Para elegir un almacén en China, primero hay que definir qué llegará, cuánto tiempo permanecerá allí y cómo debe salir. Un lugar adecuado para el almacenamiento de cajas completas puede requerir instrucciones y servicios diferentes para gestionar los pedidos de cada cliente.
Esta guía abarca cinco decisiones que debe tomar antes de que sus proveedores envíen la mercancía: la finalidad del almacén, los productos y servicios aceptados, la ubicación y los costes, las instrucciones de entrega y las pruebas que respaldan la propuesta del proveedor.
Utilice las hojas de cálculo a continuación para comparar las opciones disponibles para su envío. Estas preguntas le ayudarán a llegar a un acuerdo con el proveedor, no garantizan que todos los almacenes ofrezcan los mismos servicios. Una vez seleccionado un almacén en China, un flujo de trabajo de cumplimiento independiente abarca la liberación de existencias, las pruebas de pedidos y la entrega al transportista.
1. Define qué necesitas que haga el almacén de China.
Envíe a los candidatos el mismo briefing. Indique las cantidades en unidades claras: piezas, cajas y palés no son intercambiables. Si los productos o las fechas aún son estimados, márquelos como tales y pregunte cuándo se debe reconfirmar el presupuesto.
| Campo breve | Información para proporcionar |
|---|---|
| Bienes | Descripción del producto, número de referencias (SKU), variantes, embalaje, dimensiones de la caja y peso bruto; identificación de baterías, líquidos, productos frágiles o necesidades especiales de almacenamiento. |
| Proveedores y entregas | Ciudades o direcciones de recogida, cantidad de cajas por proveedor, fechas de llegada previstas y si las entregas se realizarán de forma escalonada. |
| Tarea de almacenamiento | Estancia prevista, niveles de existencias probables, si las mercancías esperan a ser consolidadas y cualquier retención para inspección antes de su liberación. |
| Tarea de salida | Envío de cajas completas o palés, pedidos individuales, paquetes, destinos y el proveedor de envío o método de recogida propuesto. |
| Trabajo requerido | Conteo, inspección, reetiquetado, reempaquetado u otras tareas solicitadas, con especificaciones por escrito y un contacto para su aprobación. |
A) Almacenamiento temporal y consolidación
Si la mercancía debe esperar la entrega de otro proveedor o una salida programada, pregunte cómo el almacén realiza el seguimiento de cada lote entrante y a partir de qué fecha se aplica el cargo por almacenamiento. Confirme el cargo mínimo, cualquier período incluido y el costo de una espera mayor a la prevista.
Una estancia corta es una duración, no una especificación del servicio. El almacén aún debe recibir los productos y realizar la manipulación que requiere su envío.
B) Acceso para inspección o retrabajo
Si es necesario revisar la mercancía antes de la exportación, indique quién la inspeccionará y si el almacén permite realizar dicha inspección en sus instalaciones. Proporcione el alcance de la inspección, las condiciones de acceso y las instrucciones para la retención o devolución de las unidades rechazadas. Confirme los gastos de manipulación y reprocesamiento antes de la entrega.
C) Almacenamiento continuo de inventario
Para existencias que se almacenan durante ciclos de reposición repetidos, pregunte sobre las condiciones de almacenamiento, los informes de inventario, los cargos por recuperación y el acceso a sus productos. Confirme cómo varían las tarifas según el espacio utilizado y el tiempo de almacenamiento. Mantenga la conciliación de existencias rutinaria separada de la decisión inicial de selección del almacén.
D) Pedidos individuales de clientes
Si el almacén debe gestionar los envíos de los clientes, confirme su capacidad de preparación, embalaje, introducción de pedidos y recogida de paquetes. La disponibilidad de espacio de almacenamiento por sí sola no garantiza dichas capacidades. Al solicitar un ejemplo del trabajo, utilice la combinación de pedidos prevista y las instrucciones de embalaje.
2. Confirmar la aceptación del producto y el trabajo incluido.
Solicite la confirmación por escrito de sus productos, cantidades y tareas solicitadas. Distinga entre lo que incluye el presupuesto y los trabajos opcionales que requieren precio y autorización. Utilice los servicios indicados para hacer preguntas específicas sobre sus productos.
Requisitos de selección y embalaje
Indique si la mercancía se envía por unidad, caja o palé. Para pedidos a nivel de artículo, proporcione un ejemplo de pedido y especificaciones de embalaje, incluyendo folletos, etiquetas y paquetes. Pregunte cómo el almacén confirma que puede reproducir el embalaje requerido antes de la entrega de la mercancía.
Almacenamiento y gestión de pedidos
Enumere la recepción, el almacenamiento, el montaje, la inspección, el reempaquetado y el envío como tareas independientes. Identifique quién aprueba el trabajo y cómo se facturará. Solicite al proveedor que marque cualquier tarea que no realice o que gestione a través de otra empresa.
Si necesita que se preparen, empaqueten y envíen pedidos individuales de clientes, consulte nuestra guía para Elegir un centro de distribución en China y confirmar qué servicios a nivel de pedido incluye cada almacén.
Registros de identificación y recepción de productos
Confirme los identificadores de SKU, código de barras, caja y palé necesarios antes de que los proveedores impriman las etiquetas. Para cajas mixtas, solicite el desglose de cajas por SKU que necesita el almacén. Identifique cualquier información de lote o fecha de caducidad que deba permanecer rastreable.
Solicite un recibo de muestra y un informe de inventario. Compruebe si distinguen las cantidades previstas, recibidas y en existencia, e indique quién se encargará de resolver cualquier discrepancia.
Consolidación y transferencia directa
Para mercancías de varios proveedores, se debe acordar si el almacén las almacenará y combinará o si, tras su recepción, las transferirá a un envío de salida. Se debe especificar el plan de salida y el trabajo necesario entre la llegada y el despacho.
Decida qué sucede si un proveedor se retrasa: retener toda la mercancía, liberar la parte lista o modificar la fecha de salida. Pregunte quién puede aprobar esa decisión y qué cargos adicionales por almacenamiento o manipulación podrían aplicarse. La coordinación detallada debe incluirse en las instrucciones de envío.
Responsabilidades de transporte y recogida
Confirme si el almacén gestiona el transporte o prepara la mercancía para el transportista que haya designado. Pregunte quién proporciona las instrucciones de recogida, los documentos de envío y el registro de entrega, y quién investiga una recogida no realizada.
Mantenga separada la fecha de recogida prevista en el almacén de la estimación de tiempo de tránsito del transportista. Confirme la ruta y las condiciones pertinentes antes de comprometer una fecha de entrega con el cliente.
Recepción de cheques e inspección de productos
Acuerden qué revisará el equipo de recepción: estado de las cajas, cantidades, daños visibles u otro aspecto definido. El simple recuento de cajas no garantiza que un producto cumpla con sus requisitos funcionales o de especificación.
Si necesita inspeccionar el producto, proporcione los criterios de aceptación y confirme quién está cualificado y equipado para hacerlo. Solicite el formato del informe y las instrucciones para retener, liberar, devolver o reprocesar los productos afectados. No dé por sentado que la inspección elimina todos los defectos o devoluciones.
3. Comparar la ubicación, los cargos y la capacidad de recepción.
Compare las ofertas de diferentes proveedores utilizando los mismos productos, periodo de almacenamiento y tarea de envío. Solicite un presupuesto por escrito que indique su validez, moneda, unidades, exclusiones y supuestos. Reconfírmelo cuando cambien los detalles del envío.
Gastos de almacenamiento y manipulación
Pregunte cómo se factura la recepción de mercancías, cómo se mide el almacenamiento, cuándo comienza el plazo y si se aplican cargos mínimos o por períodos parciales. Separe la preparación de pedidos, el reempaquetado, el etiquetado, el manejo de palés, la manipulación de salida y el transporte nacional de la tarifa de almacenamiento.
Solicita al proveedor que indique si los precios cotizados incluyen los impuestos aplicables y los costos de facturación necesarios. Compara el mismo alcance de servicio; una tarifa de almacenamiento baja no te servirá de mucho si la manipulación esencial se cobra por separado.
Capacidad para su período de entrega
Indique al almacén la cantidad prevista de cajas o palés, las fechas de llegada y cualquier necesidad especial de descarga. Solicite que confirme la cita de recepción y la capacidad para dicha entrega. Aclare qué sucede si el proveedor llega antes de tiempo, tarde o con más mercancía de la declarada.
Acceso desde los proveedores y al transporte de salida
Compare la dirección de recepción real con el punto de despacho de cada proveedor y la recogida prevista. Solicite a los proveedores o transportistas que coticen los tramos nacionales sobre la misma base. Incluya las restricciones de cita, acceso de vehículos y descarga.
| Campo de comparación | Candidato A | Candidato B | Evidencia a solicitar |
|---|---|---|---|
| Movimiento del proveedor al almacén | Ruta de registro y cotización | Ruta de registro y cotización | Direcciones de recogida y recepción, tipo de vehículo, gastos de gestión incluidos. |
| Condiciones de recepción | Ventana de registro acordada | Ventana de registro acordada | Proceso de reserva, horarios de entrega, normas de descarga, muestra de etiqueta de cartón. |
| Almacenamiento y aceptación de mercancías | Alcance aceptado del registro | Alcance aceptado del registro | Aceptación escrita del producto, requisitos de almacenamiento, confirmación de capacidad. |
| Gastos de almacenamiento y manipulación | Registrar cargos detallados | Registrar cargos detallados | Unidades de facturación, mínimos, inicio del almacenamiento, exclusiones y validez del presupuesto. |
| movimiento de salida | Plan de recopilación de registros | Plan de recopilación de registros | Punto de recogida real, fecha límite, gastos de transferencia y responsabilidad de la entrega. |
| Control y excepciones | Registrar el contacto responsable | Registrar el contacto responsable | Procedimientos de acceso, informe de discrepancias, escalamiento y condiciones de reclamación. |
Adapta la ubicación a la ruta reservada.
Verifique el punto de recogida o transferencia real para el servicio de transporte previsto. Para el transporte marítimo, compare el puerto o centro de consolidación correspondiente; para los servicios aéreos o de paquetería, confirme el lugar de entrega requerido por el proveedor.
Analice conjuntamente los tramos de la ruta proveedor-almacén y almacén-salida. Un almacén cercano a un puerto puede resultar inconveniente para sus proveedores o para el servicio de transporte marítimo que piensa utilizar.
Condiciones de seguridad y almacenamiento
Solicite pruebas relevantes para sus bienes: control de acceso, procedimientos para visitantes, condiciones de almacenamiento y cómo se reportan los daños o movimientos no autorizados. Las fotos o una visita al lugar pueden ayudarle a verificar las instalaciones, pero no constituyen una garantía contra pérdidas.
Confirme el proceso de notificación acordado, la documentación requerida y la responsabilidad por pérdidas o daños. Si se ofrece un seguro, solicite información sobre su alcance y exclusiones, en lugar de asumir que todo el inventario está cubierto.
4. Confirme las instrucciones de entrega del proveedor antes del envío.
Envíe a los proveedores un único conjunto de instrucciones de entrega aprobadas. Obtenga la confirmación del almacén antes de que la mercancía salga de las instalaciones del proveedor, especialmente cuando se deban vincular varias entregas a una misma compra o envío.
| Confirmar antes del envío | Lo que debe contener la instrucción | ¿Quién lo confirma? |
|---|---|---|
| Destino receptor | Dirección real del almacén, destinatario, número de contacto, horario de entrega, referencia de la cita. | Persona de contacto para la recepción en el almacén. |
| Identidad del envío | Proveedor, referencia de envío, identificadores de cajas, cantidades de SKU por caja, lista de empaque. | Proveedor y vendedor; el almacén confirma el formato requerido. |
| Mercancías y manipulación | Productos aceptados, dimensiones, embalaje, restricciones, controles solicitados y cualquier retención. | El almacén y la persona que autoriza el trabajo. |
| Entregas escalonadas | Lotes previstos, normas de espera o liberación parcial, aprobación para manipulación o almacenamiento adicionales. | Vendedor y almacén. |
| Excepciones | Contacto en caso de discrepancia, fotos o registros requeridos, propietario de la decisión e instrucciones de liberación. | Proveedor, vendedor y almacén dentro de sus funciones acordadas. |
Dirección de recepción y reserva
Utilice la dirección facilitada para la recepción de mercancías, que puede ser diferente de la dirección de la oficina del proveedor. Facilite al proveedor la información de contacto del almacén y los requisitos de reserva. Solicite al proveedor que le notifique cualquier cambio en la hora de llegada antes de que el camión llegue al lugar.
Listas de empaque y trabajos aprobados
Asocie cada referencia de caja con la lista de empaque. Si se requiere ensamblaje, reetiquetado o reempaquetado, adjunte las instrucciones aprobadas y confirme quién suministra los materiales. Solicite al almacén que identifique las instrucciones faltantes antes de iniciar cualquier trabajo facturable.
Retenciones y decisiones sobre discrepancias
Designa a la persona de contacto que decidirá qué sucede con los productos faltantes, dañados, no identificados o rechazados. Acuerda el recibo y las fotos necesarias para la investigación, y si las cantidades no afectadas pueden seguir procesándose mientras se resuelve la incidencia.
Desde la recepción hasta el envío del pedido al cliente.
Confirme si el stock aceptado se enviará a granel o como pedidos individuales de los clientes. Las instrucciones de entrega deben indicar quién puede autorizar la siguiente etapa y qué modalidad de envío se aplica.
Para conocer los pasos entre la entrega del proveedor y la recogida del paquete, siga las siguientes instrucciones. flujo de trabajo de cumplimiento de pedidos en almacenes de China y acordar con su proveedor las comprobaciones de liberación.
Retrasos en los proveedores y cambios en los planes.
Establezcan un punto de decisión en caso de que un proveedor no llegue a tiempo. Dejen constancia por escrito de cualquier opción para esperar, dividir el envío o modificar la fecha de salida, junto con los costos adicionales aprobados. El almacén debe recibir instrucciones claras sobre la mercancía que ya se encuentra en sus instalaciones.
5. Verifique el proveedor que respalda la propuesta de almacén.
Utilice referencias, agentes, búsquedas en línea o visitas para elaborar una lista reducida de proveedores. Luego, confirme quién opera las instalaciones, quién firma el contrato y quién realiza el trabajo. Si una empresa gestiona los servicios a través de otro almacén, pregunte cómo se gestionarán las instrucciones y las excepciones entre ellos.
Introducción a un agente de transporte de mercancías
Pregunte al transportista si gestiona el almacén o si utiliza un proveedor externo. Solicite la dirección de recepción y un contacto que pueda confirmar sus mercancías y los requisitos de manipulación. Asegúrese de que los gastos de almacenamiento y transporte queden claramente indicados en la propuesta.
Una lista de preseleccionados en línea
Compare las instalaciones y servicios ofrecidos con sus requisitos. Solicite los datos de recepción actualizados y una confirmación por escrito antes de considerar suficiente una dirección web o una lista de servicios. Verifique que la propuesta identifique a la empresa con la que contratará.
Introducción a un agente de abastecimiento
Pregunte si el agente administra el almacén, alquila espacio o contrata a un operador externo. Aclare quién se encargará de los registros de recepción e inventario, aprobará los trabajos pagados y responderá si la entrega del proveedor no coincide con la lista de empaque.
Una visita o una verificación remota de las instalaciones
Verifique las áreas relevantes para sus productos: recepción, almacenamiento, embalaje (si es necesario) y recogida de mercancías. Pida al personal que le muestre un ejemplo de recibo y registro de discrepancias. Aproveche la visita para comprobar los detalles de la propuesta; la apariencia por sí sola no confirma todas las afirmaciones operativas.
Referencias y verificaciones más exhaustivas del proveedor.
Solicita referencias sobre un producto y una tarea similares, incluyendo cómo se gestionaron las diferencias o los retrasos en la entrega. Mantén un registro de lo que verificaste y de lo que quedó sin respuesta.
Para una revisión más amplia de los compromisos de servicio, precios, términos contractuales y acuerdos de salida, utilice la Lista de verificación para la evaluación de proveedores de logística de terceros (3PL). Esta guía de almacén se centra en la ubicación, los productos aceptados y las condiciones de entrega para su envío.
Analice sus necesidades de almacén con Fulfillbot.
Si está considerando Fulfillbot Servicios de almacenamiento en China, Envíe las especificaciones de su producto, el número de referencia (SKU) y la cantidad de cajas, la ubicación de los proveedores, el plazo de llegada y almacenamiento previsto, el método de envío y cualquier necesidad especial de manipulación.
Solicite al equipo que confirme la aceptación del producto, la dirección de recepción, los trabajos incluidos, los cargos y la persona de contacto responsable de las incidencias. Asegúrese de que estos detalles estén acordados antes de dar instrucciones a los proveedores para el envío.
Preguntas frecuentes sobre la elección de un almacén en China
¿Puedo utilizar un almacén en China para una estancia corta?
Solicite al proveedor que acepte las fechas y tareas previstas, y confirme los cargos mínimos de almacenamiento, recepción y envío. Verifique qué sucede si la salida se retrasa. Un período de almacenamiento corto no determina por sí solo qué servicio de almacén o logística necesita.
¿Aceptará el almacén mi producto?
Envíe la descripción del producto, el embalaje, las dimensiones, el peso y cualquier información relevante sobre baterías, líquidos, fragilidad o almacenamiento. Obtenga la aprobación de la mercancía y del trabajo requerido antes del envío. Consulte por separado los requisitos de transporte con la empresa de transporte.
¿Debería estar el almacén cerca de mi proveedor o del puerto?
Compare ambas rutas de transporte utilizando las ubicaciones de los proveedores y la ruta de salida prevista. Incluya la manipulación, los límites de citas y el período de almacenamiento planificado. Elija una ubicación que funcione para todo el envío en lugar de basarse únicamente en la distancia a un puerto.
¿Pueden varios proveedores realizar entregas en diferentes momentos?
Confirme primero este acuerdo con el almacén. Asigne a cada entrega una referencia y una lista de empaque, y acuerde cuánto tiempo pueden esperar las mercancías. Especifique quién decide si se retiene, se divide o se reprograma el envío si un proveedor se retrasa, incluyendo la aprobación de los cargos adicionales.
¿Qué debo confirmar antes de que los proveedores envíen la mercancía?
Confirme la dirección de recepción y la cita, la aceptación del producto, las etiquetas de las cajas y la lista de empaque, las verificaciones requeridas, los precios cotizados y la persona responsable de resolver cualquier incidencia. Envíe las mismas instrucciones aprobadas al proveedor y al almacén y obtenga una confirmación antes del envío.
Antes de enviar la mercancía al almacén
Antes de enviar la mercancía, registre estas cinco decisiones:
- La tarea de almacenamiento y envío es clara.
- El proveedor ha aceptado la mercancía y ha especificado el trabajo incluido.
- La ubicación, la capacidad y el desglose de los cargos se ajustan al plan de envío.
- El proveedor ha confirmado la recepción de las instrucciones de entrega del almacén.
- Se identifica la empresa operadora y los contactos responsables de las excepciones.
Resuelva cualquier duda antes del envío. Una vez que el almacén y los proveedores hayan confirmado las instrucciones, conserve esa versión junto con los registros de envío para poder rastrear cualquier cambio posterior.
