Per scegliere un magazzino in Cina, è necessario innanzitutto definire cosa arriverà, per quanto tempo rimarrà e come dovrà essere spedito. Un luogo adatto allo stoccaggio di cartoni completi potrebbe richiedere istruzioni e servizi diversi per gestire gli ordini dei singoli clienti.
Questa guida illustra cinque decisioni da prendere prima che i fornitori spediscano la merce: la destinazione del magazzino, i prodotti e i servizi accettati, l'ubicazione e i costi, le istruzioni per la consegna e le prove a supporto della proposta del fornitore.
Utilizzate i fogli di lavoro qui sotto per confrontare i potenziali fornitori per la vostra spedizione. Si tratta di domande suggerite per concordare un fornitore, non di una prova che ogni magazzino offra gli stessi servizi. Una volta selezionato un magazzino in Cina, un flusso di lavoro separato per l'evasione degli ordini comprende il rilascio delle scorte, la verifica dell'ordine e la consegna al corriere.
1. Definisci cosa deve fare il magazzino in Cina
Inviate a tutti i candidati la stessa descrizione del progetto. Indicate le quantità in unità di misura chiare: pezzi, cartoni e pallet non sono intercambiabili. Se i prodotti o le date sono ancora stime, specificatelo chiaramente e chiedete quando il preventivo deve essere riconfermato.
| Campo breve | Informazioni da fornire |
|---|---|
| Merce | Descrizione del prodotto, numero di SKU, varianti, imballaggio, dimensioni della scatola e peso lordo; indicare la presenza di batterie, liquidi, merci fragili o esigenze di stoccaggio particolari. |
| Fornitori e consegne | Città o indirizzi di ritiro, numero di colli per fornitore, date di arrivo previste e se le consegne saranno scaglionate. |
| attività di archiviazione | Durata prevista del soggiorno, probabili livelli di scorte, eventuale attesa per il consolidamento delle merci e eventuali blocchi per ispezione prima del rilascio. |
| Attività in uscita | Spedizione in cartoni completi o su pallet, ordini singoli, pacchi, destinazioni e corriere o metodo di ritiro proposto. |
| Lavoro richiesto | Conteggio, ispezione, rietichettatura, riconfezionamento o altre attività richieste, con specifiche scritte e un referente per l'approvazione. |
A) Deposito temporaneo e consolidamento
Se la merce dovrà attendere la consegna di un altro fornitore o una partenza programmata, chiedete come il magazzino traccia ogni lotto in entrata e a partire da quale momento si applica il costo di magazzinaggio. Confermate la tariffa minima, l'eventuale periodo incluso e il costo di un'attesa superiore a quella prevista.
Un soggiorno breve si riferisce alla durata, non alle specifiche del servizio. Il magazzino deve comunque accettare i prodotti ed effettuare le operazioni di movimentazione richieste dalla vostra spedizione.
B) Accesso per ispezione o rilavorazione
Se la merce necessita di controlli prima dell'esportazione, specificare chi effettuerà l'ispezione e se il magazzino consente tale operazione in loco. Fornire l'ambito dell'ispezione, le modalità di accesso e le istruzioni per la conservazione o la restituzione delle unità rifiutate. Confermare eventuali costi di gestione e rilavorazione prima della consegna.
C) Stoccaggio continuo delle scorte
Per le scorte mantenute in cicli di rifornimento ripetuti, informatevi sulle condizioni di stoccaggio, sui report di inventario, sui costi di ritiro e sull'accesso alla merce. Verificate come variano le tariffe in base allo spazio effettivamente utilizzato e al tempo di stoccaggio. Effettuate la riconciliazione periodica delle scorte separatamente dalla decisione iniziale di selezione del magazzino.
D) Ordini individuali dei clienti
Se il magazzino deve spedire gli ordini dei clienti, è necessario confermare le sue capacità di prelievo, imballaggio, inserimento ordini e ritiro pacchi. La sola disponibilità di spazio di stoccaggio non è sufficiente a stabilire tali capacità. Quando si richiede un esempio del lavoro, si prega di fare riferimento al mix di ordini previsto e alle istruzioni di imballaggio.
2. Confermare l'accettazione del prodotto e il lavoro incluso
Richiedete una conferma scritta dei beni effettivamente forniti, delle quantità e delle attività richieste. Specificate chiaramente cosa è incluso nel preventivo e quali sono i lavori opzionali che necessitano di un prezzo e di un'autorizzazione. Utilizzate l'elenco dei servizi per porre domande specifiche sui vostri beni.
Requisiti di prelievo e imballaggio
Indicare se la merce viene spedita per singola unità, cartone o pallet. Per gli ordini a livello di singolo articolo, fornire un esempio di ordine e le specifiche di imballaggio, inclusi inserti, etichette e fasci. Chiedere come il magazzino si assicura di poter riprodurre l'imballaggio richiesto prima della spedizione della merce.
Stoccaggio e gestione degli ordini
Elenca le fasi di ricezione, stoccaggio, assemblaggio, ispezione, reimballaggio e spedizione come attività separate. Specifica chi approva il lavoro e come verrà addebitato. Chiedi al fornitore di indicare qualsiasi attività che non esegue direttamente o che affida a terzi.
Se hai bisogno che gli ordini dei singoli clienti vengano prelevati, imballati e spediti, consulta la nostra guida per scegliere un centro di distribuzione in Cina e confermare quali servizi a livello di ordine sono inclusi in ciascun magazzino.
Identificazione del prodotto e registrazioni di ricezione
Confermate i codici SKU, i codici a barre, gli identificativi del cartone e del pallet richiesti prima che i fornitori stampino le etichette. Per i cartoni misti, richiedete la ripartizione cartone-SKU necessaria al magazzino. Identificate eventuali informazioni relative al lotto o alla data di scadenza che devono rimanere tracciabili.
Richiedete un esempio di ricevuta e di report di magazzino. Verificate che distinguano le quantità previste, ricevute e in giacenza e indicate il nome della persona che si occuperà di risolvere eventuali discrepanze.
Consolidamento e trasferimento diretto
Per le merci provenienti da diversi fornitori, concordare se il magazzino le immagazzinerà e le raggrupperà oppure se le trasferirà a un movimento in uscita dopo il ricevimento. Specificare il piano di partenza e le operazioni necessarie tra l'arrivo e la spedizione.
Decidete cosa succede se un fornitore ritarda: bloccare tutta la merce, rilasciare la parte disponibile o modificare la data di partenza. Chiedete chi può approvare tale decisione e quali costi aggiuntivi di magazzinaggio o movimentazione potrebbero derivarne. Il coordinamento dettagliato deve essere incluso nelle istruzioni di spedizione.
Responsabilità di trasporto e ritiro
Verificate se il magazzino si occupa della prenotazione del trasporto o della preparazione della merce per il corriere da voi scelto. Chiedete chi fornisce le istruzioni per il ritiro, i documenti di spedizione e il verbale di consegna, e chi si occupa delle indagini in caso di mancato ritiro.
Mantieni separata la data di consegna prevista per il ritiro in magazzino dalla stima di transito del corriere. Conferma il percorso e le condizioni pertinenti prima di promettere una data di consegna al cliente.
Controllo della ricezione e ispezione del prodotto
Concordate su cosa deve verificare il team addetto alla ricezione: condizioni del cartone, quantità, danni visibili o altri aspetti definiti. Il solo conteggio dei cartoni non è sufficiente a stabilire se un prodotto soddisfa i requisiti funzionali o le specifiche.
Se è necessaria un'ispezione del prodotto, fornite i criteri di accettazione e confermate chi è qualificato e attrezzato per eseguirla. Richiedete il formato del rapporto e le istruzioni da seguire per bloccare, rilasciare, restituire o rilavorare i prodotti interessati. Non date per scontato che l'ispezione elimini ogni difetto o reso.
3. Confrontare posizione, costi e capacità di ricezione
Confronta i candidati utilizzando gli stessi prodotti, periodo di stoccaggio e tipo di spedizione. Richiedi un preventivo scritto che indichi validità, valuta, unità di misura, esclusioni e presupposti. Riconferma il preventivo in caso di modifiche ai dettagli della spedizione.
costi di magazzinaggio e gestione
Informatevi su come viene fatturata la ricezione della merce, come viene misurato il tempo di stoccaggio, quando inizia il conteggio e se si applicano costi minimi o per periodi parziali. Separate le spese di prelievo, reimballaggio, etichettatura, movimentazione su pallet, spedizione e trasporto nazionale dalla tariffa di stoccaggio.
Chiedete al fornitore di specificare se i prezzi indicati includono le tasse applicabili e gli eventuali costi di fatturazione. Confrontate servizi analoghi; una tariffa di magazzinaggio bassa non è indicativa se la gestione essenziale viene fatturata separatamente.
Disponibilità per la tua finestra di consegna
Comunica al magazzino il numero previsto di cartoni o pallet, le date di arrivo e qualsiasi esigenza particolare di scarico. Chiedi conferma dell'appuntamento per la ricezione e della capacità di carico per quella consegna. Chiarisci cosa succede se il fornitore arriva in anticipo, in ritardo o con una quantità di merce superiore a quella dichiarata.
Accesso da fornitori e al trasporto in uscita
Confronta l'indirizzo di ricezione effettivo con il punto di spedizione di ciascun fornitore e il ritiro previsto per la spedizione di ritorno. Chiedi ai fornitori o alle aziende di trasporto di fornire preventivi per le tratte nazionali sulla stessa base. Considera eventuali vincoli relativi all'appuntamento, all'accesso del veicolo e allo scarico.
| Campo di confronto | Candidato A | Candidato B | Prove da richiedere |
|---|---|---|---|
| Movimento dal fornitore al magazzino | Registra il percorso e il preventivo | Registra il percorso e il preventivo | Indirizzo di ritiro e consegna, tipo di veicolo, gestione inclusa. |
| Condizioni di ricezione | Finestra di registrazione concordata | Finestra di registrazione concordata | Procedura di prenotazione, orari di consegna, regole di scarico, esempio di etichetta per cartoni. |
| Deposito e accettazione merci | Ambito di registrazione accettato | Ambito di registrazione accettato | Accettazione scritta del prodotto, requisiti di stoccaggio, conferma della capacità. |
| costi di magazzinaggio e gestione | Spese dettagliate registrate | Spese dettagliate registrate | Unità di fatturazione, minimi, data di inizio del deposito, esclusioni e validità del preventivo. |
| Movimenti in uscita | Piano di raccolta dei documenti | Piano di raccolta dei documenti | Punto di raccolta effettivo, orario limite, costi di trasferimento e responsabilità di consegna. |
| Controllo ed eccezioni | Registrare il contatto responsabile | Registrare il contatto responsabile | Procedure di accesso, segnalazione di discrepanze, procedura di escalation e termini di reclamo. |
Adatta la posizione al percorso prenotato
Verifica il punto di ritiro o di trasferimento effettivo per il servizio di trasporto previsto. Per il trasporto marittimo, confronta il porto o il centro di consolidamento di riferimento; per i servizi aerei o di spedizione pacchi, conferma il luogo di consegna richiesto dal fornitore.
Valutate congiuntamente le tratte dal fornitore al magazzino e dal magazzino alla partenza. Un magazzino situato vicino a un porto potrebbe comunque risultare scomodo per i vostri fornitori o per il servizio di spedizione che intendete utilizzare.
Condizioni di sicurezza e di conservazione
Richiedete documentazione relativa ai vostri beni: accesso controllato, procedure per i visitatori, condizioni di stoccaggio e modalità di segnalazione di danni o movimenti non autorizzati. Foto o una visita in loco possono aiutarvi a verificare la struttura, ma non costituiscono una garanzia contro la perdita.
Confermate la procedura di notifica concordata, la documentazione richiesta e la responsabilità per eventuali perdite o danni. Se viene offerta un'assicurazione, richiedetene informazioni sulla portata e le esclusioni, anziché dare per scontato che tutto l'inventario sia coperto.
4. Confermare le istruzioni di consegna del fornitore prima della spedizione.
Invia ai fornitori un unico set di istruzioni di consegna approvate. Ottieni la conferma dal magazzino prima che la merce lasci il fornitore, soprattutto quando più consegne devono essere abbinate a un singolo acquisto o spedizione in uscita.
| Confermare prima della spedizione | Cosa deve contenere l'istruzione | Chi lo conferma? |
|---|---|---|
| Destinazione di ricezione | Indirizzo effettivo del magazzino, destinatario, numero di telefono, orari di consegna, riferimento dell'appuntamento. | Contatto per la ricezione dei dati dal magazzino. |
| Identità della spedizione | Fornitore, riferimento spedizione, ID cartone, quantità SKU per cartone, lista di imballaggio. | Fornitore e venditore; il magazzino conferma il formato richiesto. |
| Merci e movimentazione | Prodotti accettati, dimensioni, imballaggio, restrizioni, controlli richiesti ed eventuali blocchi. | Il magazzino e la persona che autorizza il lavoro. |
| Consegne scaglionate | Lotti previsti, regola di attesa o rilascio parziale, autorizzazione per manipolazione o stoccaggio aggiuntivi. | Venditore e magazzino. |
| Eccezioni | Contatto in caso di discrepanza, foto o documenti richiesti, decisione sul proprietario e istruzioni per il rilascio. | Fornitore, venditore e magazzino nell'ambito dei ruoli concordati. |
Indirizzo di ricezione e prenotazione
Utilizzate l'indirizzo fornito per la ricezione della merce, che potrebbe essere diverso dall'indirizzo della sede del fornitore. Fornite al fornitore i recapiti del magazzino e le informazioni necessarie per la prenotazione. Chiedete al fornitore di comunicarvi eventuali modifiche all'orario di arrivo prima che il camion raggiunga il luogo di consegna.
Liste di imballaggio e lavori approvati
Abbinare ogni riferimento di cartone alla lista di imballaggio. Se sono necessarie operazioni di assemblaggio, rietichettatura o reimballaggio, allegare le istruzioni approvate e confermare chi fornisce i materiali. Fare in modo che il magazzino segnali le istruzioni mancanti prima di iniziare le lavorazioni a pagamento.
Decisioni relative a blocchi e discrepanze
Indicare il referente autorizzato a decidere cosa fare in caso di merce mancante, danneggiata, non identificata o rifiutata. Concordare la ricevuta e le foto necessarie per l'indagine e se le quantità non interessate possono essere gestite in attesa della risoluzione del problema.
Dalla ricezione alla spedizione dell'ordine al cliente
Confermare se la merce accettata verrà spedita in blocco o come singoli ordini per i clienti. Le istruzioni di consegna devono specificare chi può autorizzare la fase successiva e quale modalità di spedizione si applica.
Per i passaggi tra la consegna del fornitore e il ritiro del pacco, seguire le istruzioni Flusso di lavoro di evasione ordini del magazzino in Cina e concordare con il fornitore le modalità di verifica del rilascio.
Fornitori in ritardo e piani modificati
Nel caso in cui un fornitore non rispetti la data di consegna prevista, concordate un punto di decisione. Qualsiasi scelta, come attendere, suddividere la spedizione o modificare la data di partenza, deve essere messa per iscritto, unitamente ai relativi costi aggiuntivi approvati. Il magazzino deve ricevere istruzioni chiare per la merce già presente in loco.
5. Verifica il fornitore dietro la proposta di magazzino
Utilizza referenze, agenti, ricerche online o visite per stilare una lista ristretta. Quindi, verifica chi gestisce la struttura, chi firma il contratto e chi esegue il lavoro. Se un'azienda si avvale di un altro magazzino per l'organizzazione dei servizi, chiedi come verranno trasmesse istruzioni ed eventuali eccezioni.
Introduzione allo spedizioniere
Chiedete allo spedizioniere se gestisce direttamente il magazzino o se si avvale di un altro fornitore. Richiedete l'indirizzo di ricezione effettivo e un referente che possa confermare la tipologia di merce e le relative esigenze di movimentazione. Assicuratevi che i costi di magazzinaggio e di trasporto siano chiaramente indicati nella proposta.
Una lista di candidati online
Confrontate la struttura e i servizi elencati con le vostre esigenze. Richiedete i dati di accesso aggiornati e una conferma scritta prima di considerare sufficiente un indirizzo web o un elenco di servizi. Verificate che la proposta identifichi l'azienda con cui stipulerete il contratto.
Presentazione di un agente di approvvigionamento
Chiedete se l'agente gestisce direttamente il magazzino, affitta uno spazio o si avvale di un operatore esterno per la gestione delle consegne. Chiarite chi conserverà le ricevute e i registri di inventario, approverà i lavori pagati e interverrà qualora la merce consegnata dal fornitore non corrisponda alla bolla di accompagnamento.
Una visita o un controllo remoto della struttura
Verificate le aree pertinenti alla vostra merce: ricevimento, stoccaggio, imballaggio (se necessario) e ritiro in uscita. Chiedete al personale di illustrarvi una ricevuta di esempio e un modulo per la segnalazione di discrepanze. Sfruttate la visita per verificare i dettagli della proposta; la sola apparenza non è sufficiente a confermare ogni affermazione relativa al funzionamento.
Referenze e verifiche più approfondite sui fornitori
Chiedi al referente informazioni su un prodotto e un'attività simili, specificando anche come sono state gestite eventuali discrepanze o ritardi nella consegna. Tieni traccia di ciò che hai verificato e di ciò che è rimasto senza risposta.
Per una revisione più ampia degli impegni di servizio, dei prezzi, dei termini contrattuali e delle modalità di uscita, utilizzare il Lista di controllo per la valutazione dei fornitori di servizi logistici di terze parti (3PL). Questa guida al magazzino si concentra sull'ubicazione, sui prodotti accettati e sulle condizioni di consegna per la vostra spedizione.
Discuti le tue esigenze di magazzino con Fulfillbot
Se stai prendendo in considerazione Fulfillbot Servizi di magazzinaggio in Cina, Invia le specifiche del prodotto, il codice SKU e il numero di cartoni, l'ubicazione dei fornitori, la data di arrivo prevista e il periodo di stoccaggio, il metodo di spedizione e qualsiasi esigenza di movimentazione speciale.
Chiedete al team di confermare l'accettazione del prodotto, l'indirizzo di consegna, i lavori inclusi, i costi e il referente responsabile per eventuali eccezioni. Assicuratevi che questi dettagli siano concordati prima di dare istruzioni ai fornitori per la spedizione.
Domande frequenti sulla scelta di un magazzino in Cina
Posso utilizzare un magazzino in Cina per un breve periodo?
Chiedete al fornitore di accettare le date e le attività previste e confermate i costi minimi di magazzinaggio, ricezione e spedizione. Verificate cosa succede in caso di slittamento della data di partenza. Un breve periodo di magazzinaggio non è di per sé sufficiente a determinare quale servizio di magazzinaggio o logistica sia più adatto alle vostre esigenze.
Il magazzino accetterà il mio prodotto?
Invia la descrizione del prodotto, l'imballaggio, le dimensioni, il peso e qualsiasi informazione rilevante su batterie, liquidi, fragilità o conservazione. Ottieni l'accettazione della merce e del lavoro richiesto prima della spedizione. Verifica separatamente con il corriere i requisiti per il trasporto in uscita.
Il magazzino dovrebbe essere vicino al mio fornitore o al porto?
Confronta entrambe le tratte di trasporto utilizzando le sedi dei fornitori e il percorso di partenza previsto. Considera la movimentazione, i limiti di appuntamento e il periodo di stoccaggio pianificato. Scegli una sede adatta all'intera spedizione, anziché basarti solo sulla distanza da un singolo porto.
È possibile che più fornitori effettuino consegne in momenti diversi?
Confermate prima l'accordo con il magazzino. Assegnate a ogni consegna un riferimento e una distinta di imballaggio e concordate per quanto tempo la merce può attendere. Specificate chi decide se trattenere, suddividere o riprogrammare la spedizione in uscita in caso di ritardo da parte del fornitore, inclusa l'approvazione di eventuali costi aggiuntivi.
Cosa devo verificare prima che i fornitori spediscano la merce?
Conferma l'indirizzo di ricezione e l'appuntamento, l'accettazione del prodotto, le etichette dei cartoni e la distinta di imballaggio, i controlli richiesti, i costi preventivati e la persona incaricata di risolvere eventuali eccezioni. Invia le stesse istruzioni approvate al fornitore e al magazzino e ottieni una conferma prima della spedizione.
Prima di inviare la merce al magazzino
Prima di spedire la merce, prendi nota di queste cinque decisioni:
- Il compito di archiviazione e spedizione è chiaro.
- Il fornitore ha accettato la merce e specificato il lavoro incluso.
- La posizione, la capacità e i costi dettagliati sono compatibili con il piano di spedizione.
- Il fornitore ha confermato di aver ricevuto le istruzioni di consegna dal magazzino.
- Vengono identificati la società operativa e i referenti responsabili della gestione delle eccezioni.
Risolvete eventuali dubbi prima della spedizione. Una volta che il magazzino e i fornitori avranno confermato le istruzioni, conservate tale versione insieme ai documenti di spedizione in modo da poter rintracciare eventuali modifiche successive.
