A Mal kabul belgesi (GRN) Bir işletmenin tedarikçiden fiilen ne aldığını kaydeder: hangi ürünler geldi, hangi miktarlarda, ne zaman ve hangi durumda. Fiziksel teslimatı satın alma siparişiyle ilişkilendirir ve depo, satın alma ve finans ekiplerine ortak bir teslimat kaydı sağlar.
Öncelikle, teslim alınan malları kabul edilen mallardan ayırın. Bir koli deponuza ulaşırken içeriği muayene için bekletilebilir. Her şeyi mevcut stok olarak kaydetmek, ilk sorun çözülmeden önce ikinci bir soruna yol açabilir: mağazanız, kimsenin sevkiyat için onay vermediği ürünleri satar.
Bu kılavuz, belgeyi açıklamakta, kısmi teslimat sürecini adım adım anlatmakta ve alım sürecinize uyarlayabileceğiniz boş bir şablon sunmaktadır.
Mal kabul belgesi ne için kullanılır?
Bir GRN pratik bir soruyu yanıtlar: Teslimatı alacak ekip bu teslimatla ilgili olarak neler teyit edebilir? İlgili siparişi belirlemeli, fiili sayımları kaydetmeli ve stok ve tedarikçi faturalarıyla ilgilenen kişilere tutarsızlıkları görünür kılmalıdır. Tipalti, GRN'nin (Mal Kabul Belgesi) rolünü, mal kabul kayıtlarını tedarik ve borçlar hesabı ile ilişkilendirmede açıklamaktadır. Tipalti'nin GRN'ye genel bakışı.
Kullanılan terminoloji farklılık gösterir. Bazı işletmeler imzalı teslimat belgesine GRN (Mal Kabul Belgesi) derken, diğerleri envanter sistemlerinde ayrı bir mal kabul kaydı oluşturur. Burada "GRN", alıcının teslim alma kaydını ifade eder; bu bir form, elektronik tablo veya sistem işlemi olabilir. Önemli olan nokta, tedarikçinin belirttiği sevkiyat miktarını tekrarlamak yerine, doğrulanmış bir teslim almayı yansıtmasıdır.
Mal Kabul Bildirimi (GRN), envanter güncellemelerini ve fatura kontrollerini destekler. Tek başına, her ürünün denetimden geçtiğini veya bir faturanın ödeme için onaylandığını teyit etmez.
Mal kabul belgesi (GRN) ile satın alma siparişi, teslimat belgesi ve fatura arasındaki fark
Bu belgeler aynı işleme atıfta bulunuyor ancak farklı soruları yanıtlıyor.
| Belge | Genellikle tarafından hazırlanır | Ana soru |
|---|---|---|
| Satın alma siparişi (PO) | Alıcı | Ne satın almak üzere anlaştık? |
| Teslimat notu veya paketleme listesi | Tedarikçi veya nakliyeci | Gönderici bu teslimatta ne olduğunu söylüyor? |
| Malların teslim alındığına dair not | Burada kullanılan iş akışı kapsamında iş alma işlemi. | Peki, aslında ne aldık? |
| Tedarikçi faturası | Tedarikçi | Fatura tutarı ne kadar? |
Örneğin, bir paketleme listesinde on koli gösterilebilir. Bu, kolilerin içindeki bireysel birim sayısını belirlemez. Eğer sipariş formu "adet" ifadesini kullanıyorsa ve depo kayıtları "koli" ifadesini kullanıyorsa, paket boyutunu ve dönüşümünü açıkça kaydedin. On iki birim içeren on koli ve on birim içeren on koli farklı teslimat fişleri oluşturur.
Tedarikçinin belgesini destekleyici kanıt olarak saklayın. Sadece evrakların uyuşması için depo sayımını toplam miktarla değiştirmeyin.
Mal kabul belgesine neler dahil edilmelidir?
Başka bir kişinin mesajlardan olayı yeniden oluşturmasına gerek kalmadan teslimatı doğrulayabilmesi için yeterli ayrıntı kullanın. Aşağıdaki, önerilen bir operasyonel alan kümesidir; bu, yargı yetkisine özgü yasal bir form değildir.
| Saha grubu | Önerilen alanlar | Neden yardımcı oluyorlar? |
|---|---|---|
| Makbuz kimliği | Benzersiz GRN numarası, teslim alma tarihi ve saati, depo | Ayrı teslimatları birbirinden ayırır. |
| Tedarikçi ve sipariş | Tedarikçi adı, sipariş numarası ve satırı, teslimat notu referansı | Fişi doğru satın alma işlemiyle eşleştirir. |
| Ürün kimliği | Dahili SKU, açıklama, ölçü birimi | Varyant ve paket boyutu karışıklığını önler. |
| Miktarlar | Bu teslimatta beklenen sipariş miktarı, bu teslimatta alınan miktar. | Sipariş bakiyesini sevkiyat eksikliğinden ayırır. |
| Denetim durumu | Kabul edildi, beklemede, reddedildi; gerekçe ve inceleme tarihi | Fiziksel varlığı yayın durumuyla ayrı tutar. |
| İzlenebilirlik | Parti numarası, seri numarası, varsa son kullanma tarihi. | Daha sonraki tanımlamayı destekler. |
| Kanıt ve mülkiyet | Fotoğraflar veya tutarsızlık referansı, alıcı, değerlendirici, takip eden kişi | İstisnaları uygulanabilir hale getirir. |
Miktarlara net etiketler verin. "Alınan miktar" adlı bir alan, bir kişi bugünkü teslimatı girerken, bir diğeri tüm siparişe ilişkin toplam teslimatı girerse belirsiz olur.
İnceleme tamamlanmamışsa, bekleme kaydı oluşturun. Kimsenin kontrol etmediği mallar için geçici bir etiket olarak "reddedildi" ifadesini kullanmayın. Tersine, gözle görülür şekilde hasarlı bir ürünü, sadece fiziksel olarak binanın içinde olduğu için kabul edilmiş olarak adlandırmayın.
Örnek bir GRN (Mal Kabul Bildirimi): 100 adet sipariş edildi, 96 adet teslim alındı.
Bir perakendecinin aynı ürün kodundan (SKU) 100 adet sipariş verdiğini varsayalım. Tedarikçinin teslimat notunda, 100 ürünün tamamının bu sevkiyatta olması gerektiği belirtiliyor. Teslim alma ekibi 96 adet sayıyor. Bunlardan 92'si kararlaştırılan kontrollerden geçiyor ve dördü daha yakından incelenmek üzere bekletiliyor.
| Miktar | Birimler | Tercüme |
|---|---|---|
| PO üzerinden sipariş verildi. | 100 | Orijinal sipariş miktarı |
| Bu teslimatta beklenenler | 100 | Tedarikçinin belirttiği teslimat miktarı |
| Fiziksel olarak teslim alındı | 96 | Teslim alma sırasındaki gerçek sayım |
| Kabul edildi | 92 | Belirtilen kontrollerden geçti. |
| İnceleme için bekletiliyor. | 4 | Alındı, ancak henüz gönderilmedi. |
| Reddedilmiş | 0 | Henüz nihai bir ret kararı verilmedi. |
| Bu teslimata karşı kısa pozisyon | 4 | Beklenen ama alınmayan |
Makbuzun mutabakatına göre 96 = 92 kabul edilen + 4 bekletilen + 0 reddedilen. Kayıp olan dört birim, toplam alım tutarının dışında kalıyor. Bunları elde tutulan stoklara eklemek, eksikliği gizleyecektir.
İki ayrı takip işlemi kaydedin: Satın alma birimi tedarikçiden kayıp dört birim hakkında bilgi isterken, denetim sorumlusu da bekletilen dört birimin durumuna karar verir. Bunlar farklı kanıtlar ve sonraki eylemler gerektiren farklı sorunlardır.
Şimdi, eksik dört birimin geldiğini ve muayeneden geçtiğini varsayalım. Bu dört birim için aynı sipariş satırına bağlı ikinci bir teslimat belgesi oluşturun. Alınan toplam miktar 100; kabul edilen toplam miktar ise 96 olur. Orijinal dört birim hala beklemededir. Sipariş bakiyesinin alınması, muayene durumlarını çözmemiştir.
Bu örnekte iade, iptal veya fiş düzeltmesi yapılmadığı varsayılmıştır. Bunlardan herhangi biri gerçekleşirse, ilgili işlemleri kaydedin ve ortaya çıkan net bakiyeleri uzlaştırın.
İstisnaları görünür halde tutan bir alma iş akışı
1. Siparişi ve beklenen sevkiyatı belirleyin.
Stok kaydı yapmadan önce satın alma siparişini ve tedarikçinin teslimat referansını bulun. Varış yerini, SKU'yu, varyantı ve ölçü birimini doğrulayın. Beklenmeyen bir teslimat için, hangi açık siparişe ait olduğunu tahmin etmek yerine istisna sürecinizi kullanın.
Tedarikçi birden fazla sipariş kalemini birlikte gönderiyorsa, her kalemi ayrı ayrı kaydedin. Doğru bir genel toplam, bir varyantın eksikliğini ve diğerinin fazlalığını gizleyebilir.
2. Gelenleri sayın ve kaydedin.
Gerçek sayıyı, teslim alma zamanını ve ambalajın görünür durumunu kaydedin. Sayımınızın kartonları, tek tek üniteleri veya her ikisini de kapsayıp kapsamadığını belirtin. İlgili hasarları, etiketleri ve etkilenen içerikleri fotoğraflayın; kanıt referansını daha sonra bulunabilecek kadar spesifik hale getirin.
Ekip kolileri hemen sayabiliyor ancak birimleri daha sonra saymak zorundaysa, bu sınırlamayı kaydedin. Doğrulanmamış bir birim sayımı, tamamlanmış bir denetim gibi görünmemelidir.
3. Kararlaştırılan muayene ve serbest bırakma kurallarını uygulayın.
Malları satın alma şartnamesiyle ve üzerinde anlaşılan referans numuneyle karşılaştırın. Teslim alma ekibinin hangi kontrolleri yapacağına ve hangilerinin ayrı bir kalite incelemesi gerektirdiğine karar verin. Miktar kontrolü, renk doğruluğunu, malzeme uygunluğunu veya işlevsel performansı belirlemez.
İthal ürünler için faydalı bir hazırlık adımı, üretime başlamadan önce onaylanmış numuneyi yazılı kabul kriterlerine dönüştürmektir. Bu konuda kılavuz şu şekildedir: Alibaba'dan verilen toplu siparişler örnekten farklılık gösterir. Bu durum, yalnızca referansın kullanılmasının neden önemli özelliklerin tanımlanmamış kalmasına yol açabileceğini açıklıyor.
Stokta tutulan malları açıkça tanımlanmış bir konumda veya sistem durumunda yerleştirin. Envanter süreciniz, yetkili bir serbest bırakma gerçekleşene kadar bu malların müşteri siparişlerine tahsis edilmesini engellemelidir.
4. Makbuzu paylaşın ve istisnayı atayın.
Makbuz referansını ve tutarsızlıkları normal iş akışınız üzerinden satın alma ve muhasebe departmanlarına iletin. Her bir takip işleminden kimin sorumlu olduğunu ve ne zaman incelenmesi gerektiğini belirtin. Yanıtı kontrol etmekten sorumlu kimse yoksa, "Tedarikçi bilgilendirildi" ifadesi eksiktir.
Çin'de yeni bir alım düzenlemesi için, malları göndermeden önce ihtiyacınız olan kayıtları ve kanıtları isteyin. Fulfillbot'un Çin'den tedarik hizmeti Miktar ve görünür kalite kontrollerini tanımlar. Siparişiniz için denetim kapsamını, tutarsızlık raporlamasını ve onay talimatlarını doğrulayın; genel bir hizmet açıklaması, belirli bir ERP entegrasyonu veya denetim standardı oluşturmaz.
Bir GRN'nin fatura eşleştirmesine nasıl entegre olduğu
Üç yönlü eşleştirme, satın alma siparişi, tedarikçi faturası ve teslimat bilgilerini karşılaştırır. Kabulün ayrı bir kontrol olduğu durumlarda, dört yönlü bir işlem kabul edilen miktarları da kontrol eder. Oracle'ın E-Business Suite dokümantasyonu bu kontrolleri birbirinden ayırır ve yapılandırılmış miktar ve fiyat toleranslarını uygular. Bu, tanımlanmış bir sistem iş akışına örnektir, her işletme için geçerli evrensel bir kural değildir. Oracle Ödeme İşlemleri eşleştirme dokümantasyonu.
Yukarıdaki örnekte, 100 birimlik bir faturanın 96 birimlik teslimatla karşılaştırılması gerekmektedir. Teslimata dayalı bir çekte, ödeme öncesinde kabul gerektiren bir süreç varsa, muayene bekletme süresi de dikkate alınmalıdır. 96 birimin otomatik olarak ödenebilir olduğu veya 92 birimin her zaman derhal ödenmesi gerektiği anlamına gelmez. Sözleşme şartları, onaylar, krediler, önceki faturalar ve yapılandırılmış eşleştirme süreci hala önemlidir.
Teslim alma kaydını gerçeğe uygun tutun. Böylece finans departmanı, depo personelinden faturadaki sayıyı değiştirmelerini istemeden, fatura istisnasıyla nasıl başa çıkacağına karar verebilir.
Kısmi teslimatlar, düzeltmeler ve reddedilen mallar
Kısmi teslimatlar: Her teslimat için izlenebilir bir kayıt oluşturun ve kümülatif sipariş bakiyesini koruyun. Bir tedarikçi kasıtlı olarak sipariş edilen 100 birimden 60'ını gönderirse, 60'lık bir teslimat bu teslimatı tam olarak karşılayabilirken, siparişte 40 birim eksik kalabilir. Bu, 100 birim sözü veren ancak 60 birim içeren bir sevkiyattan farklıdır.
Düzeltmeler: Orijinal fişi saklayın ve sisteminizin denetim sürecini kullanarak düzeltmeyi, nedenini, tarihini ve sorumlu kişiyi kaydedin. Açıklanamayan bir üzerine yazma işlemi, sayım hatasını daha sonraki bir stok hareketinden ayırt etmeyi zorlaştırır.
Reddedilen mallar: Nedeni, yeri, işlem kararını ve varsa iade veya kredi referansını kaydedin. Malların reddedilen alana taşınması, tedarikçinin bunları teslim aldığını veya kredi düzenlediğini kanıtlamaz. Bu işlemleri ayrı ayrı takip edin.
Fazla miktarlar: Fiziksel olarak gelenleri kaydedin ve fazlasını karar verilmek üzere yönlendirin. Teslimatın yetkili görünmesi için sipariş belgesini sessizce değiştirmeyin. Fazla malların kabul edilip edilmeyeceği, iade edilip edilmeyeceği veya siparişe eklenip eklenmeyeceği, üzerinde anlaşılan sürece bağlıdır.
Boş bir mal teslim alma notu şablonu indirin.
Kullanın boş GRN elektronik tablo şablonu Her sipariş satırı ve fiş için bir satır. A Yazdırılabilir teslim alma formu (PDF) Ayrıca dahildir.
Öncelikle birimlerinizi, denetim durumlarınızı ve düzeltme sürecinizi tanımlayın. Ardından alanları envanter sisteminize uyarlayın. Şablon, envanteri otomatik olarak güncellemez, ödemeleri onaylamaz veya önceki makbuzları mutabakat etmez.
Tamamlanan her kayıt için üç şeyi kontrol edin: gerçek teslimatın bir sipariş satırına kadar izlenebilir olması, alınan miktarların denetim durumları arasında tutarlı olması ve çözülmemiş her tutarsızlığın bir sorumlusunun olması. Birisi teslimatı bir hafta sonra incelediğinde kayıt hala anlamlı olmalıdır.
Sıkça sorulan sorular
Malların teslim alındığına dair belgeyi kim hazırlar?
Burada açıklanan iş akışında, teslim alma ekibi siparişi oluşturur veya doğrular. Tedarik birimi sipariş detaylarını sağlar, denetim personeli gerektiğinde kabulü belirler ve finans birimi eşleştirme için kaydı kullanır. İşletmeler farklı isimler kullanabilir veya belgeleri birleştirebilir, bu nedenle gerçek miktarları kimin doğrulayacağı konusunda anlaşmaya varılmalıdır.
GRN ile teslimat notu aynı şey midir?
Mutlaka öyle değil. Tedarikçinin teslimat notu ne gönderildiğini belirtir; teslim alma kaydı ise alıcının neyi doğruladığını belirtir. İmzalı veya açıklamalı bir teslimat notu, kaydedilen miktar ve istisnalar açık kaldığı sürece, bazı süreçlerde her iki amaca da hizmet edebilir.
GRN elektronik olabilir mi?
Evet. Faydalı kontroller izlenebilir kimlik, doğru miktarlar, tanımlanmış durumlar, kanıt ve düzeltme geçmişidir. Hem kağıt form hem de elektronik işlem, teslimatı kontrol etmeden beklenen miktarı kopyalarsa başarısız olabilir.
