Un centro de distribución en China necesita más que existencias y conexión con tu tienda para poder enviar los pedidos correctamente. Tu proveedor, almacén y empresa de transporte necesitan los mismos registros de SKU, instrucciones de embalaje y normas de liberación.
Esta guía abarca el trabajo posterior a la selección de un almacén en China: preparación del primer envío, verificación de la mercancía recibida, disponibilidad del stock aprobado, liberación de pedidos y confirmación de la entrega al transportista. Utilice las listas de verificación como guía para llegar a un acuerdo con su proveedor; los servicios y responsabilidades exactos deben quedar plasmados en dicho acuerdo.
La secuencia es: preparar datos de SKU → notificar al almacén → recibir y conciliar mercancías → liberar inventario aceptado → probar pedidos → preparar y empaquetar → entregar paquetes al transportista → registrar incidencias. Deténgase ante una verificación fallida en lugar de permitir que el error pase a la siguiente etapa.
¿Qué incluye la gestión logística para comercio electrónico?
El cumplimiento de pedidos de comercio electrónico abarca el trabajo necesario para preparar y enviar los pedidos de los clientes desde el almacén. Para el general proceso de cumplimiento de pedidos, Consulte nuestra descripción general. Aquí, el enfoque está en la transferencia de los proveedores chinos a un almacén en China y luego al proveedor de envío.
El almacenamiento, la inspección de productos, las compras y los reembolsos a clientes pueden involucrar a diferentes equipos. Confirme el trabajo que cada parte ha aceptado antes de enviar la mercancía o procesar los pedidos.
Defina la transferencia del almacén de China
Asigne a cada envío entrante y pedido del cliente una referencia que el proveedor, el almacén y el vendedor puedan cotejar. Utilice dicha referencia para la lista de empaque, el recibo, el informe de discrepancias, el registro de empaque y el registro de envío.
Definan el evento que activa cada cronómetro de servicio. La llegada al almacén, la recepción de la mercancía, la disponibilidad del stock y la recogida por parte del transportista son eventos independientes. Registren quién confirma cada uno y cómo recibirán dicha confirmación.
Asigne un propietario a cada transferencia.
Utilice esta tabla de responsabilidades al acordar el proceso operativo. Una empresa puede desempeñar varias funciones, pero cada tarea necesita un responsable y un alcance definido.
| Fiesta | Responsabilidad de confirmar | Registro para proporcionar |
|---|---|---|
| Vendedor | Aprobar las especificaciones del producto, la asignación de SKU, el embalaje, las reglas de liberación de pedidos y las decisiones sobre excepciones. | Datos maestros aprobados, instrucciones y un contacto autorizado para liberar la mercancía retenida. |
| Proveedor | Entregue la mercancía y las cajas identificadas en el almacén acordado, siguiendo las instrucciones de embalaje y etiquetado. | Lista de empaque, referencias de las cajas, cantidades y detalles de entrega. |
| Depósito | Recibir y registrar la mercancía, informar sobre las discrepancias, retener las excepciones y preparar y empaquetar los pedidos aprobados dentro del alcance del contrato. | Recibos, registros de existencias, fotos de discrepancias y registros de embalaje o envío. |
| Proveedor de envío / transportista | Realizar el transporte contratado y proporcionar los registros de recogida y seguimiento acordados. Identificar quién se encarga de la documentación aduanera y de las incidencias en la entrega. | Referencia de envío, comprobante de cobro, seguimiento de eventos e informes de excepciones. |
La adquisición de productos, los pagos a proveedores, la inspección de calidad detallada y los reembolsos requieren acuerdos de responsabilidad independientes. No dé por sentado que están incluidos solo porque el proveedor también gestione un almacén.
Desde la entrega del proveedor hasta la entrega del transportista.
Para cada etapa, se debe acordar la entrada, el registro devuelto y la condición para continuar. La tabla a continuación muestra un flujo de trabajo sugerido, no una garantía de que todos los centros ofrezcan las mismas verificaciones.
| Escenario y propietario | Aporte | Estado de grabación y lanzamiento |
|---|---|---|
| 1. Configuración de SKU: vendedor y almacén | Código de producto (SKU), variante, unidad, código de barras, dimensiones y versión del embalaje. | Ambas partes aprueban la correspondencia; las unidades o variantes poco claras se resuelven. |
| 2. Notificación entrante: proveedor y vendedor | Referencia del envío, lista de cajas, cantidades, plan de llegada e inspección requerida. | El almacén confirma la recepción y el envío de las instrucciones. |
| 3. Recepción — almacén | Cajas físicas y documentos de envío correspondientes. | Se registran las cantidades recibidas y los daños visibles; se aíslan las diferencias y se informan. |
| 4. Liberación de existencias — aprobador autorizado | Recibo más el resultado de cualquier inspección requerida. | Las cantidades aprobadas estarán disponibles; las cantidades reservadas permanecerán no disponibles. |
| 5. Liberación del pedido: vendedor y propietario de la integración. | Pedido válido, estado de pago permitido, dirección, asignación de stock y servicio de envío. | Una instrucción de cumplimiento aceptada por envío previsto; los pedidos bloqueados permanecen en espera. |
| 6. Recogida y embalaje — almacén | Instrucciones aceptadas y especificaciones de embalaje aprobadas. | El código SKU, la cantidad, el embalaje, la etiqueta y los datos del envío coinciden con las instrucciones. |
| 7. Transferencia del transportista: almacén y proveedor de envíos | Paquetes preparados y recogida programada. | La evidencia de recolección se coteja con los paquetes; las entregas faltantes ingresan a una cola de excepciones. |
| 8. Seguimiento y excepciones: responsable de soporte designado | Seguimiento de eventos e informes de entrega o de clientes. | Se registran el responsable del caso, la siguiente acción y la resolución; los casos no resueltos permanecen visibles. |
Acordar las pruebas necesarias cuando algo sale mal.
En caso de recibir un artículo incorrecto, una unidad faltante o un paquete dañado, conserve la referencia del pedido, los registros de recepción y embalaje, las fotos, las marcas de tiempo y los detalles de seguimiento. Registre cuándo se detectó el problema y quién tuvo la custodia por última vez.
Consulte el contrato para conocer los plazos de notificación, la documentación que acredite la reclamación, el valor declarado (cuando corresponda), los límites de responsabilidad y el procedimiento para la aprobación de un reemplazo u otra solución. Las condiciones de manipulación en almacén, transporte y seguro pueden variar; un error no da derecho a reembolso automático.
Separe el tiempo de procesamiento en el almacén del tiempo de transporte. Verifique la ruta real, la aceptación del producto, el destino y las condiciones del servicio antes de comprometerse con la entrega al cliente. Un plazo de envío en el almacén no garantiza la entrega.
Resolver las excepciones de recepción y pedido antes del envío.
Prepare un registro de incidencias antes de la primera entrega. Asigne a cada incidencia una referencia de envío, el SKU y la cantidad afectados, fotos, el responsable, la fecha límite para la decisión y las instrucciones de liberación. Utilice los siguientes casos para acordar qué sucede cuando las entregas del proveedor difieren del plan.
1) Cajas mixtas o etiquetas SKU poco claras
Mantenga el stock afectado hasta que se identifiquen las unidades. Solicite al proveedor un desglose por caja y SKU, y acuerde cualquier trabajo de conteo o reetiquetado antes de que el almacén proceda. Registre las cantidades confirmadas con la referencia del envío original.
2) Entrega incompleta o daños visibles
Compare el recibo con la lista de empaque, fotografíe la discrepancia y separe las unidades dañadas o dudosas. Solicite al proveedor y al equipo de recepción que concilien los registros. Libere las cantidades no afectadas solo si la regla de recepción parcial acordada lo permite.
3) Sustitución de un producto no autorizado
Conservar la variante sustituida. Un artículo de aspecto similar no debe asignarse al SKU original sin la aprobación del vendedor. Registrar el cambio propuesto y la decisión final, incluyendo si requiere una publicación, código de barras o instrucciones de embalaje diferentes.
4) Mercancías pendientes de inspección
Mantenga los productos pendientes no disponibles para su asignación. Confirme el método de inspección y los criterios de aceptación, quién recibe el resultado y quién puede autorizar la liberación o el reprocesamiento. El recuento de cajas no constituye una prueba funcional del producto.
5) Registrar los errores de selección y empaquetado.
Defina qué se considera un error y qué pedidos se incluyen en el período de informe. Registre el pedido afectado, la causa, la corrección y la acción preventiva. Compare los resultados utilizando la misma definición en lugar de aceptar la afirmación de un procesamiento de alto volumen sin errores.
6) Instrucciones de pedido contradictorias
Retenga un pedido si la tienda y el almacén no coinciden en cuanto al SKU, la cantidad, la dirección, la cancelación o el estado de liberación. Asigne a un responsable la tarea de conciliar los registros y confirmar qué ejecutará realmente el almacén. Pruebe estos casos antes de habilitar la liberación automática de pedidos.
7) Los proveedores llegan en diferentes momentos.
Cuando un pedido o kit requiere productos de varios proveedores, defina si se debe retener el pedido, enviarlo parcialmente o esperar a que llegue el kit completo. Registre el componente faltante y quién puede autorizar los gastos de envío adicionales. No sustituya ni divida el pedido por defecto.
Registros de recepción, etiquetas, devoluciones y estado del inventario
Al organizar la recepción con Centros de cumplimiento en China, Confirme la dirección del almacén, las referencias de envío, las verificaciones requeridas y el informe que recibirá. Acuerde cómo se gestionarán las discrepancias antes de que los proveedores envíen sus mercancías.
A) Conciliar el primer recibo
Mantenga separadas las cantidades esperadas, recibidas, aceptadas y retenidas en el registro de recepción. Si la mercancía llega en varios lotes, conserve un recibo por cada lote y concilie el saldo restante. Recibir una entrega no es lo mismo que aceptar todas las unidades para la venta.
B) Versiones de etiquetas y envases de control
Aprueba una etiqueta de muestra y una unidad empaquetada. Registra el SKU, el código de barras, la posición de la etiqueta, la versión del empaque y la fecha de aprobación. Indica al almacén qué hacer con los materiales antiguos cuando cambie la versión y solicita aprobación antes de reprocesar los productos ya empaquetados.
C) Autorizar las devoluciones antes de que se envíen los productos.
Confirme la dirección y el país de devolución, la referencia de la devolución, los artículos autorizados, el alcance de la inspección y los gastos de gestión antes de indicarle al cliente que envíe la mercancía. Un acuerdo de gestión logística en China no incluye automáticamente una dirección de devolución local en todos los destinos.
Al recibir las devoluciones, manténgalas separadas del inventario vendible hasta que se completen las verificaciones acordadas. Registre el estado de la mercancía y sus instrucciones para reabastecerla, reprocesarla, consolidarla o desecharla. No dé por sentado que todos los artículos devueltos son aptos para la reventa.
D) Separar las existencias físicas de las existencias vendibles.
| Estado operativo | Qué grabar | Se acordará la regla de liberación de la orden. |
|---|---|---|
| En tránsito hacia el almacén | Referencia del envío, cantidad prevista y actualización de la llegada. | No considere el stock previsto como stock recibido físicamente. |
| Recibido pero en espera | Cantidad, ubicación, motivo de retención y persona que aprobó la liberación. | Mantenga las unidades afectadas fuera de servicio hasta que se levante la restricción. |
| Disponible | Cantidad aceptada que no está reservada ni ya asignada. | Permitir la asignación según las normas de inventario acordadas. |
| Reservado para un pedido | Referencia del pedido y cantidad reservada. | Evitar que se asignen las mismas unidades nuevamente. |
Relacione estos estados operativos con los campos utilizados por su tienda y almacén. Por ejemplo, El inventario de Shopify indica Distinga las cantidades entrantes, disponibles, comprometidas y no disponibles. Confirme que la recepción de existencias no omita la retención de inspección en su integración.
Para reabastecer, revise el inventario actual, los pedidos pendientes, la disponibilidad de los proveedores y las fechas de llegada previstas. Elabore un plan para los productos que puedan sufrir retrasos, en lugar de asumir que la previsión para la temporada alta garantiza la disponibilidad de existencias.
Configura el almacén de China antes de que comiencen los pedidos en vivo.
Incluya el alcance del servicio acordado en las instrucciones que el almacén pueda utilizar. Trabaje con una única versión aprobada de los datos y registre los cambios, en lugar de enviar diferentes hojas de cálculo al proveedor, al almacén y al equipo de la tienda.
Paso 1: Preparar los datos de incorporación
| Conjunto de datos | Campos para preparar | Verificación de aceptación |
|---|---|---|
| Maestro de SKU | Código SKU del vendedor, código SKU del almacén (si es diferente), variante, código de barras, unidad de medida y foto del producto. | La unidad del proveedor y la unidad que usted vende coinciden; las variantes tienen una correspondencia inequívoca. |
| Lista de envíos y cajas | Proveedor, referencia del envío, identificadores de las cajas, cantidades de SKU por caja y fecha de llegada prevista. | El almacén puede cotejar una caja física con el aviso y su contenido. |
| Dimensiones y peso | Medidas de la unidad y del embalaje, unidades de medida, peso bruto y datos propuestos para el paquete embalado. | Las mediciones se realizan en unidades acordadas; los datos finales del paquete se verifican conforme a las normas del servicio contratado. |
| Embalaje y etiquetas | Muestra aprobada, versión del material, folletos informativos, ubicación del código de barras y contenido del paquete. | El almacén reproduce la muestra e indica qué materiales no están disponibles antes del envío. |
| Restricciones del producto | Información relevante sobre materiales, baterías, líquidos, manipulación y documentación. | El almacén y la empresa de transporte confirman la recepción de la mercancía y la ruta de envío antes de la entrega. |
| Campos de pedido | ID del pedido, SKU, cantidad, estado de pago/entrega, destinatario, dirección completa, código postal, país y opción de servicio. | Los campos obligatorios se muestran correctamente; los pedidos no válidos o incompletos se retienen. |
| Contactos y permisos | Contacto del proveedor, contacto de recepción, aprobador del vendedor, responsable de la excepción y método de escalamiento. | Cada equipo sabe quién puede cambiar las instrucciones y autorizar una publicación. |
Envíe los mismos datos aprobados a todos los que los necesiten. Confirme las normas de peso específicas para cada producto y ruta con el proveedor de envíos; no aplique un único límite de peso para paquetes nacionales a todos los pedidos con origen en China.
Paso 2: Confirme el almacén y las instrucciones de entrega.
Si el modelo de inventario aún no está decidido, revise Elegir un centro de distribución en China Primero, esta guía compara el envío directo desde China, el almacenamiento en el país de destino y el inventario híbrido. Los pasos que se describen aquí presuponen que ya ha elegido el almacén en China y se está preparando para utilizarlo.
Obtenga del almacén la dirección exacta de recepción, la información de contacto, el horario de entrega, los requisitos de reserva y el formato de la etiqueta de la caja. Envíe estas instrucciones a cada proveedor y solicite que se incluya la referencia del envío en los documentos correspondientes. La dirección de la oficina de ventas no tiene por qué ser la dirección de recepción.
Paso 3: Confirmar la aceptación del producto y la capacidad de recepción.
Solicite al almacén que acepte las especificaciones reales de su producto y las cantidades previstas de entrada. Confirme los requisitos de almacenamiento y manipulación, cualquier retención para inspección y si los servicios de envío contratados aceptan dichos productos.
Proporcione a los proveedores instrucciones de envío por escrito que incluyan el almacén de destino, los identificadores de las cajas, la lista de empaque y la fecha de entrega, si fuera necesario. Exija notificación de sustituciones o cambios antes del envío. Si el almacén no puede aceptar un producto o una entrega, resuelva el problema antes de que la mercancía salga del proveedor.
Paso 4: Probar la conexión del pedido y las reglas de excepción.
Realice pedidos de prueba controlados con el proveedor. Registre los datos de entrada, el resultado esperado, el resultado real y la persona responsable de cada prueba. Utilice destinatarios de prueba y la configuración de prueba acordada para evitar envíos o notificaciones no deseados a los clientes.
| Prueba | Resultado esperado: estar de acuerdo | Evidencia |
|---|---|---|
| Mapeo de SKU y unidades | La variante y la cantidad solicitadas coinciden con las instrucciones de preparación de pedidos del almacén, incluidos los paquetes múltiples. | Pedido de tienda, instrucciones de almacén y verificación de artículos empaquetados. |
| Pago y liberación | Solo los estados de pago/liberación que usted autorice pueden entrar en el proceso de recogida; las retenciones permanecen bloqueadas. | Marcas de tiempo de estado e instrucciones de liberación aceptadas. |
| Artículos faltantes o con existencias en varias ubicaciones. | El sistema retiene, divide o enruta el pedido según la regla acordada. | Registro de asignación y cualquier envío adicional aprobado. |
| Cancelación o cambio de dirección | Una solicitud realizada antes de la hora límite acordada llega al almacén y recibe un resultado explícito. | Solicitud, confirmación de recepción en el almacén y resultado final del pedido. |
| Importar duplicado o reintentar | El reenvío del mismo pedido no genera un segundo envío no deseado. | ID del pedido, registro de importación y recuento de envíos del almacén. |
| Seguimiento y envíos parciales | La empresa de transporte correcta, el número de seguimiento, los artículos y las cantidades devueltos a la tienda. | Comparación del registro del paquete con el registro del pedido que ve el cliente. |
Para el cumplimiento de pedidos basado en la aplicación de Shopify, Guía de servicios de logística de Shopify Esto distingue entre solicitar la cancelación y que el servicio la acepte. Cambiar el estado de una tienda por sí solo no significa que se haya detenido el trabajo en el almacén. Confirme el resultado con su proveedor.
Mantén abierta la prueba fallida hasta que hayas corregido el problema y vuelve a ejecutarla. Tanto si los pedidos llegan a través de una aplicación, una API o un archivo, comprueba que el almacén ejecute la instrucción acordada.
Paso 5: Acordar la primera ventana de órdenes en vivo.
Programe los primeros pedidos reales una vez que se hayan superado las comprobaciones de recepción, datos, embalaje e integración. Designe a la persona que autoriza la activación y a la persona que puede pausar el procesamiento si los primeros pedidos revelan algún problema.
Para la ejecución inicial, defina el alcance del pedido y el período de monitorización. Resuelva los fallos registrando la corrección y vuelva a realizar la prueba antes de ampliar el alcance. Si va a migrar desde otro proveedor, planifique la migración por separado para que dos almacenes no reciban el mismo pedido en tiempo real.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo enviar antes de la primera entrega del proveedor?
Envíe la lista de SKU aprobados, la lista de empaque por caja, la referencia del envío, la fecha de llegada prevista, las instrucciones de recepción y cualquier detalle necesario para la inspección o el manejo especial. Solicite al almacén que confirme la recepción antes del envío y registre cualquier cambio con la misma referencia.
¿Cuándo estará disponible el inventario recibido para realizar pedidos?
Libere la cantidad aceptada una vez completadas las verificaciones de recepción acordadas y cualquier inspección requerida. Mantenga las unidades sobrantes y retenidas fuera del alcance de los clientes. Confirme la cantidad liberada tanto en el registro del almacén como en su tienda antes de utilizarla para los pedidos de los clientes.
¿Cuándo se considera que un pedido ha sido entregado al transportista?
Utilice la evidencia de recolección acordada y compárela con los paquetes. El simple hecho de completar el embalaje o crear una etiqueta no constituye una recolección física. Si se confirma la recolección, pero el seguimiento no se ha actualizado, solicite al proveedor de envío que investigue utilizando el registro de entrega.
¿Qué debería ocurrir cuando faltan productos, son incorrectos o están dañados?
Registre el SKU y la cantidad afectados, fotografías y la referencia del envío o pedido. Retenga el stock o pedido afectado cuando sea necesario, asigne un responsable y obtenga una decisión por escrito sobre la corrección y liberación. Siga el procedimiento de reclamación acordado sin asumir que el almacén reembolsará automáticamente todas las pérdidas.
¿Por qué aparece el estado de "pedido completado" antes de que se muestre el escaneo del transportista?
Verifique qué evento provocó que la tienda o la aplicación de cumplimiento actualizara el estado y, a continuación, solicite los registros de paquetería y recogida. Para la distinción entre Procesado, enviado y entregado, Consulte nuestra guía de estado. Una etiqueta de estado por sí sola no confirma que el cliente haya recibido la mercancía.
Lista de verificación de aceptación del primer pedido
Antes de aumentar el volumen de pedidos en tiempo real, registre el responsable y el resultado de cada verificación a continuación. Marque las rutas o tipos de producto no probados para que un primer pedido exitoso no se confunda con la aprobación de todos los escenarios.
- Las asignaciones de SKU, variantes y unidades coinciden con los datos maestros aprobados.
- El primer recibo se corresponde con la mercancía física; se registran las faltas y las unidades retenidas.
- El stock disponible se coordina entre el almacén y la tienda, sin que se liberen accidentalmente productos retenidos.
- El pedido de prueba contiene los productos, las cantidades, el embalaje y las etiquetas correctos.
- Se han registrado resultados de las pruebas de cancelación, escasez y pedidos duplicados.
- Los datos de recogida y seguimiento del transportista coinciden con el paquete previsto.
- Se confirman el contacto para casos excepcionales, el método de escalamiento y la autorización para suspender las órdenes.
Pause el pedido o SKU afectado si la identidad no está clara, el inventario no coincide, hay una retención de inspección sin resolver o una prueba genera un envío no deseado. Registre la corrección y vuelva a realizar la prueba antes de liberar el trabajo afectado.
Para discutir cumplimiento de pedidos Con Fulfillbot, envíe el archivo SKU, el plan de entrega del proveedor, la muestra del pedido, la combinación de destinos, las instrucciones de embalaje y la fecha de inicio propuesta. Confirme el alcance de la recepción, las pruebas de integración, las responsabilidades en caso de excepciones y los criterios de aceptación del primer pedido con el equipo antes de la activación.
