Pour choisir un entrepôt en Chine, il faut d'abord définir la nature des marchandises à recevoir, leur durée de stockage et les modalités d'expédition. Un entrepôt adapté au stockage de cartons entiers peut nécessiter des instructions et des services spécifiques pour la gestion des commandes individuelles.
Ce guide aborde cinq décisions à prendre avant l'expédition des marchandises par vos fournisseurs : la finalité de l'entrepôt, les produits et services acceptés, l'emplacement et les frais, les instructions de livraison et les éléments justifiant la proposition du fournisseur.
Utilisez les feuilles de calcul ci-dessous pour comparer les entrepôts candidats pour votre expédition. Il s'agit de questions suggérées pour convenir d'un accord avec un prestataire, et non d'une preuve que tous les entrepôts offrent les mêmes services. Une fois l'entrepôt en Chine sélectionné, un processus de traitement distinct gère la mise à disposition des stocks, les tests de la commande et la prise en charge par le transporteur.
1. Définissez les tâches que vous attendez de l'entrepôt en Chine.
Transmettez le même cahier des charges aux candidats. Indiquez les quantités en unités claires : pièces, cartons et palettes ne sont pas interchangeables. Si les marchandises ou les dates sont encore indicatives, précisez-le et demandez quand le devis doit être reconfirmé.
| bref champ | Informations à fournir |
|---|---|
| Marchandises | Description du produit, nombre de références, variantes, emballage, dimensions du carton et poids brut ; identifier les piles, les liquides, les marchandises fragiles ou les exigences de stockage particulières. |
| Fournisseurs et livraisons | Villes ou adresses de ramassage, nombre de cartons par fournisseur, dates d'arrivée prévues et indication si les livraisons seront échelonnées. |
| Tâche de stockage | Durée de séjour prévue, niveaux de stock probables, attente éventuelle pour le regroupement des marchandises et tout contrôle préalable à la mise en circulation. |
| Tâche sortante | Expédition par carton complet ou palette, commandes individuelles, lots, destinations et transporteur ou méthode d'enlèvement proposés. |
| Travail requis | Comptage, inspection, réétiquetage, reconditionnement ou autres tâches demandées, avec spécifications écrites et un contact d'approbation. |
A) Stockage et consolidation temporaires
Si les marchandises doivent attendre la livraison d'un autre fournisseur ou un départ programmé, demandez comment l'entrepôt suit chaque lot entrant et à partir de quel moment les frais de stockage sont facturés. Confirmez le montant minimum facturé, la période incluse et le coût d'une attente plus longue que prévu.
Un court séjour correspond à une durée, et non à une spécification de service. L'entrepôt doit néanmoins réceptionner les produits et effectuer la manutention requise pour votre envoi.
B) Accès pour inspection ou retouche
Si les marchandises doivent être contrôlées avant l'exportation, veuillez indiquer qui effectuera l'inspection et si l'entrepôt autorise ce type d'intervention sur place. Précisez le périmètre de l'inspection, les modalités d'accès et les instructions pour la mise en quarantaine ou le retour des unités non conformes. Confirmez les éventuels frais de manutention et de retouche avant la livraison.
C) Stockage continu des stocks
Pour les stocks nécessitant des réapprovisionnements réguliers, renseignez-vous sur les conditions de stockage, les rapports d'inventaire, les frais de récupération et l'accès à vos marchandises. Vérifiez comment les frais varient en fonction de l'espace réellement utilisé et de la durée de stockage. Il est important de dissocier le rapprochement des stocks courants de la décision initiale de choix de l'entrepôt.
D) Commandes individuelles des clients
Si l'entrepôt doit expédier les commandes clients, veuillez préciser ses capacités de préparation de commandes, d'emballage, de saisie des commandes et d'enlèvement des colis. La disponibilité du stockage à elle seule ne suffit pas à établir ces capacités. Veuillez utiliser la composition de vos commandes et vos instructions d'emballage habituelles lorsque vous demandez un exemple de réalisation.
2. Confirmer l'acceptation du produit et le travail inclus
Demandez une confirmation écrite de la conformité de vos marchandises, des quantités et des tâches demandées. Distinguez clairement les prestations incluses dans le devis des travaux optionnels nécessitant un devis et une autorisation. Utilisez les services proposés pour poser des questions précises concernant vos marchandises.
Exigences de préparation et d'emballage
Précisez si les marchandises sont expédiées à l'unité, au carton ou à la palette. Pour les commandes d'articles, fournissez un exemple de commande et les spécifications d'emballage, y compris les encarts, les étiquettes et les lots. Demandez comment l'entrepôt s'assure de pouvoir reproduire l'emballage requis avant l'expédition des marchandises.
Stockage et traitement des commandes
Listez la réception, le stockage, l'assemblage, le contrôle qualité, le reconditionnement et l'expédition comme des tâches distinctes. Indiquez qui approuve le travail et comment il sera facturé. Demandez au prestataire de signaler toute tâche qu'il n'effectue pas lui-même ou qu'il sous-traite à une autre entreprise.
Si vous avez besoin de commandes individuelles préparées, emballées et expédiées, consultez notre guide. choisir un centre de distribution en Chine et confirmer les services de niveau commande inclus dans chaque entrepôt.
Enregistrements d'identification et de réception des produits
Avant l'impression des étiquettes par les fournisseurs, vérifiez les références (SKU), les codes-barres, les identifiants de carton et de palette. Pour les cartons mixtes, demandez la répartition des références par carton dont l'entrepôt a besoin. Identifiez toute information relative aux lots ou à la date de péremption qui doit être traçable.
Demandez un exemple de reçu et de rapport d'inventaire. Vérifiez s'ils font la distinction entre les quantités prévues, reçues et en stock, et indiquez la personne responsable de la résolution des anomalies.
Consolidation et transfert direct
Pour les marchandises provenant de plusieurs fournisseurs, convenez des modalités de stockage et de regroupement en entrepôt ou de leur expédition après réception. Précisez le plan de départ et les opérations nécessaires entre l'arrivée et l'expédition.
Déterminez la procédure à suivre en cas de retard d'un fournisseur : retenir toutes les marchandises, livrer la partie disponible ou modifier l'horaire de départ. Identifiez les personnes habilitées à approuver cette décision et les éventuels frais supplémentaires de stockage ou de manutention. Une coordination détaillée doit figurer dans les instructions d'expédition.
Responsabilités en matière de transport et de collecte
Vérifiez si l'entrepôt réserve le transport ou prépare les marchandises pour le transporteur que vous avez désigné. Demandez qui fournit les instructions d'enlèvement, les documents d'expédition et le rapport de prise en charge, et qui enquête en cas d'enlèvement manqué.
Distinguez la date cible de disponibilité en entrepôt du délai de livraison estimé par le transporteur. Confirmez l'itinéraire et les conditions de livraison avant de communiquer une date de livraison au client.
Contrôles à la réception et inspection des produits
Définissez les points à vérifier par l'équipe de réception : état des cartons, quantités, dommages visibles, ou tout autre point précis. Le simple comptage des cartons ne suffit pas à établir la conformité d'un produit à ses exigences fonctionnelles ou techniques.
Si vous avez besoin d'une inspection produit, fournissez les critères d'acceptation et confirmez qui est qualifié et équipé pour la réaliser. Demandez le format du rapport et la procédure à suivre pour la mise en attente, la libération, le retour ou la remise en état des produits concernés. Ne présumez pas que l'inspection élimine tous les défauts et tous les retours.
3. Comparez l'emplacement, les frais et la capacité de réception
Comparez les offres des différents prestataires pour des produits, une durée de stockage et une opération d'expédition identiques. Demandez un devis écrit précisant sa validité, la devise, les unités, les exclusions et les hypothèses. Confirmez-le en cas de modification des détails de l'expédition.
Frais d'entreposage et de manutention
Demandez comment sont facturées les réceptions, comment le stockage est calculé, à partir de quand le décompte commence et si des frais minimums ou partiels s'appliquent. Dissociez les opérations de préparation de commandes, de reconditionnement, d'étiquetage, de palettisation, de manutention des expéditions et de transport national du tarif de stockage.
Demandez au prestataire de préciser si les tarifs indiqués incluent les taxes applicables et les frais de facturation. Comparez les prestations équivalentes : un tarif de stockage bas n’est pas significatif si les frais de manutention essentiels sont facturés séparément.
Capacité pour votre créneau de livraison
Communiquez à l'entrepôt la liste des cartons ou palettes attendus, les dates d'arrivée et toute demande particulière de déchargement. Demandez-lui de confirmer le rendez-vous de réception et sa capacité pour cette livraison. Précisez la procédure à suivre si le fournisseur arrive en avance, en retard ou avec une quantité de marchandises supérieure à celle déclarée.
Accès des fournisseurs et transport sortant
Comparez l'adresse de livraison réelle avec le point d'expédition de chaque fournisseur et l'enlèvement prévu. Demandez aux fournisseurs ou aux transporteurs de vous fournir un devis pour les trajets nationaux sur la même base. Tenez compte des contraintes liées à la prise de rendez-vous, à l'accès des véhicules et au déchargement.
| champ de comparaison | Candidat A | Candidat B | Preuves à demander |
|---|---|---|---|
| Mouvement du fournisseur à l'entrepôt | Enregistrer l'itinéraire et le devis | Enregistrer l'itinéraire et le devis | Adresses de prise en charge et de réception, type de véhicule, manutention incluse. |
| Conditions de réception | Enregistrement de la fenêtre convenue | Enregistrement de la fenêtre convenue | Processus de réservation, horaires de livraison, règles de déchargement, exemple d'étiquette de carton. |
| Entreposage et réception des marchandises | Portée acceptée de l'enregistrement | Portée acceptée de l'enregistrement | Acceptation écrite du produit, exigences de stockage, confirmation de capacité. |
| Frais d'entreposage et de manutention | Consignez les frais détaillés | Consignez les frais détaillés | Unités de facturation, minimums, début du stockage, exclusions et validité du devis. |
| Mouvement sortant | plan de collecte de documents | plan de collecte de documents | Point de collecte effectif, heure limite, frais de transfert et responsabilité de la remise. |
| Contrôle et exceptions | Enregistrer le contact responsable | Enregistrer le contact responsable | Procédures d'accès, rapport d'anomalie, modalités d'escalade et de réclamation. |
Adapter le lieu à l'itinéraire réservé
Vérifiez le point de prise en charge ou de transfert effectif pour le service de transport prévu. Pour le fret maritime, comparez le port ou le centre de groupage concerné ; pour les services aériens ou de colis, confirmez le lieu de prise en charge requis par le prestataire.
Analysez conjointement les étapes « fournisseur-entrepôt » et « entrepôt-expédition ». Un entrepôt situé à proximité d'un port peut néanmoins s'avérer peu pratique pour vos fournisseurs ou le service de transport maritime que vous envisagez d'utiliser.
conditions de sécurité et de stockage
Demandez des preuves concernant vos biens : contrôle d’accès, procédures d’accueil des visiteurs, conditions de stockage et procédure de signalement des dommages ou des déplacements non autorisés. Des photos ou une visite des lieux peuvent vous aider à vérifier les installations, mais ne constituent pas une garantie contre la perte.
Vérifiez la procédure de notification convenue, les justificatifs requis et la répartition des responsabilités en cas de pertes ou de dommages. Si une assurance est proposée, demandez-en le détail et les exclusions plutôt que de supposer que tout le stock est couvert.
4. Confirmez les instructions de livraison du fournisseur avant l'expédition.
Transmettez aux fournisseurs un seul jeu d'instructions de livraison approuvées. Obtenez l'accusé de réception de l'entrepôt avant que les marchandises ne quittent l'entrepôt du fournisseur, notamment lorsque plusieurs livraisons doivent correspondre à une seule commande ou expédition.
| Confirmer avant l'expédition | Que doit contenir l'instruction | Qui le confirme ? |
|---|---|---|
| Destination de réception | Adresse réelle de l'entrepôt, destinataire, numéro de téléphone, heures de livraison, référence du rendez-vous. | Contact de réception de l'entrepôt. |
| Identité de l'envoi | Fournisseur, référence d'expédition, identifiants des cartons, quantités SKU par carton, liste de colisage. | Fournisseur et vendeur ; l’entrepôt confirme le format requis. |
| Marchandises et manutention | Produits acceptés, dimensions, emballage, restrictions, vérifications demandées et toute retenue. | L'entrepôt et la personne autorisant les travaux. |
| Livraisons échelonnées | Lots prévus, règles d'attente ou de libération partielle, autorisation pour manutention ou stockage supplémentaire. | Vendeur et entrepôt. |
| Exceptions | Contact en cas d'écart, photos ou documents requis, responsable de la décision et instructions de diffusion. | Fournisseur, vendeur et entrepôt, chacun dans son rôle. |
Adresse de réception et réservation
Utilisez l'adresse de réception des marchandises fournie, qui peut différer de l'adresse du siège social du fournisseur. Communiquez-lui les coordonnées de l'entrepôt et les modalités de réservation. Demandez-lui de vous informer de tout changement d'heure d'arrivée avant le passage du camion.
Listes de colisage et travaux approuvés
Associez chaque référence de carton à la liste de colisage. Si un assemblage, un réétiquetage ou un reconditionnement est nécessaire, joignez les instructions approuvées et indiquez le fournisseur des matériaux. Demandez à l'entrepôt de signaler les instructions manquantes avant toute intervention facturable.
Décisions relatives aux blocages et aux divergences
Désignez la personne responsable de la gestion des marchandises incomplètes, endommagées, non identifiées ou refusées. Précisez les documents (réception et photos) nécessaires à l'enquête et indiquez si les marchandises non concernées peuvent être expédiées en attendant la résolution du problème.
De la réception à l'expédition de la commande client
Veuillez confirmer si les stocks acceptés seront expédiés en lot ou par commandes individuelles. Les instructions de livraison doivent préciser qui est habilité à autoriser la suite des opérations et quel mode d'expédition est applicable.
Pour connaître les étapes entre la livraison par le fournisseur et la récupération du colis, suivez les instructions. Flux de travail d'exécution des commandes dans les entrepôts en Chine et convenez des modalités de vérification avec votre fournisseur.
Retards des fournisseurs et changements de plans
Définissez une procédure à suivre si un fournisseur ne respecte pas la date de livraison prévue. Toute décision concernant l'attente, le fractionnement de la livraison ou le report de l'expédition doit être consignée par écrit, ainsi que les coûts supplémentaires approuvés. L'entrepôt doit recevoir des instructions claires concernant les marchandises déjà présentes sur place.
5. Vérifiez le fournisseur à l'origine de la proposition d'entrepôt
Utilisez les recommandations, les agents, les recherches en ligne ou les visites pour établir une liste restreinte. Vérifiez ensuite qui gère l'établissement, qui signe le contrat et qui effectue les travaux. Si une entreprise fait appel à un autre entrepôt, demandez comment les instructions et les exceptions seront transmises.
Présentation d'un transitaire
Demandez au transitaire s'il gère lui-même l'entrepôt ou s'il fait appel à un autre prestataire. Exigez l'adresse de livraison précise et les coordonnées d'un contact qui pourra confirmer la nature de vos marchandises et les modalités de manutention. Assurez-vous que les frais d'entreposage et de transport soient clairement indiqués dans la proposition.
Une liste restreinte en ligne
Comparez les installations et services mentionnés avec votre cahier des charges. Demandez les coordonnées de réception actuelles et une confirmation écrite avant de considérer une adresse web ou une liste de services comme suffisante. Vérifiez que la proposition identifie bien l'entreprise avec laquelle vous contracterez.
Présentation d'un agent de sourcing
Demandez si l'agent gère l'entrepôt, loue des espaces ou sous-traite le travail à un opérateur externe. Précisez qui conserve les reçus et les documents d'inventaire, approuve les paiements et intervient en cas de non-conformité de la livraison du fournisseur au bon de livraison.
Une visite ou une vérification à distance des installations
Vérifiez les zones concernées par vos marchandises : réception, stockage, emballage (le cas échéant) et enlèvement. Demandez au personnel de vous présenter un exemple de reçu et de registre des anomalies. Profitez de cette visite pour vérifier les détails de la proposition ; une simple observation ne suffit pas à confirmer toutes les affirmations relatives au fonctionnement.
Références et vérifications plus approfondies des prestataires
Demandez à une personne de référence des informations sur un produit et une tâche similaires, notamment sur la façon dont les différences ou les retards de livraison ont été gérés. Notez ce que vous avez vérifié et ce qui reste sans réponse.
Pour un examen plus approfondi des engagements de service, des prix, des conditions contractuelles et des modalités de sortie, veuillez consulter le Liste de contrôle pour l'évaluation des fournisseurs 3PL. Ce guide de l'entrepôt vous renseigne sur son emplacement, les marchandises acceptées et les conditions de livraison de votre envoi.
Discutez de vos besoins en matière d'entreposage avec Fulfillbot
Si vous envisagez d'utiliser Fulfillbot Services d'entreposage en Chine, Veuillez nous envoyer les spécifications de votre produit, la référence produit (SKU), le nombre de cartons, l'emplacement de vos fournisseurs, la date d'arrivée prévue, la période de stockage, le mode d'expédition et toute exigence particulière en matière de manutention.
Demandez à l'équipe de confirmer la réception du produit, l'adresse de livraison, les travaux inclus, les frais et le contact responsable des exceptions. Assurez-vous que ces détails soient validés avant de donner instruction aux fournisseurs d'expédier la commande.
FAQ sur le choix d'un entrepôt en Chine
Puis-je utiliser un entrepôt en Chine pour un court séjour ?
Demandez au prestataire d'accepter les dates et les tâches prévues, et de confirmer les frais minimaux de stockage, de réception et d'expédition. Renseignez-vous sur les conséquences d'un retard de départ. Une courte durée de stockage ne détermine pas à elle seule le choix de l'entrepôt ou du service logistique adapté.
Un entrepôt acceptera-t-il mon produit ?
Veuillez envoyer la description du produit, son emballage, ses dimensions, son poids et toute information pertinente concernant la batterie, les liquides, sa fragilité ou les conditions de stockage. Faites valider la marchandise et les travaux nécessaires avant l'expédition. Vérifiez séparément les exigences de transport auprès du transporteur.
L'entrepôt doit-il être situé près de mon fournisseur ou du port ?
Comparez les deux étapes de transport en tenant compte de l'emplacement des fournisseurs et de l'itinéraire de départ prévu. Prenez en compte la manutention, les délais de prise en charge et la durée de stockage prévue. Privilégiez un lieu adapté à l'ensemble de l'expédition plutôt que de vous baser uniquement sur la distance jusqu'à un port.
Plusieurs fournisseurs peuvent-ils livrer à des moments différents ?
Confirmez d'abord cet accord avec l'entrepôt. Attribuez à chaque livraison une référence et un bordereau de colisage, et convenez du délai d'attente autorisé. Précisez qui décide de retenir, fractionner ou reprogrammer l'expédition en cas de retard du fournisseur, et qui approuve les frais supplémentaires.
Que dois-je vérifier avant que les fournisseurs n'envoient la marchandise ?
Confirmez l'adresse et le rendez-vous de livraison, la réception du produit, l'étiquetage des cartons et le bon de livraison, les contrôles requis, le devis et la personne responsable du traitement des exceptions. Transmettez ces instructions approuvées au fournisseur et à l'entrepôt et obtenez un accusé de réception avant l'expédition.
Avant d'envoyer des marchandises à l'entrepôt
Avant d'expédier des marchandises, consignez ces cinq décisions :
- La tâche de stockage et d'expédition est claire.
- Le fournisseur a accepté la marchandise et précisé les travaux inclus.
- L'emplacement, la capacité et le détail des frais correspondent au plan d'expédition.
- Le fournisseur a accusé réception des instructions de livraison de l'entrepôt.
- La société exploitante et les contacts responsables des exceptions sont identifiés.
Réglez toutes les questions en suspens avant l'expédition. Une fois que l'entrepôt et les fournisseurs ont confirmé les instructions, conservez cette version avec les documents d'expédition afin de pouvoir retracer les modifications ultérieures.
