A Nota de recebimento de mercadorias (GRN) Registra o que uma empresa efetivamente recebe de um fornecedor: quais itens chegaram, em que quantidades, quando e em que condições. Conecta a entrega física ao pedido de compra e fornece às equipes de estoque, compras e finanças um registro de recebimento compartilhado.
Comece separando as mercadorias recebidas das mercadorias aceitas. Uma caixa pode chegar ao seu armazém enquanto seu conteúdo ainda está em inspeção. Registrar tudo como estoque disponível pode criar um segundo problema antes que o primeiro seja resolvido: sua loja vende unidades que ninguém liberou para envio.
Este guia explica o documento, demonstra uma entrega parcial e fornece um modelo em branco que você pode adaptar ao seu processo de recebimento.
Para que serve uma nota de recebimento de mercadorias?
Uma GRN responde a uma questão prática: O que a equipe receptora pode confirmar sobre esta entrega? Deve identificar o pedido correspondente, registrar as contagens reais e tornar as discrepâncias visíveis para as pessoas responsáveis pelo estoque e pelas faturas dos fornecedores. Tipalti descreve o papel do GRN (Registro de Recebimento de Mercadorias) na vinculação dos registros de recebimento com os processos de compras e contas a pagar. Visão geral da GRN da Tipalti.
A terminologia varia. Algumas empresas chamam um documento de entrega assinado de GRN (Registro de Recebimento de Mercadorias); outras criam um recibo de mercadorias separado em seu sistema de estoque. Aqui, "GRN" significa o registro de recebimento do comprador, seja um formulário, planilha ou transação do sistema. O importante é que ele reflita um recebimento verificado, em vez de simplesmente repetir a quantidade de remessa declarada pelo fornecedor.
Um GRN (Nota de Recebimento de Mercadorias) auxilia nas atualizações de estoque e na verificação de faturas. Ele não confirma, por si só, que todos os itens passaram pela inspeção ou que uma fatura foi aprovada para pagamento.
GRN versus pedido de compra, nota de entrega e fatura
Esses documentos se referem à mesma transação, mas respondem a perguntas diferentes.
| Documento | Geralmente preparado por | Pergunta principal |
|---|---|---|
| Ordem de compra (OC) | Comprador | O que combinamos de comprar? |
| Nota de entrega ou lista de embalagem | Fornecedor ou remetente | O que o remetente diz que contém esta entrega? |
| Nota de recebimento de mercadorias | Recebimento de negócios, de acordo com o fluxo de trabalho utilizado aqui. | O que recebemos de fato? |
| Fatura do fornecedor | Fornecedor | Qual o valor da fatura? |
Por exemplo, uma lista de embalagem pode mostrar dez caixas. Isso não estabelece o número de unidades individuais dentro delas. Se o pedido de compra usa "cada" e o armazém registra "caixas", registre o tamanho da embalagem e a conversão explicitamente. Dez caixas com doze unidades e dez caixas com dez unidades geram registros de recebimento diferentes.
Guarde o documento do fornecedor como prova. Não substitua a contagem do armazém pelo seu total apenas para que a documentação coincida.
O que deve incluir um comprovante de recebimento de mercadorias?
Forneça detalhes suficientes para que outra pessoa possa confirmar a entrega sem precisar reconstruir o evento a partir das mensagens. A seguir, apresentamos um conjunto de campos operacionais sugerido; não se trata de um formulário legal específico de alguma jurisdição.
| Grupo de campo | Campos sugeridos | Por que eles ajudam |
|---|---|---|
| Identificação do recibo | Número GRN único, data e hora de recebimento, armazém | Distingue entregas separadas |
| Fornecedor e pedido | Nome do fornecedor, número e item do pedido de compra, referência da nota de entrega. | Vincula o recibo à compra correta. |
| Identificação do item | Código SKU interno, descrição, unidade de medida | Evita confusão entre variantes e tamanhos de embalagem. |
| Quantidades | Quantidade de pedidos de compra, esperada nesta entrega, recebida nesta entrega. | Separa o saldo do pedido da falta de envio. |
| Status da inspeção | Aceito, em espera, rejeitado; motivo e data de revisão | Mantém a presença física separada do status de liberação. |
| Rastreabilidade | Lote, número de série, data de validade (quando aplicável). | Auxilia na identificação posterior. |
| Evidências e propriedade | Fotos ou referência de discrepância, destinatário, revisor, responsável pelo acompanhamento | Torna as exceções acionáveis. |
Dê rótulos claros às quantidades. Um campo chamado "quantidade recebida" fica ambíguo se uma pessoa inserir o recebimento de hoje e outra inserir o valor acumulado recebido referente ao pedido de compra completo.
Nos casos em que a inspeção estiver incompleta, registre a retenção. Não utilize "rejeitado" como rótulo temporário para mercadorias que ninguém verificou. Por outro lado, não considere um item visivelmente danificado como aceito simplesmente por estar fisicamente dentro do prédio.
Exemplo prático de GRN: 100 pedidos, 96 recebidos
Suponha que um varejista encomende 100 unidades de um determinado produto. A nota de entrega do fornecedor indica que todas as 100 unidades devem estar neste lote. A equipe de recebimento conta 96 unidades. Dessas, 92 passam nas verificações acordadas e quatro são retidas para uma inspeção mais detalhada.
| Quantidade | Unidades | Interpretação |
|---|---|---|
| Pedido feito por ordem de compra | 100 | Quantidade original do pedido |
| Previsto para esta entrega. | 100 | Quantidade de entrega declarada pelo fornecedor |
| Recebido fisicamente | 96 | Contagem real no momento do recebimento. |
| Aceito | 92 | Aprovado nos testes especificados |
| Em inspeção. | 4 | Recebido, mas ainda não liberado. |
| Rejeitado | 0 | Ainda não há uma decisão final sobre a rejeição. |
| Curto em relação a esta entrega | 4 | Esperado, mas não recebido. |
O recibo fecha da seguinte forma: 96 = 92 aceitos + 4 retidos + 0 rejeitados. As quatro unidades em falta não fazem parte do total recebido. Adicioná-las ao estoque disponível ocultaria a falta.
Registre dois acompanhamentos separados: o departamento de compras questiona o fornecedor sobre as quatro unidades faltantes, enquanto o responsável pela inspeção decide o status das quatro unidades retidas. Tratam-se de problemas diferentes, com evidências e ações subsequentes distintas.
Agora, suponha que as quatro unidades faltantes cheguem e sejam aprovadas na inspeção. Crie um segundo recebimento para essas quatro unidades, vinculado à mesma linha do pedido de compra. A quantidade acumulada recebida passa a ser 100; a quantidade acumulada aceita passa a ser 96. As quatro unidades originais ainda estão retidas. O recebimento do saldo do pedido não resolveu o status de inspeção delas.
Este exemplo pressupõe que não haja devoluções, cancelamentos ou correções de recibos. Caso ocorram, registre as transações associadas e concilie os saldos líquidos resultantes.
Um fluxo de trabalho de recebimento que mantém as exceções visíveis.
1. Identifique o pedido e a remessa prevista.
Localize o pedido de compra e a referência de entrega do fornecedor antes de lançar o estoque. Confirme o destino, o SKU, a variante e a unidade de medida. Para uma entrega inesperada, utilize o processo de exceção em vez de tentar adivinhar a qual pedido em aberto ela pertence.
Se um fornecedor enviar várias linhas de pedido de compra juntas, registre cada linha separadamente. Um total geral correto pode ocultar a falta de uma variante e o excesso de outra.
2. Conte e registre o que chegou.
Registre a contagem real, o horário de recebimento e o estado visível da embalagem. Observe se a contagem inclui caixas, unidades individuais ou ambos. Fotografe os danos relevantes, os rótulos e o conteúdo afetado; certifique-se de que a referência da evidência seja específica o suficiente para facilitar a localização posterior.
Se a equipe puder contar as caixas imediatamente, mas precisar contar as unidades posteriormente, registre essa limitação. Uma contagem de unidades não verificada não deve ser considerada uma inspeção concluída.
3. Aplicar as regras de inspeção e liberação acordadas.
Compare os produtos com a especificação de compra e com qualquer amostra de referência acordada. Decida quais verificações a equipe de recebimento realiza e quais exigem uma revisão de qualidade separada. Uma verificação de quantidade não garante a precisão da cor, a conformidade do material ou o desempenho funcional.
Para produtos importados, uma etapa preparatória útil é transformar a amostra aprovada em critérios de aceitação por escrito antes da produção. O guia para Pedidos em massa da Alibaba que diferem da amostra Explica por que a mera referência pode deixar especificações importantes indefinidas.
Coloque os produtos retidos em um local claramente identificado ou com status de sistema definido. Seu processo de inventário deve impedir que sejam alocados a pedidos de clientes até que uma liberação autorizada ocorra.
4. Compartilhe o recibo e atribua a exceção.
Envie a referência do recibo e as discrepâncias para os departamentos de compras e contas a pagar seguindo o fluxo de trabalho normal. Indique quem é o responsável por cada acompanhamento e quando ele deve ser analisado. A notificação "Fornecedor informado" está incompleta se ninguém for responsável por verificar a resposta.
Para um novo acordo de recebimento na China, solicite os registros e comprovantes necessários antes de enviar as mercadorias. (Fulfillbot) Serviço de sourcing na China Descreve verificações de quantidade e qualidade visual. Confirme o escopo da inspeção, o relatório de discrepâncias e as instruções de liberação do seu pedido; uma descrição geral do serviço não estabelece um padrão específico de integração com ERP ou de inspeção.
Como o GRN se encaixa na conciliação de faturas
A conciliação de três vias compara o pedido de compra, a fatura do fornecedor e as informações de recebimento. Quando a aceitação é um controle separado, um processo de quatro vias também verifica as quantidades aceitas. A documentação do Oracle E-Business Suite distingue essas verificações e aplica tolerâncias de quantidade e preço configuradas. Este é um exemplo de um fluxo de trabalho de sistema definido, não uma regra universal para todas as empresas. Documentação de conciliação do Oracle Payables.
No exemplo acima, uma fatura de 100 unidades precisa ser conciliada com o recebimento de 96 unidades. Um cheque baseado em recebimento também precisa levar em conta a retenção para inspeção, caso seu processo exija aceitação antes do pagamento. Não presuma que 96 unidades sejam automaticamente pagáveis, ou que 92 devam sempre ser pagas imediatamente. Os termos do contrato, as aprovações, os créditos, as faturas anteriores e o processo de conciliação configurado ainda são importantes.
Mantenha o registro de recebimento preciso. Assim, o departamento financeiro poderá decidir como lidar com uma exceção na fatura sem precisar pedir à equipe do armazém que altere a contagem para que corresponda à nota fiscal.
Entregas parciais, correções e mercadorias rejeitadas
Entregas parciais: Crie um registro rastreável para cada recebimento e mantenha um saldo cumulativo do pedido de compra. Se um fornecedor enviar intencionalmente 60 das 100 unidades encomendadas, um recebimento de 60 unidades pode corresponder totalmente a essa entrega, deixando 40 unidades pendentes no pedido de compra. Isso é diferente de uma remessa que prometia 100 unidades, mas continha 60.
Correções: Conserve o recibo original e registre a correção, o motivo, a data e o responsável utilizando o processo de auditoria do seu sistema. Uma sobrescrita inexplicável dificulta a distinção entre um erro de contagem e uma movimentação posterior de estoque.
Mercadorias rejeitadas: Registre o motivo, a localização, a decisão de destinação e qualquer referência de devolução ou crédito. Mover mercadorias para uma área de rejeição não comprova que o fornecedor as recolheu ou emitiu um crédito. Registre essas ações separadamente.
Quantidades em excesso: Registre o que chegou fisicamente e encaminhe o excedente para decisão. Não altere o pedido de compra sem autorização para que o recebimento pareça autorizado. A aceitação, devolução ou inclusão do excedente no pedido dependerá do processo acordado.
Baixe um modelo em branco de nota de recebimento de mercadorias
Use o Modelo de planilha GRN em branco Para uma linha por item de pedido de compra e recibo. A Formulário de recebimento imprimível (PDF) também está incluído.
Comece definindo suas unidades, status de inspeção e processo de correção. Em seguida, adapte os campos ao seu sistema de inventário. O modelo não atualiza automaticamente o inventário, não aprova pagamentos nem concilia recebimentos anteriores.
Para cada registro concluído, verifique três itens: o recebimento em si pode ser rastreado até uma linha de pedido de compra, as quantidades recebidas são compatíveis entre os diferentes status de inspeção e cada discrepância não resolvida tem um responsável. O registro ainda deve fazer sentido quando alguém revisar a entrega uma semana depois.
Perguntas frequentes
Quem prepara a nota de recebimento de mercadorias?
No fluxo de trabalho descrito aqui, a equipe de recebimento cria ou verifica o pedido. O setor de compras fornece os detalhes do pedido, a equipe de inspeção determina a aceitação quando necessário e o setor financeiro utiliza o registro para conferência. As empresas podem usar nomes diferentes ou combinar documentos, portanto, é fundamental definir quem verifica as quantidades reais.
Um GRN é o mesmo que uma nota de entrega?
Não necessariamente. A nota de entrega do fornecedor indica o que foi enviado; o comprovante de recebimento indica o que o comprador verificou. Uma nota de entrega assinada ou com anotações pode servir a ambos os propósitos em alguns processos, desde que a quantidade registrada e as exceções permaneçam claras.
Um GRN pode ser eletrônico?
Sim. Os controles úteis são identidade rastreável, quantidades precisas, status definidos, evidências e um histórico de correções. Tanto um formulário em papel quanto uma transação eletrônica podem falhar se simplesmente copiarem a quantidade esperada sem verificar a entrega.
