Un centre de distribution en Chine a besoin de bien plus que du stock et d'une connexion à votre boutique pour pouvoir expédier correctement les commandes. Votre fournisseur, votre entrepôt et votre transporteur doivent disposer des mêmes références (SKU), des mêmes instructions d'emballage et des mêmes règles d'expédition.
Ce guide décrit les étapes à suivre après la sélection d'un entrepôt en Chine : préparation du premier envoi entrant, contrôle des marchandises reçues, mise à disposition du stock approuvé, lancement des commandes et confirmation de la prise en charge par le transporteur. Utilisez les listes de contrôle comme un processus de travail à définir avec votre fournisseur ; les services et responsabilités exacts seront précisés dans votre contrat.
La séquence est la suivante : préparer les données SKU → informer l’entrepôt → réceptionner et rapprocher les marchandises → libérer le stock accepté → tester les commandes → préparer et emballer les commandes → remettre les colis au transporteur → suivre les anomalies. Interrompez le processus dès qu’un contrôle échoue afin d’éviter que l’erreur ne se propage à l’étape suivante.
Que couvre la logistique e-commerce ?
La logistique e-commerce englobe le travail nécessaire à la préparation et à l'expédition des commandes clients à partir des stocks. processus de traitement des commandes, Consultez notre aperçu. Ici, l'accent est mis sur le transfert des marchandises des fournisseurs chinois vers un entrepôt en Chine, puis vers le transporteur.
Le stockage, le contrôle qualité, les achats et les remboursements clients peuvent impliquer différentes équipes. Assurez-vous que chaque partie a bien validé les tâches avant d'expédier les marchandises ou de valider les commandes.
Définir le transfert de l'entrepôt en Chine
Attribuez à chaque expédition entrante et à chaque commande client une référence permettant au fournisseur, à l'entrepôt et au vendeur de les rapprocher. Utilisez cette référence pour le bon de livraison, le reçu, le rapport d'anomalie, le bon d'emballage et le document d'expédition.
Définissez l'événement qui déclenche chaque décompte de service. L'arrivée à l'entrepôt, la réception des marchandises, la mise à disposition du stock et l'enlèvement par le transporteur sont des événements distincts. Notez qui confirme chaque événement et comment vous recevrez cette confirmation.
Attribuer un responsable à chaque transfert
Utilisez ce tableau des responsabilités pour définir le processus opérationnel. Une entreprise peut assumer plusieurs rôles, mais chaque tâche nécessite un responsable et un périmètre d'action convenu.
| Faire la fête | Responsabilité de confirmer | Document à fournir |
|---|---|---|
| Vendeur | Approuver les spécifications des produits, le mappage des UGS, l'emballage, les règles de validation des commandes et les décisions relatives aux exceptions. | Données de base approuvées, instructions et un contact autorisé à libérer les marchandises retenues. |
| Fournisseur | Livrer les marchandises et les cartons identifiés à l'entrepôt convenu, en suivant les instructions d'emballage et d'étiquetage. | Liste de colisage, références des cartons, quantités et détails de livraison. |
| Entrepôt | Réceptionner et enregistrer les marchandises, signaler les écarts, mettre de côté les exceptions, et préparer et emballer les commandes approuvées dans le cadre du contrat. | Reçu, registres de stock, photos des écarts et documents d'emballage ou d'expédition. |
| Transporteur | Effectuez le transport réservé et fournissez les documents de prise en charge et de suivi convenus. Identifiez la personne chargée des documents douaniers et des exceptions de livraison. | Référence d'expédition, preuve de collecte, suivi des événements et rapports d'exceptions. |
L’approvisionnement des produits, le paiement des fournisseurs, le contrôle qualité approfondi et les remboursements nécessitent des accords de responsabilité distincts. Ne présumez pas qu’ils sont inclus du simple fait que le fournisseur exploite également un entrepôt.
De la livraison du fournisseur à la prise en charge par le transporteur
Pour chaque étape, définissez les données d'entrée, l'enregistrement renvoyé et la condition de passage à l'étape suivante. Le tableau ci-dessous présente un flux de travail suggéré et ne garantit pas que chaque centre propose les mêmes contrôles.
| Scène et propriétaire | Saisir | Condition d'enregistrement et de libération |
|---|---|---|
| 1. Configuration des UGS — vendeur et entrepôt | SKU, variante, unité, code-barres, dimensions et version d'emballage. | Les deux parties approuvent la cartographie ; les unités ou variantes ambiguës sont résolues. |
| 2. Avis d'entrée — fournisseur et vendeur | Référence d'expédition, liste des cartons, quantités, plan d'arrivée et inspection requise. | L'entrepôt accuse réception des instructions d'expédition et de réception. |
| 3. Réception — entrepôt | Cartons physiques et documents d'expédition correspondants. | Les quantités reçues et les dommages visibles sont enregistrés ; les différences sont identifiées et signalées. |
| 4. Libération des actions — approbateur agréé | Reçu et tout résultat d'inspection requis. | Les quantités approuvées deviennent disponibles ; les quantités réservées restent indisponibles. |
| 5. Libération de la commande — vendeur et responsable de l'intégration | Commande valide, statut de paiement autorisé, adresse, disponibilité des stocks et service de livraison. | Une seule instruction de traitement acceptée par envoi prévu ; les commandes bloquées restent en attente. |
| 6. Préparation et emballage — entrepôt | Instructions acceptées et spécifications d'emballage approuvées. | L'unité de référence (SKU), la quantité, l'emballage, l'étiquette et les données d'expédition correspondent aux instructions. |
| 7. Transfert au transporteur — entrepôt et prestataire de transport | Colis préparés et enlèvement réservé. | Les preuves de collecte correspondent aux colis ; les remises manquantes sont placées dans une file d'attente d'exceptions. |
| 8. Suivi et exceptions — Responsable du support désigné | Suivi des événements et rapports de livraison ou clients. | Le responsable du dossier, la prochaine action et la résolution sont enregistrés ; les dossiers non résolus restent visibles. |
S’entendre sur les preuves nécessaires lorsqu’un problème survient
En cas d'article erroné, d'unité manquante ou de colis endommagé, conservez la référence de la commande, les documents de réception et d'emballage, les photos, les horodatages et les informations de suivi. Notez la date et l'heure de la découverte du problème ainsi que le nom de la dernière personne ayant eu le colis en sa possession.
Veuillez vérifier les conditions de l'accord concernant les délais de notification, les justificatifs de sinistre, la valeur déclarée le cas échéant, les limites de responsabilité et la procédure d'approbation d'un remplacement ou d'une autre solution. Les conditions de manutention en entrepôt, de transport et d'assurance peuvent varier ; une erreur n'entraîne pas automatiquement un remboursement.
Distinguez le délai de traitement en entrepôt du délai de transport. Vérifiez l'itinéraire, la conformité des produits, la destination et les conditions de service avant de prendre un engagement de livraison. Un objectif d'expédition depuis l'entrepôt ne constitue pas une garantie de livraison.
Résoudre les exceptions de réception et de commande avant la mise en circulation
Avant la première livraison, établissez un registre des exceptions. Attribuez à chaque problème une référence d'expédition, la référence SKU concernée et la quantité, des photos, le responsable, la date limite de décision et les instructions de déblocage. Utilisez les cas suivants pour définir la procédure à suivre en cas d'écart entre les livraisons du fournisseur et le plan.
1) Cartons mixtes ou étiquettes SKU peu claires
Conservez le stock concerné jusqu'à l'identification des unités. Demandez au fournisseur un détail des cartons par référence et convenez des opérations de comptage ou de réétiquetage avant la mise en stock. Enregistrez les quantités confirmées en les associant à la référence d'expédition d'origine.
2) Livraison incomplète ou dommages visibles
Comparez le bon de livraison avec le bordereau de colisage, photographiez l'écart et mettez de côté les unités endommagées ou dont la conformité est incertaine. Demandez au fournisseur et à l'équipe de réception de vérifier les informations. Ne libérez les quantités non affectées que si votre procédure de réception partielle le permet.
3) Substitution par un produit non approuvé
Conservez la variante de substitution. Un article d'apparence similaire ne doit pas être associé à la référence d'origine sans l'accord du vendeur. Consignez la modification proposée et la décision finale, en précisant si elle nécessite une fiche produit, un code-barres ou des instructions d'emballage différents.
4) Marchandises en attente d'inspection
Maintenez les marchandises en attente indisponibles pour l'affectation des commandes. Confirmez la méthode d'inspection et les critères d'acceptation, qui reçoit le résultat et qui est habilité à autoriser la libération ou la retouche. Un comptage de cartons ne constitue pas un test fonctionnel du produit.
5) Erreurs de sélection et d'emballage des disques
Définissez ce qui constitue une erreur et les commandes incluses dans la période de référence. Suivez la commande concernée, sa cause, sa correction et les mesures préventives mises en œuvre. Comparez les résultats en utilisant la même définition plutôt que d'accepter une affirmation de traitement à haut volume sans erreur.
6) Instructions de commande contradictoires
Mettez une commande en attente si le magasin et l'entrepôt divergent quant à son SKU, sa quantité, son adresse, son statut d'annulation ou de livraison. Désignez un responsable chargé de rapprocher les données et de confirmer les opérations que l'entrepôt effectuera. Testez ces cas de figure avant d'activer la validation automatique des commandes.
7) Les fournisseurs arrivent à des moments différents
Lorsqu'une commande ou un kit nécessite des articles provenant de plusieurs fournisseurs, précisez s'il convient de suspendre la commande, d'effectuer une livraison partielle ou d'attendre le kit complet. Indiquez le composant manquant et la personne habilitée à approuver les frais de port supplémentaires. Par défaut, n'effectuez ni substitution ni fractionnement de la commande.
Enregistrement des documents de réception, des étiquettes, des retours et de l'état des stocks
Lors de l'organisation de la réception avec Centres de traitement des commandes en Chine, Veuillez confirmer l'adresse de l'entrepôt, les références d'expédition, les vérifications requises et le rapport que vous recevrez. Convenez de la gestion des litiges avant l'expédition des marchandises par les fournisseurs.
A) Rapprocher le premier reçu
Dans le registre de réception, consignez séparément les quantités attendues, reçues, acceptées et en attente. Si les marchandises arrivent en plusieurs lots, conservez un reçu pour chaque lot et effectuez le rapprochement avec le solde restant. La réception d'une livraison ne vaut pas acceptation de chaque unité pour la vente.
B) Versions d'étiquettes de contrôle et d'emballage
Approuver un échantillon d'étiquette et d'unité emballée. Consigner la référence, le code-barres, la position de l'étiquette, la version de l'emballage et la date d'approbation. Indiquer à l'entrepôt la procédure à suivre concernant les anciens matériaux lors d'un changement de version et demander une approbation avant de retravailler les produits déjà emballés.
C) Autoriser les retours avant de renvoyer les marchandises
Avant d'autoriser un client à renvoyer des marchandises, veuillez confirmer l'adresse et le pays de retour, la référence de retour, les articles autorisés, le périmètre d'inspection et les frais de traitement. Un contrat de traitement des commandes depuis la Chine n'inclut pas systématiquement une adresse de retour locale pour chaque destination.
À réception, conservez les articles retournés séparément des stocks vendables jusqu'à ce que les vérifications convenues soient terminées. Notez l'état des marchandises et vos instructions concernant leur remise en stock, leur remise en état, leur regroupement ou leur élimination. Ne présumez pas que tous les articles retournés sont revendables.
D) Séparer le stock physique du stock vendable
| État opérationnel | Que faut-il enregistrer ? | Règle de libération des ordres à convenir |
|---|---|---|
| En transit vers l'entrepôt | Référence de l'expédition, quantité prévue et mise à jour concernant l'arrivée. | Ne considérez pas les stocks attendus comme des stocks physiquement reçus. |
| Reçu mais en attente | Quantité, emplacement, motif de la retenue et personne habilitée à approuver la libération. | Maintenez les unités concernées indisponibles jusqu'à la levée du blocage. |
| Disponible | Quantité acceptée qui n'est ni détenue ni déjà allouée. | Autoriser l'affectation conformément aux règles d'inventaire convenues. |
| Réservé pour une commande | Référence de la commande et quantité réservée. | Empêcher que les mêmes unités soient affectées à nouveau. |
Faites correspondre ces états opérationnels aux champs utilisés par votre magasin et votre entrepôt. Par exemple, L'inventaire de Shopify indique Distinguez les quantités entrantes, disponibles, réservées et indisponibles. Vérifiez que la réception des stocks ne contourne pas le blocage pour inspection dans votre système d'intégration.
Pour le réapprovisionnement, examinez les stocks réels, les commandes en cours, la disponibilité des fournisseurs et les dates d'arrivée prévues. Prévoyez un plan pour les marchandises retardées au lieu de supposer que les prévisions de haute saison garantissent la disponibilité des stocks.
Configurez l'entrepôt en Chine avant le début des commandes en direct.
Transformez le périmètre de service convenu en instructions exploitables par l'entrepôt. Travaillez à partir d'une seule version approuvée des données et consignez les modifications, plutôt que d'envoyer des feuilles de calcul différentes au fournisseur, à l'entrepôt et à l'équipe du magasin.
Étape 1 : Préparer les données d'intégration
| Ensemble de données | Champs à préparer | Vérification d'acceptation |
|---|---|---|
| SKU maître | Référence vendeur, référence entrepôt (si différente), variante, code-barres, unité de mesure et photo du produit. | L'unité du fournisseur et votre unité vendable correspondent ; les variantes ont une correspondance sans ambiguïté. |
| Liste d'expédition et de cartons | Fournisseur, référence d'expédition, identifiants des cartons, quantités SKU par carton et date d'arrivée prévue. | L'entrepôt peut faire correspondre un carton physique à l'avis de livraison et à son contenu. |
| Dimensions et poids | Dimensions des unités et des cartons, unités de mesure, poids brut et données proposées pour les colis emballés. | Les mesures sont effectuées dans des unités convenues ; les données finales emballées sont vérifiées par rapport aux règles du service réservé. |
| Emballage et étiquettes | Échantillon approuvé, version du matériau, encarts, emplacement du code-barres et contenu du paquet. | L'entrepôt reproduit l'échantillon et signale les matériaux indisponibles avant l'expédition. |
| Restrictions relatives aux produits | Détails pertinents concernant les matériaux, la batterie, le liquide, la manipulation et la documentation. | L'entrepôt et le transporteur confirment la réception des marchandises et l'itinéraire avant la livraison. |
| Champs de commande | Numéro de commande, référence, quantité, statut de paiement/livraison, destinataire, adresse complète, code postal, pays et choix de service. | Les champs obligatoires sont correctement renseignés ; les commandes invalides ou incomplètes sont mises en attente. |
| Contacts et autorisations | Contact fournisseur, contact réceptionnaire, approbateur du vendeur, responsable des exceptions et méthode d'escalade. | Chaque équipe sait qui peut modifier les instructions et autoriser une diffusion. |
Transmettez les mêmes données approuvées à tous ceux qui en ont besoin. Confirmez les règles de poids spécifiques au produit et à l'itinéraire avec le transporteur ; n'appliquez pas un seuil de poids unique pour les colis nationaux à toutes les commandes en provenance de Chine.
Étape 2 : Confirmer les instructions d’entrepôt et de livraison
Si le modèle d'inventaire n'est toujours pas décidé, consultez choisir un centre de distribution en Chine Tout d'abord, ce guide compare l'expédition directe depuis la Chine, le stock dans le pays de destination et l'inventaire hybride. Les étapes décrites ici supposent que vous avez choisi l'entrepôt en Chine et que vous vous apprêtez à l'utiliser.
Obtenez auprès de l'entrepôt l'adresse de livraison exacte, les coordonnées du contact, les horaires de livraison, les modalités de réservation et le format des étiquettes de carton. Transmettez ces instructions à chaque fournisseur et exigez la référence d'expédition sur les documents concernés. L'adresse d'un bureau de vente peut différer du lieu de livraison.
Étape 3 : Confirmer l’acceptation du produit et la capacité de réception
Demandez à l'entrepôt de confirmer la conformité de vos spécifications produit et des quantités prévues pour la livraison. Vérifiez les exigences de stockage et de manutention, les éventuelles procédures de contrôle et assurez-vous que les transporteurs réservés acceptent ces produits.
Fournissez aux fournisseurs des instructions d'expédition écrites précisant l'entrepôt de destination, les identifiants des cartons, le bordereau de colisage et, le cas échéant, la date de livraison. Exigez d'être informé de toute substitution ou modification avant l'expédition. Si l'entrepôt ne peut réceptionner un produit ou une livraison, réglez ce problème avant que les marchandises ne quittent le fournisseur.
Étape 4 : Tester la connexion de commande et les règles d’exception
Effectuez des tests contrôlés avec le fournisseur. Pour chaque test, consignez les données d'entrée, le résultat attendu, le résultat obtenu et le responsable. Utilisez les destinataires et les paramètres de test convenus afin d'éviter tout envoi ou notification client non souhaité.
| Test | Résultat attendu : accord | Preuve |
|---|---|---|
| Association des UGS et des unités | La variante et la quantité commandées correspondent aux instructions de prélèvement en entrepôt, y compris les multipacks. | Commande en magasin, instructions d'entrepôt et vérification des articles emballés. |
| Paiement et libération | Seuls les états de paiement/libération que vous autorisez peuvent procéder au prélèvement ; les réservations restent bloquées. | Horodatage de l'état et instruction de publication acceptée. |
| Articles en rupture de stock ou disponibles dans plusieurs points de vente | Le système met en attente, divise ou achemine la commande selon la règle que vous avez convenue. | Registre d'allocation et tout envoi supplémentaire approuvé. |
| Annulation ou changement d'adresse | Une demande effectuée avant l'heure limite convenue parvient à l'entrepôt et reçoit un résultat explicite. | Demande, accusé de réception de l'entrepôt et résultat final de la commande. |
| Importation en double ou réessayer | Le renvoi de la même commande ne crée pas un deuxième envoi involontaire. | Numéro de commande, journal d'importation et nombre d'expéditions en entrepôt. |
| Suivi et envois partiels | Le transporteur, le numéro de suivi, les articles et les quantités corrects doivent être retournés au magasin. | Comparaison entre l'enregistrement du colis et l'enregistrement de la commande destiné au client. |
Pour la logistique via l'application Shopify, Guide des services de traitement des commandes de Shopify Il est important de distinguer la demande d'annulation de son acceptation par le service. Modifier le statut d'une boutique ne signifie pas pour autant que les opérations d'entrepôt sont terminées. Veuillez confirmer le résultat auprès de votre fournisseur.
Laissez un test ayant échoué ouvert jusqu'à ce que le problème soit résolu, puis relancez-le. Que les commandes arrivent via une application, une API ou un fichier, vérifiez que l'entrepôt exécute bien les instructions convenues.
Étape 5 : Convenir de la première fenêtre de commande en direct
Planifiez les premières commandes réelles une fois la réception, les données, l'emballage et l'intégration validés. Désignez la personne qui autorise l'activation et celle qui peut suspendre le traitement des commandes si un problème survient lors des premières.
Pour le premier test, définissez le périmètre de la commande et la période de surveillance. Corrigez les erreurs en consignant les corrections et effectuez de nouveaux tests avant d'étendre le périmètre. Si vous migrez depuis un autre fournisseur, planifiez cette migration séparément afin que deux entrepôts ne reçoivent pas la même commande en production.
FAQs
Que dois-je envoyer avant la première livraison du fournisseur ?
Envoyez la liste des UGS approuvées, le bordereau de colisage par carton, la référence d'expédition, la date d'arrivée prévue, les instructions de réception et toute information relative à une inspection ou une manutention spéciale. Demandez à l'entrepôt de les accuser réception avant l'expédition, puis consignez toute modification en vous référant à cette même référence.
Quand les stocks reçus pourront-ils être disponibles pour les commandes ?
Libérez la quantité acceptée une fois les contrôles de réception convenus et toute inspection requise effectués. Mettez hors service les unités non conformes et les unités retenues. Confirmez la quantité libérée dans le registre d'entrepôt et en magasin avant de l'utiliser pour les commandes clients.
À quel moment une commande est-elle considérée comme remise au transporteur ?
Utilisez les preuves de prise en charge convenues et rapprochez-les des colis. La finalisation de l'emballage ou la création d'une étiquette ne constituent pas à elles seules une prise en charge physique. Si la prise en charge est confirmée mais que le suivi n'a pas été mis à jour, demandez au transporteur d'effectuer une vérification à l'aide du rapport de prise en charge.
Que se passe-t-il lorsque les marchandises sont incomplètes, erronées ou endommagées ?
Consignez la référence SKU et la quantité concernées, prenez des photos et notez la référence d'expédition ou de commande. Si nécessaire, mettez en attente le stock ou la commande concernée, désignez un responsable et obtenez une décision écrite concernant la correction et la libération du stock. Suivez la procédure de réclamation convenue sans présumer que l'entrepôt rembourse automatiquement toutes les pertes.
Pourquoi le statut « commande expédiée » apparaît-il avant même l’affichage du scan du transporteur ?
Vérifiez quel événement a provoqué la mise à jour du statut par le magasin ou l'application de traitement des commandes, puis demandez les informations relatives au colis et à son enlèvement. Pour la distinction entre Expédié, expédié et livré, Consultez notre guide de suivi. Une étiquette de suivi ne confirme pas à elle seule la réception de la marchandise par le client.
Liste de contrôle d'acceptation de premier ordre
Avant d'augmenter le volume des commandes en production, veuillez consigner le responsable et le résultat de chaque vérification ci-dessous. Indiquez les itinéraires ou types de produits non testés afin qu'une première commande réussie ne soit pas interprétée à tort comme une validation de tous les scénarios.
- Les correspondances entre les références, les variantes et les unités correspondent aux données de référence approuvées.
- La première réception correspond aux marchandises physiques ; les manquants et les unités en attente sont enregistrés.
- Les stocks disponibles sont conformes entre l'entrepôt et le magasin, aucun produit retenu n'étant libéré accidentellement.
- La commande test contient les produits, les quantités, l'emballage et les étiquettes corrects.
- Des tests d'annulation, de pénurie et de commandes en double ont donné des résultats enregistrés.
- Les preuves de prise en charge par le transporteur et les informations de suivi correspondent au colis prévu.
- Les coordonnées du contact d'exception, la méthode d'escalade et l'autorisation de suspendre les ordres sont confirmées.
Mettez en attente la commande ou la référence concernée si l'identité est incertaine, si le stock ne correspond pas, si un blocage pour inspection n'est pas résolu ou si un test entraîne un envoi imprévu. Consignez la correction et effectuez un nouveau test avant de relancer la production concernée.
Pour discuter exécution des commandes Avec Fulfillbot, transmettez le fichier SKU, le plan de livraison du fournisseur, un échantillon de la commande, la répartition des destinations, les instructions d'emballage et la date de début proposée. Avant l'activation, confirmez avec l'équipe le périmètre de réception, les tests d'intégration, les responsabilités en cas d'exception et les critères d'acceptation de la première commande.
