Para escolher um armazém na China, defina primeiro o que chegará, por quanto tempo ficará e como deverá ser retirado. Um local adequado para armazenamento de caixas fechadas pode exigir instruções e serviços diferentes para lidar com pedidos individuais de clientes.
Este guia aborda cinco decisões importantes a serem tomadas antes do envio de mercadorias pelos seus fornecedores: a finalidade do armazém, os produtos e serviços aceitos, a localização e os custos, as instruções de entrega e as evidências que sustentam a proposta do fornecedor.
Utilize as planilhas abaixo para comparar os candidatos para o seu envio. Elas são sugestões de perguntas para chegar a um acordo com o fornecedor, e não uma prova de que todos os armazéns oferecem os mesmos serviços. Após a seleção de um armazém na China, um fluxo de trabalho de logística separado abrange a liberação do estoque, o teste do pedido e a transferência para a transportadora.
1. Defina o que você precisa que o armazém na China faça.
Envie o mesmo briefing aos candidatos. Indique as quantidades em unidades claras: peças, caixas e paletes não são intercambiáveis. Se as mercadorias ou as datas ainda forem estimativas, marque-as como tal e pergunte quando a cotação precisa ser reconfirmada.
| Campo resumido | Informações a fornecer |
|---|---|
| Bens | Descrição do produto, número de SKUs, variantes, embalagem, dimensões da caixa e peso bruto; identificar baterias, líquidos, produtos frágeis ou necessidades especiais de armazenamento. |
| Fornecedores e entregas | Cidades ou endereços de coleta, número de caixas por fornecedor, datas previstas de chegada e se as entregas serão escalonadas. |
| Tarefa de armazenamento | Previsão de permanência das mercadorias, níveis prováveis de estoque, se as mercadorias aguardam consolidação e se haverá alguma retenção para inspeção antes da liberação. |
| Tarefa de saída | Envio de caixas fechadas ou paletes, pedidos individuais, pacotes, destinos e a transportadora ou método de coleta proposto. |
| Trabalho necessário | Contagem, inspeção, reetiquetagem, reembalagem ou outras tarefas solicitadas, com especificações por escrito e um contato para aprovação. |
A) Armazenamento temporário e consolidação
Caso as mercadorias precisem aguardar a entrega de outro fornecedor ou uma data de partida agendada, pergunte como o armazém rastreia cada lote recebido e qual é o valor inicial da taxa de armazenagem. Confirme a taxa mínima, qualquer período incluso e o custo de uma espera maior do que o planejado.
Uma estadia curta refere-se à duração, não à especificação do serviço. O armazém ainda precisa receber os produtos e realizar o manuseio necessário para sua remessa.
B) Acesso para inspeção ou retrabalho
Caso as mercadorias precisem ser verificadas antes da exportação, identifique quem as inspecionará e se o armazém permite esse trabalho no local. Forneça o escopo da inspeção, as medidas de acesso e as instruções para retenção ou devolução das unidades rejeitadas. Confirme quaisquer taxas de manuseio e retrabalho antes da entrega.
C) Armazenamento contínuo de estoque
Para estoques mantidos em ciclos de reposição repetidos, pergunte sobre as condições de armazenamento, relatórios de inventário, taxas de retirada e acesso às suas mercadorias. Confirme como as taxas variam de acordo com o espaço efetivamente utilizado e o tempo de armazenamento. Mantenha a conciliação de estoque de rotina separada da decisão inicial de seleção do armazém.
D) Pedidos individuais de clientes
Caso o armazém precise expedir pedidos de clientes, confirme o escopo de suas atividades de separação, embalagem, entrada de pedidos e coleta de encomendas. A disponibilidade de espaço para armazenamento, por si só, não garante essas capacidades. Ao solicitar um exemplo do trabalho, utilize a sua previsão de volume de pedidos e as instruções de embalagem.
2. Confirme a aceitação do produto e o trabalho incluído.
Solicite a aceitação por escrito dos seus produtos, quantidades e tarefas solicitadas. Separe o que está incluído no orçamento do trabalho opcional que precisa de preço e autorização. Utilize a lista de serviços para fazer perguntas específicas sobre os seus produtos.
Requisitos de separação e embalagem
Informe se as mercadorias são despachadas por unidade, caixa ou palete. Para pedidos com itens individuais, forneça um exemplo de pedido e especificação de embalagem, incluindo encartes, etiquetas e pacotes. Pergunte como o armazém confirma que consegue reproduzir a embalagem necessária antes da liberação das mercadorias.
Armazenamento e processamento de pedidos
Liste o recebimento, armazenamento, montagem, inspeção, reembalagem e expedição como tarefas separadas. Identifique quem aprova o trabalho e como ele será cobrado. Peça ao fornecedor que marque qualquer tarefa que ele não execute ou que terceirize para outra empresa.
Se você precisa que os pedidos individuais dos clientes sejam separados, embalados e enviados, consulte nosso guia para Escolher um centro de distribuição na China e confirme quais serviços de nível de pedido cada armazém inclui.
Registros de identificação e recebimento de produtos
Confirme os SKUs, códigos de barras, caixas e identificadores de paletes necessários antes que os fornecedores imprimam as etiquetas. Para caixas mistas, solicite a discriminação de SKUs entre as caixas, conforme necessário para o armazém. Identifique quaisquer informações de lote ou validade que devam permanecer rastreáveis.
Solicite um recibo e um relatório de estoque de amostra. Verifique se eles distinguem as quantidades esperadas, recebidas e armazenadas, e indique a pessoa responsável por resolver qualquer discrepância.
Consolidação e transferência direta
Para mercadorias de vários fornecedores, defina se o armazém irá armazená-las e consolidá-las ou transferi-las para uma movimentação de saída após o recebimento. Especifique o plano de partida e o trabalho necessário entre a chegada e a expedição.
Defina o que acontece quando um fornecedor atrasa: reter toda a mercadoria, liberar a parte já pronta ou alterar a data de partida. Pergunte quem pode aprovar essa decisão e quais custos adicionais de armazenagem ou manuseio podem ser aplicados. A coordenação detalhada deve constar nas instruções de embarque.
Responsabilidades de transporte e coleta
Confirme se o armazém agenda o transporte ou prepara as mercadorias para o seu fornecedor de transporte indicado. Pergunte quem fornece as instruções de coleta, os documentos de envio e o registro de entrega, e quem investiga uma coleta não realizada.
Mantenha a data de disponibilidade para coleta no armazém separada da estimativa de trânsito da transportadora. Confirme a rota e as condições relevantes antes de prometer uma data de entrega ao cliente.
Recebimento de cheques e inspeção de produtos
Definam em conjunto o que a equipe de recebimento deve verificar: condição da caixa, quantidade, danos visíveis ou outro escopo definido. A simples contagem de caixas não garante que um produto atenda aos seus requisitos funcionais ou de especificação.
Se precisar de inspeção de produto, forneça os critérios de aceitação e confirme quem está qualificado e equipado para realizá-la. Solicite o formato do relatório e as instruções para reter, liberar, devolver ou retrabalhar os produtos afetados. Não presuma que a inspeção elimina todos os defeitos ou devoluções.
3. Compare a localização, as tarifas e a capacidade de recebimento.
Compare as propostas utilizando os mesmos produtos, período de armazenamento e método de envio. Solicite um orçamento por escrito que demonstre sua validade, moeda, unidades, exclusões e premissas. Confirme o orçamento sempre que os detalhes do envio forem alterados.
Taxas de armazenamento e manuseio
Pergunte como é faturado o recebimento de mercadorias, como o armazenamento é medido, quando começa a contagem do prazo e se são aplicadas taxas mínimas ou parciais. Separe as atividades de separação, reembalagem, etiquetagem, paletização, movimentação de saída e transporte nacional da taxa de armazenamento.
Solicite ao fornecedor que informe se os preços cotados incluem os impostos aplicáveis e quaisquer custos de faturamento necessários. Compare o mesmo escopo de serviço; uma taxa de armazenamento baixa não lhe diz muito se o manuseio essencial for cobrado separadamente.
Capacidade para o seu período de entrega
Informe ao armazém a quantidade esperada de caixas ou paletes, as datas de chegada e quaisquer necessidades especiais de descarregamento. Solicite a confirmação do horário de recebimento e da capacidade para essa entrega. Esclareça o que acontece se o fornecedor chegar antes do previsto, com atraso ou com mais mercadorias do que o declarado.
Acesso dos fornecedores e ao transporte de saída
Compare o endereço de recebimento real com o ponto de despacho de cada fornecedor e a coleta de saída planejada. Solicite aos fornecedores ou transportadoras que cotem os trechos domésticos com base nos mesmos critérios. Inclua restrições de agendamento, acesso de veículos e descarregamento.
| Campo de comparação | Candidato A | Candidato B | Provas a solicitar |
|---|---|---|---|
| Movimentação do fornecedor para o armazém | Registre a rota e o orçamento. | Registre a rota e o orçamento. | Endereços de coleta e entrega, tipo de veículo, taxas de manuseio inclusas. |
| Condições de recebimento | Janela de gravação acordada | Janela de gravação acordada | Processo de reserva, horário de entrega, regras de descarregamento, exemplo de etiqueta da caixa. |
| Armazenamento e aceitação de mercadorias | Escopo de registro aceito | Escopo de registro aceito | Aceitação escrita do produto, requisitos de armazenamento, confirmação de capacidade. |
| Taxas de armazenamento e manuseio | Registre as despesas detalhadas. | Registre as despesas detalhadas. | Unidades de faturamento, mínimos, início do armazenamento, exclusões e validade da cotação. |
| Movimento de saída | Plano de coleta de registros | Plano de coleta de registros | Ponto de coleta efetivo, horário limite, taxas de transferência e responsabilidade pela entrega. |
| Controle e exceções | Registre o contato responsável. | Registre o contato responsável. | Procedimentos de acesso, relatório de discrepâncias, escalonamento e termos de reclamações. |
Ajuste a localização à rota reservada.
Verifique o ponto de coleta ou transferência exato para o serviço de transporte pretendido. Para frete marítimo, compare o porto ou centro de consolidação relevante; para serviços aéreos ou de encomendas, confirme o local de entrega exigido pelo fornecedor.
Analise em conjunto os trechos de transporte do fornecedor ao armazém e do armazém à partida. Um armazém próximo a um porto pode ainda ser inconveniente para seus fornecedores ou para o serviço de transporte marítimo que você pretende utilizar.
Condições de segurança e armazenamento
Solicite evidências relevantes para seus bens: controle de acesso, procedimentos para visitantes, condições de armazenamento e como danos ou movimentação não autorizada são relatados. Fotos ou uma visita ao local podem ajudar a verificar as instalações, mas não garantem a ausência de perdas.
Confirme o processo de notificação acordado, as provas necessárias e a responsabilidade por perdas ou danos. Se for oferecido seguro, solicite a sua abrangência e exclusões, em vez de presumir que todo o inventário está coberto.
4. Confirme as instruções de entrega do fornecedor antes do envio.
Envie aos fornecedores um conjunto aprovado de instruções de entrega. Obtenha a confirmação do armazém antes que as mercadorias saiam do fornecedor, especialmente quando várias entregas precisam ser conciliadas para uma única compra ou remessa de saída.
| Confirme antes do envio. | O que a instrução deve conter | Quem confirma isso? |
|---|---|---|
| Destino de recebimento | Endereço real do armazém, destinatário, número de contato, horário de entrega, referência de agendamento. | Contato de recebimento do armazém. |
| Identificação da remessa | Fornecedor, referência de remessa, IDs das caixas, quantidades de SKU por caixa, lista de embalagem. | Fornecedor e vendedor; o armazém confirma o formato exigido. |
| Mercadorias e manuseio | Produtos aceitos, dimensões, embalagens, restrições, verificações solicitadas e eventuais retenções. | Armazém e a pessoa que autoriza o trabalho. |
| Entregas escalonadas | Lotes previstos, regras de espera ou liberação parcial, aprovação para manuseio ou armazenamento adicionais. | Vendedor e armazém. |
| Exceções | Em caso de discrepância, entre em contato, informe as fotos ou registros necessários, quem tomou a decisão e as instruções para liberação. | Fornecedor, vendedor e armazém dentro de suas funções acordadas. |
Endereço de entrega e reserva
Utilize o endereço fornecido para o recebimento da mercadoria, que pode ser diferente do endereço do escritório do fornecedor. Informe ao fornecedor os dados de contato do armazém e as instruções para a reserva. Solicite ao fornecedor que comunique qualquer alteração no horário de chegada antes da chegada do caminhão ao local.
Listas de embalagem e trabalhos aprovados
Compare cada referência de caixa com a lista de embalagem. Se for necessário montar, reetiquetar ou reembalar, anexe as instruções aprovadas e confirme quem fornece os materiais. Solicite ao armazém que sinalize a falta de instruções antes de iniciar qualquer trabalho que possa ser cobrado.
Decisões sobre retenções e discrepâncias
Indique o contato que pode decidir o que fazer com mercadorias faltantes, danificadas, não identificadas ou rejeitadas. Defina quais são os comprovantes de recebimento e as fotos necessárias para a investigação, e se as quantidades não afetadas podem prosseguir enquanto a exceção é resolvida.
Desde o recebimento até o envio do pedido ao cliente
Confirme se o estoque aceito será enviado em lote ou em pedidos individuais de clientes. As instruções de entrega devem identificar quem pode autorizar a próxima etapa e qual modalidade de envio se aplica.
Para as etapas entre a entrega do fornecedor e a coleta da encomenda, siga as instruções. Fluxo de trabalho de logística de armazém na China e combinar os cheques de liberação com seu fornecedor.
Atrasos de fornecedores e mudanças de planos.
Definam um ponto de decisão caso um fornecedor não chegue na data prevista. Registrem por escrito qualquer opção de aguardar, dividir a remessa ou alterar a data de partida, juntamente com os custos adicionais aprovados. O armazém deve receber instruções claras sobre as mercadorias já em suas instalações.
5. Verifique o fornecedor por trás da proposta de armazenagem.
Use indicações, agentes, pesquisas online ou visitas para criar uma lista restrita. Em seguida, confirme quem opera as instalações, quem assina o contrato e quem executa o trabalho. Se uma empresa terceiriza os serviços por meio de outro depósito, pergunte como as instruções e exceções serão comunicadas entre eles.
Introdução a um agente de carga
Pergunte ao transportador se ele opera o armazém ou se utiliza um fornecedor externo. Solicite o endereço de recebimento e um contato que possa confirmar suas mercadorias e requisitos de manuseio. Certifique-se de que as taxas de armazenagem e transporte estejam discriminadas na proposta.
Uma lista online
Compare as instalações e os serviços listados com as suas necessidades. Solicite os dados de recebimento atualizados e uma aceitação por escrito antes de considerar um endereço de website ou uma lista de serviços como suficientes. Verifique se a proposta identifica a empresa com a qual você irá contratar.
Introdução ao agente de recrutamento
Pergunte se o agente administra o armazém, aluga espaço ou contrata serviços com um operador separado. Esclareça quem ficará responsável pelos registros de recebimento e estoque, aprovará os serviços pagos e tomará as providências necessárias caso a entrega do fornecedor não corresponda à lista de embalagem.
Uma visita ou verificação remota das instalações.
Verifique as áreas relevantes para seus produtos: recebimento, armazenamento, embalagem (se necessário) e coleta de saída. Peça à equipe para analisar um recibo de amostra e um registro de discrepâncias. Aproveite a visita para testar os detalhes da proposta; a aparência por si só não confirma todas as alegações operacionais.
Referências e verificações mais abrangentes do fornecedor
Consulte uma referência sobre um produto e tarefa comparáveis, incluindo como as diferenças ou atrasos no recebimento foram tratados. Mantenha um registro do que você verificou e do que ainda precisa ser esclarecido.
Para uma análise mais abrangente dos compromissos de serviço, preços, termos contratuais e condições de rescisão, utilize o Lista de verificação para avaliação de fornecedores de logística terceirizada (3PL). Este guia de armazém centra-se na localização, nos tipos de mercadorias aceites e nas condições de entrega da sua remessa.
Discuta suas necessidades de armazenamento com a Fulfillbot.
Se você está considerando o Fulfillbot Serviços de armazenagem na China, Envie as especificações do produto, SKU e quantidade de caixas, localização dos fornecedores, previsão de chegada e período de armazenamento, método de envio e quaisquer necessidades especiais de manuseio.
Peça à equipe para confirmar o recebimento do produto, o endereço de entrega, os serviços incluídos, os custos e o contato responsável por eventuais exceções. Certifique-se de que esses detalhes estejam acertados antes de instruir os fornecedores a enviar o produto.
Perguntas frequentes sobre como escolher um armazém na China
Posso usar um armazém na China para uma estadia curta?
Solicite ao fornecedor que aceite as datas e tarefas pretendidas e confirme as taxas mínimas de armazenamento, recebimento e expedição. Verifique o que acontece em caso de atraso na saída. Um curto período de armazenamento, por si só, não determina qual armazém ou serviço de logística você precisa.
Será que um armazém aceitará meu produto?
Envie a descrição do produto, a embalagem, as dimensões, o peso e quaisquer informações relevantes sobre bateria, líquidos, fragilidade ou armazenamento. Obtenha a aprovação dos produtos e dos serviços necessários antes do envio. Verifique os requisitos de transporte de saída separadamente com a transportadora.
O armazém deve ficar perto do meu fornecedor ou do porto?
Compare os dois trechos de transporte usando a localização dos fornecedores e a rota de saída planejada. Inclua informações sobre manuseio, limites de agendamento e o período de armazenamento previsto. Escolha uma localização que seja adequada para toda a remessa, em vez de se basear apenas na distância até um porto específico.
Vários fornecedores podem entregar em horários diferentes?
Confirme esse acordo com o armazém primeiro. Forneça a cada entrega uma referência e uma lista de embalagem e combine um prazo máximo de espera para as mercadorias. Especifique quem decide se a remessa de saída deve ser retida, dividida ou reprogramada em caso de atraso do fornecedor, incluindo a aprovação de eventuais custos adicionais.
O que devo confirmar antes que os fornecedores enviem as mercadorias?
Confirme o endereço de recebimento e o horário agendado, a aceitação do produto, as etiquetas das caixas e a lista de embalagem, as verificações necessárias, os custos cotados e a pessoa responsável por resolver eventuais problemas. Envie as mesmas instruções aprovadas ao fornecedor e ao armazém e obtenha a confirmação antes do envio.
Antes de enviar as mercadorias para o armazém
Antes de enviar as mercadorias, registre estas cinco decisões:
- A tarefa de armazenamento e envio de dados é clara.
- O fornecedor aceitou a mercadoria e especificou o trabalho a ser realizado.
- A localização, a capacidade e os custos discriminados estão de acordo com o plano de envio.
- O fornecedor confirmou o recebimento das instruções de entrega do armazém.
- A empresa operadora e os contatos responsáveis por exceções são identificados.
Resolva quaisquer dúvidas antes do envio. Assim que o armazém e os fornecedores confirmarem as instruções, guarde essa versão junto com os registros de envio para que alterações posteriores possam ser rastreadas.
