Um centro de distribuição na China precisa de mais do que estoque e conexão com sua loja para enviar pedidos corretamente. Seu fornecedor, armazém e transportadora precisam ter os mesmos registros de SKU, instruções de embalagem e regras de liberação.
Este guia abrange o trabalho a ser feito após a seleção de um armazém na China: preparação da primeira remessa de entrada, verificação das mercadorias recebidas, disponibilização do estoque aprovado, liberação de pedidos e confirmação da entrega à transportadora. Utilize as listas de verificação como um processo de trabalho para chegar a um acordo com o seu fornecedor; os serviços e responsabilidades exatos devem constar no contrato.
A sequência é: preparar os dados do SKU → notificar o armazém → receber e conciliar as mercadorias → liberar o estoque aceito → testar os pedidos → separar e embalar → entregar as encomendas à transportadora → rastrear as exceções. Interrompa o processo em caso de falha na verificação, em vez de deixar o erro passar para a próxima etapa.
O que está incluído no serviço de logística para e-commerce?
O fulfillment de e-commerce abrange o trabalho necessário para preparar e despachar os pedidos dos clientes a partir do estoque. Para o geral processo de atendimento de pedidos, Veja nossa visão geral. Aqui, o foco é a transferência de produtos dos fornecedores chineses para um armazém na China e, em seguida, para a transportadora.
O armazenamento, a inspeção de produtos, as compras e os reembolsos aos clientes podem envolver equipes diferentes. Confirme o trabalho que cada parte aceitou antes de enviar as mercadorias ou liberar os pedidos.
Defina a transferência do armazém para a China.
Atribua a cada remessa recebida e pedido do cliente uma referência que o fornecedor, o armazém e o vendedor possam conciliar. Utilize essa referência na lista de embalagem, no recibo, no relatório de discrepâncias, no registro de embalagem e no registro de envio.
Defina o evento que inicia cada período de contagem do prazo de serviço. A chegada ao armazém, a conclusão do recebimento, a disponibilidade do estoque e a coleta pela transportadora são eventos distintos. Registre quem confirma cada um deles e como você receberá essa confirmação.
Atribua um responsável a cada transferência de responsabilidade.
Utilize esta tabela de responsabilidades ao definir o processo operacional. Uma empresa pode desempenhar diversas funções, mas cada tarefa ainda precisa de um responsável e de um escopo definido.
| Festa | Responsabilidade de confirmar | Registro a ser fornecido |
|---|---|---|
| Vendedor | Aprovar especificações de produtos, mapeamento de SKUs, embalagens, regras de liberação de pedidos e decisões de exceção. | Dados mestres aprovados, instruções e um contato autorizado para liberar os bens retidos. |
| Fornecedor | Entregar os produtos e caixas identificados no armazém acordado, seguindo as instruções de embalagem e etiquetagem. | Lista de embalagem, referências das caixas, quantidades e detalhes de entrega. |
| Armazém | Receber e registrar mercadorias, reportar divergências, reter exceções e separar e embalar pedidos aprovados dentro do escopo contratado. | Recibo, registros de estoque, fotos de discrepâncias e registros de embalagem ou expedição. |
| Transportadora/fornecedor de frete | Realizar o transporte contratado e fornecer os registros de coleta e rastreamento acordados. Identificar quem é responsável pelos documentos alfandegários e pelas exceções de entrega. | Referência de envio, comprovante de coleta, eventos de rastreamento e relatórios de exceção. |
A aquisição de produtos, os pagamentos a fornecedores, a inspeção detalhada da qualidade e os reembolsos exigem contratos de responsabilidade separados. Não presuma que estejam incluídos apenas porque o fornecedor também opera um armazém.
Da entrega do fornecedor à transferência para a transportadora.
Para cada etapa, defina em conjunto a entrada de dados, o registro retornado e a condição para prosseguir. A tabela abaixo apresenta um fluxo de trabalho sugerido, não uma garantia de que todos os centros ofereçam as mesmas verificações.
| Palco e proprietário | Entrada | Condições de gravação e lançamento |
|---|---|---|
| 1. Configuração de SKU — vendedor e armazém | SKU, variante, unidade, código de barras, dimensões e versão da embalagem. | Ambas as partes aprovam o mapeamento; unidades ou variantes ambíguas são resolvidas. |
| 2. Notificação de entrada — fornecedor e vendedor | Referência da remessa, lista de caixas, quantidades, plano de chegada e inspeção necessária. | O armazém confirma o recebimento do envio e das instruções de recebimento. |
| 3. Recebimento — armazém | Caixas físicas e documentos de envio correspondentes. | As quantidades recebidas e os danos visíveis são registrados; as diferenças são identificadas e relatadas. |
| 4. Liberação de estoque — aprovador acordado | Recibo mais qualquer resultado de inspeção necessário. | As quantidades aprovadas ficam disponíveis; as quantidades retidas permanecem indisponíveis. |
| 5. Liberação do pedido — vendedor e proprietário da integração | Pedido válido, status de pagamento permitido, endereço, disponibilidade em estoque e serviço de entrega. | Uma instrução de processamento aceita por remessa pretendida; pedidos bloqueados permanecem em espera. |
| 6. Separar e embalar — armazém | Instruções aceitas e especificações de embalagem aprovadas. | SKU, quantidade, embalagem, etiqueta e dados de envio da embalagem correspondem às instruções. |
| 7. Transferência da transportadora — fornecedor de serviços de armazenagem e envio | Pacotes preparados e coleta agendada. | As evidências da coleta são conciliadas com as encomendas; as entregas faltantes entram em uma fila de exceção. |
| 8. Rastreamento e exceções — responsável pelo suporte designado | Rastreamento de eventos e entregas ou relatórios de clientes. | O responsável pelo caso, a próxima ação a ser tomada e a resolução são registrados; os casos não resolvidos permanecem visíveis. |
Concordar sobre as evidências necessárias quando algo der errado.
Em caso de item incorreto, unidade faltante ou embalagem danificada, guarde a referência do pedido, os registros de recebimento e embalagem, fotos, datas e hora e detalhes de rastreamento. Registre quando o problema foi detectado e quem teve a posse do produto por último.
Verifique o contrato quanto aos prazos de notificação, comprovação de sinistro, valor declarado (quando aplicável), limites de responsabilidade e o processo para aprovação de substituição ou outra solução. O manuseio em armazém, o transporte e o seguro podem ter termos diferentes; um erro não garante reembolso automático.
Mantenha o tempo de processamento no armazém separado do tempo de transporte. Verifique a rota real, a aceitação do produto, o destino e os termos de serviço antes de prometer uma entrega ao cliente. Uma meta de despacho no armazém não é uma garantia de entrega.
Resolver exceções de recebimento e pedido antes da liberação.
Prepare um registro de exceções antes da primeira entrega. Atribua a cada problema uma referência de remessa, o SKU e a quantidade afetados, fotos, responsável, prazo para decisão e instruções de liberação. Use os casos a seguir para definir o que fazer quando as entregas do fornecedor forem diferentes do planejado.
1) Caixas misturadas ou etiquetas de SKU pouco claras
Mantenha o estoque afetado retido até que as unidades possam ser identificadas. Solicite ao fornecedor um detalhamento por caixa e SKU e combine qualquer contagem ou reetiquetagem antes que o armazém prossiga com o processo. Registre as quantidades confirmadas em relação à referência de remessa original.
2) Entrega incompleta ou danos visíveis
Compare o comprovante de recebimento com a lista de embalagem, fotografe a discrepância e separe as unidades danificadas ou duvidosas. Solicite ao fornecedor e à equipe de recebimento que verifiquem os registros. Libere as quantidades não afetadas somente se a sua regra de recebimento parcial acordada permitir.
3) Substituição de produto não aprovado
Mantenha a variante substituta em estoque. Um item de aparência semelhante não deve ser atribuído ao SKU original sem a aprovação do vendedor. Registre a alteração proposta e a decisão final, incluindo se ela exige um anúncio, código de barras ou instruções de embalagem diferentes.
4) Mercadorias aguardando inspeção
Mantenha os produtos pendentes indisponíveis para alocação de pedidos. Confirme o método de inspeção e os critérios de aceitação, quem recebe o resultado e quem pode autorizar a liberação ou retrabalho. A contagem de caixas não é um teste funcional do produto.
5) Registre os erros de separação e embalagem
Defina o que é considerado um erro e quais pedidos estão incluídos no período de relatório. Monitore o pedido afetado, a causa, a correção e a ação preventiva. Compare os resultados usando a mesma definição, em vez de aceitar a alegação de processamento de alto volume sem erros.
6) Instruções de Pedido Conflitantes
Suspenda o pedido quando a loja e o armazém discordarem sobre o SKU, a quantidade, o endereço, o cancelamento ou o status de liberação. Designe um responsável para conciliar os registros e confirmar o que o armazém realmente executará. Teste esses casos antes de habilitar a liberação automática do pedido.
7) Os fornecedores chegam em horários diferentes.
Quando um pedido ou kit precisar de itens de vários fornecedores, defina se o pedido deve ser retido, enviado parcialmente ou se deve-se aguardar o kit completo. Registre o componente faltante e quem pode aprovar o pagamento de frete adicional. Não substitua ou divida o pedido por padrão.
Recebimento de documentos, etiquetas, devoluções e informações sobre o estoque.
Ao combinar o recebimento com Centros de atendimento na China, Confirme o endereço do armazém, as referências de envio, as verificações necessárias e o relatório que você receberá. Combine a resolução de eventuais divergências antes que os fornecedores enviem as mercadorias.
A) Conciliar o primeiro recibo
Mantenha as quantidades esperadas, recebidas, aceitas e retidas separadas no registro de recebimento. Se as mercadorias chegarem em vários lotes, guarde um recibo para cada lote e faça o balanço do saldo restante. Receber uma entrega não é o mesmo que aceitar todas as unidades para venda.
B) Versões de rótulos e embalagens de controle
Aprovar uma amostra de etiqueta e unidade embalada. Registrar o SKU, o código de barras, a posição da etiqueta, a versão da embalagem e a data de aprovação. Informar ao armazém o que fazer com os materiais antigos quando uma versão for alterada e solicitar aprovação antes de retrabalhar mercadorias já embaladas.
C) Autorizar devoluções antes do envio das mercadorias de volta.
Antes de instruir o cliente a enviar a mercadoria, confirme o endereço e o país de devolução, a referência da devolução, os itens autorizados, o escopo da inspeção e as taxas de manuseio. Um acordo de logística na China não inclui automaticamente um endereço de devolução local em todos os destinos.
Ao receber os produtos devolvidos, mantenha-os separados do estoque disponível para venda até que as verificações acordadas sejam concluídas. Registre a condição dos produtos e suas instruções para reabastecê-los, retrabalhá-los, consolidá-los ou descartá-los. Não presuma que todo item devolvido esteja em condições de ser revendido.
D) Separar o estoque físico do estoque vendável
| Situação operacional | O que gravar | Regra de liberação de pedidos a ser acordada |
|---|---|---|
| Em trânsito para o armazém. | Referência do envio, quantidade prevista e atualização sobre a chegada. | Não considere o estoque esperado como estoque fisicamente recebido. |
| Recebido, mas em espera. | Quantidade, localização, motivo da retenção e responsável pela aprovação da liberação. | Mantenha as unidades afetadas indisponíveis até que o bloqueio seja removido. |
| Disponível | Quantidade aceita que não está disponível ou já alocada. | Permitir a alocação de acordo com as regras de inventário acordadas. |
| Reservado para um pedido | Referência do pedido e quantidade reservada. | Impeça que as mesmas unidades sejam alocadas novamente. |
Associe esses estados operacionais aos campos usados pela sua loja e armazém. Por exemplo, Os estados de estoque da Shopify Distinga as quantidades recebidas, disponíveis, comprometidas e indisponíveis. Confirme se o recebimento de estoque não ignora a retenção de inspeção em sua integração.
Para reposição de estoque, verifique o estoque atual, os pedidos em aberto, a disponibilidade dos fornecedores e as datas previstas de chegada. Elabore um plano para atrasos na entrega, em vez de presumir que uma previsão para a alta temporada garanta a disponibilidade do estoque.
Configure o armazém na China antes do início dos pedidos ao vivo.
Formalize o escopo do serviço acordado em instruções que o armazém possa utilizar. Trabalhe com uma única versão aprovada dos dados e registre as alterações, em vez de enviar planilhas diferentes para o fornecedor, o armazém e a equipe da loja.
Etapa 1: Preparar os dados de integração
| Conjunto de dados | Campos a preparar | Verificação de aceitação |
|---|---|---|
| Mestre de SKU | Código SKU do vendedor, código SKU do armazém (se diferente), variante, código de barras, unidade de medida e foto do produto. | A unidade do fornecedor e a sua unidade de venda correspondem; as variantes têm uma correspondência inequívoca. |
| Lista de remessas e caixas | Fornecedor, referência de envio, IDs das caixas, quantidades de SKU por caixa e previsão de chegada. | O armazém pode conciliar uma caixa física com o aviso e seu conteúdo. |
| Dimensões e peso | Medidas da unidade e da caixa, unidades de medida, peso bruto e dados propostos para a embalagem. | As medições utilizam unidades acordadas; os dados finais embalados são verificados em relação às regras do serviço contratado. |
| Embalagem e rótulos | Amostra aprovada, versão do material, encartes, posicionamento do código de barras e conteúdo da embalagem. | O armazém reproduz a amostra e sinaliza os materiais indisponíveis antes do envio. |
| Restrições do produto | Informações relevantes sobre materiais, baterias, líquidos, manuseio e documentação. | O armazém e a transportadora confirmam o recebimento da mercadoria e a rota de entrega antes do envio. |
| Campos de ordenação | ID do pedido, SKU, quantidade, status de pagamento/liberação, destinatário, endereço completo, CEP, país e opção de serviço. | Os campos obrigatórios são mapeados corretamente; pedidos inválidos ou incompletos são retidos. |
| Contatos e permissões | Contato do fornecedor, contato de recebimento, aprovador do vendedor, responsável pela exceção e método de escalonamento. | Cada equipe sabe quem pode alterar as instruções e autorizar uma liberação. |
Envie os mesmos dados aprovados a todos que precisarem deles. Confirme as regras de peso específicas do produto e da rota com a transportadora; não aplique um limite de peso único para encomendas nacionais a todos os pedidos com origem na China.
Etapa 2: Confirme o armazém e as instruções de entrega.
Se o modelo de estoque ainda não estiver definido, revise-o. Escolher um centro de distribuição na China Primeiro, este guia compara o envio direto da China, o estoque no país de destino e o estoque híbrido. Os passos aqui descritos pressupõem que você já escolheu o armazém na China e está se preparando para utilizá-lo.
Obtenha do armazém o endereço exato de recebimento, informações de contato, horário de entrega, requisitos de reserva e formato da etiqueta da caixa. Envie essas instruções a cada fornecedor e exija a referência de envio nos documentos pertinentes. O endereço de um escritório de vendas pode não ser o local de recebimento.
Etapa 3: Confirme a aceitação do produto e a capacidade de recebimento.
Solicite ao armazém que aceite as especificações reais do produto e as quantidades de entrada planejadas. Confirme os requisitos de armazenamento e manuseio, qualquer retenção por inspeção e se os serviços de transporte contratados aceitam esses produtos.
Forneça aos fornecedores instruções de despacho por escrito, incluindo o armazém de destino, os números de identificação das caixas, a lista de embalagem e a data e hora de entrega, se necessário. Exija notificação prévia de substituições ou alterações antes do despacho. Caso o armazém não possa aceitar um produto ou entrega, resolva a situação antes que as mercadorias saiam do fornecedor.
Etapa 4: Teste a conexão do pedido e as regras de exceção.
Execute pedidos de teste controlados com o fornecedor. Registre as informações de entrada, o resultado esperado, o resultado real e o responsável por cada teste. Utilize destinatários de teste e configurações de teste previamente acordadas para que o exercício não acione envios ou notificações não intencionais aos clientes.
| Teste | Resultado esperado: concordar | Evidências |
|---|---|---|
| Mapeamento de SKU e unidade | A variante e a quantidade solicitadas correspondem às instruções de separação do armazém, incluindo embalagens múltiplas. | Ordem de armazenamento, instruções do armazém e verificação do item embalado. |
| Pagamento e liberação | Somente os estados de pagamento/liberação que você autorizar poderão entrar na área de coleta; as retenções permanecerão bloqueadas. | Registros de data e hora do status e instruções de liberação aceitas. |
| Produtos em falta ou com várias localizações | O sistema retém, divide ou encaminha o pedido de acordo com a regra acordada. | Registro de alocação e qualquer remessa adicional aprovada. |
| Cancelamento ou alteração de endereço | Uma solicitação feita antes do prazo limite acordado chega ao armazém e recebe uma resposta definitiva. | Solicitação, confirmação do armazém e resultado final do pedido. |
| Importação duplicada ou tentativa repetida | Reenviar o mesmo pedido não cria um segundo envio não intencional. | ID do pedido, registro de importação e número de remessas do armazém. |
| Rastreamento e envios parciais | A transportadora correta, o número de rastreamento, os itens e as quantidades devem ser devolvidos à loja. | Comparação do registro da encomenda com o registro do pedido visível ao cliente. |
Para o cumprimento de pedidos via aplicativo da Shopify, Orientações da Shopify sobre serviços de logística A distinção entre solicitar o cancelamento e aceitá-lo pelo serviço é importante. Alterar o status de uma loja por si só não significa que o trabalho no armazém foi interrompido. Confirme o resultado exato com seu fornecedor.
Mantenha um teste com falha aberto até que o problema seja corrigido e execute-o novamente. Independentemente de os pedidos chegarem por meio de um aplicativo, uma API ou um arquivo, verifique se o armazém executa a instrução acordada.
Etapa 5: Concordar com a primeira janela de pedidos ao vivo
Agende os primeiros pedidos reais após a aprovação das verificações de recebimento, dados, embalagem e integração. Nomeie a pessoa que autoriza a ativação e a pessoa que pode pausar o processamento caso os primeiros pedidos revelem algum problema.
Para a execução inicial, defina o escopo do pedido e o período de monitoramento. Resolva as falhas com uma correção registrada e realize novos testes antes de ampliar o escopo. Se você estiver migrando de outro fornecedor, planeje essa migração separadamente para que dois armazéns não recebam o mesmo pedido em produção.
FAQs
O que devo enviar antes da primeira entrega do fornecedor?
Envie a lista de SKUs aprovada, a lista de embalagem por caixa, a referência de envio, a previsão de chegada, as instruções de recebimento e quaisquer detalhes de inspeção ou manuseio especial necessários. Solicite ao armazém que confirme o recebimento dessas informações antes do despacho e registre quaisquer alterações na mesma referência.
Quando o estoque recebido estará disponível para pedidos?
Libere a quantidade aceita após a conclusão das verificações de recebimento acordadas e de qualquer inspeção necessária. Mantenha as discrepâncias e as unidades retidas indisponíveis. Confirme a quantidade liberada tanto no registro do armazém quanto na sua loja antes de utilizá-la para os pedidos dos clientes.
Quando se considera que uma encomenda foi entregue à transportadora?
Utilize as evidências de coleta acordadas e compare-as com as encomendas. A conclusão da embalagem ou a criação da etiqueta, por si só, não configura coleta física. Se a coleta for confirmada, mas o rastreamento não tiver sido atualizado, solicite à transportadora que investigue o caso utilizando o registro de entrega.
O que deve acontecer quando as mercadorias estão em falta, incorretas ou danificadas?
Registre o SKU e a quantidade afetados, tire fotos e informe a referência do pedido ou da remessa. Se necessário, retenha o estoque ou pedido afetado, atribua um responsável e obtenha uma decisão por escrito sobre a correção e a liberação. Siga o procedimento de reclamação acordado, sem presumir que o armazém reembolsará automaticamente todas as perdas.
Por que um pedido aparece como concluído antes que a leitura do código de barras da transportadora seja exibida?
Verifique qual evento fez com que a loja ou o aplicativo de logística atualizasse o status e, em seguida, solicite os registros de encomenda e coleta. Para a distinção entre Concluído, enviado e entregue, Consulte nosso guia de status. Uma etiqueta de status por si só não confirma que o cliente recebeu a mercadoria.
Lista de verificação de aceitação de primeira ordem
Antes de expandir o volume de pedidos em tempo real, registre o responsável e o resultado de cada verificação abaixo. Marque rotas ou tipos de produto não testados para que um primeiro pedido bem-sucedido não seja interpretado como aprovação de todos os cenários.
- Os mapeamentos de SKU, variante e unidade correspondem aos dados mestres aprovados.
- O primeiro recebimento confere com os bens físicos; faltas e unidades retidas são registradas.
- O estoque disponível coincide entre o armazém e a loja, sem que nenhuma mercadoria retida seja liberada acidentalmente.
- O pedido de teste contém os produtos, quantidades, embalagens e etiquetas corretos.
- Cancelamentos, falta de estoque e pedidos duplicados registraram os resultados.
- Os comprovantes de coleta da transportadora e os detalhes de rastreamento correspondem à encomenda em questão.
- O contato para casos de exceção, o método de escalonamento e a autorização para suspender pedidos foram confirmados.
Suspenda o pedido ou SKU afetado se a identidade não estiver clara, o estoque não estiver correto, houver alguma pendência de inspeção ou se um teste gerar um envio não intencional. Registre a correção e repita o teste antes de liberar o trabalho afetado.
Para discutir atendimento de pedidos Com o Fulfillbot, envie o arquivo SKU, o plano de entrega do fornecedor, a amostra do pedido, a variedade de destinos, as instruções de embalagem e a data de início proposta. Confirme o escopo de recebimento, os testes de integração, as responsabilidades em caso de exceção e os critérios de aceitação do primeiro pedido com a equipe antes da ativação.
