o dell'app di evasione ordini, quindi richiedi i registri del pacco e del ritiro. Per la distinzione tra evaso, spedito e consegnato, Consulta la nostra guida sullo stato della spedizione. L'etichetta di stato da sola non conferma che il cliente abbia ricevuto la merce.
Lista di controllo per l'accettazione del primo ordine
Prima di aumentare il volume degli ordini reali, registra un responsabile e un risultato per ogni controllo riportato di seguito. Contrassegna i percorsi o i tipi di prodotto non testati in modo che un primo ordine andato a buon fine non venga scambiato per l'approvazione di ogni scenario.
- Le mappature di SKU, varianti e unità corrispondono ai dati anagrafici approvati.
- La prima ricevuta viene confrontata con le merci fisiche; vengono registrate le mancanze e le unità trattenute.
- Le scorte disponibili corrispondono tra magazzino e punto vendita, senza che vengano rilasciate accidentalmente merci trattenute.
- L'ordine di prova contiene la merce, le quantità, l'imballaggio e le etichette corretti.
- Sono stati registrati i risultati dei test di annullamento, carenza e ordini duplicati.
- La prova di ritiro da parte del corriere e i dettagli di tracciamento corrispondono al pacco previsto.
- Sono stati confermati il contatto di riferimento, la procedura di escalation e l'autorizzazione a sospendere gli ordini.
Sospendere l'ordine o l'SKU interessato se l'identità non è chiara, le scorte non corrispondono, un blocco di ispezione non è stato risolto o un test crea una spedizione non intenzionale. Registrare la correzione ed eseguire nuovamente il test prima di rilasciare il lavoro interessato.
Per discutere evasione dell'ordine Con Fulfillbot, invia il file SKU, il piano di consegna del fornitore, un campione dell'ordine, il mix di destinazione, le istruzioni di imballaggio e la data di inizio proposta. Conferma con il team l'ambito di ricezione, i test di integrazione, le responsabilità in caso di eccezioni e i criteri di accettazione del primo ordine prima dell'attivazione.
