A bon de réception de marchandises (GRN) Ce système enregistre les livraisons effectives d'une entreprise provenant d'un fournisseur : les articles reçus, les quantités, la date et l'état. Il associe la livraison physique au bon de commande et fournit aux équipes de l'entrepôt, des achats et des finances un document de réception partagé.
Commencez par séparer les marchandises reçues des marchandises acceptées. Un carton peut arriver à votre entrepôt alors que son contenu est encore en attente d'inspection. Enregistrer tout comme stock disponible peut créer un second problème avant même que le premier ne soit résolu : votre magasin vend des unités que personne n'a dédouanées pour l'expédition.
Ce guide explique le document, décrit une livraison partielle et fournit un modèle vierge que vous pouvez adapter à votre processus de réception.
À quoi sert un bon de réception de marchandises ?
Un GRN répond à une question pratique : Que peut confirmer l'équipe de réception concernant cette livraison ? Il doit identifier la commande correspondante, enregistrer les quantités réelles et signaler les écarts aux personnes en charge des stocks et des factures fournisseurs. Tipalti décrit le rôle du GRN dans la liaison des enregistrements de réception avec les achats et la comptabilité fournisseurs. Aperçu du GRN de Tipalti.
La terminologie varie. Certaines entreprises utilisent le terme “ bon de réception ” pour désigner un document de livraison signé ; d’autres créent un accusé de réception distinct dans leur système d’inventaire. Ici, « bon de réception » désigne l’enregistrement de réception de l’acheteur, qu’il s’agisse d’un formulaire, d’une feuille de calcul ou d’une transaction informatique. L’important est qu’il s’agisse d’une réception vérifiée et non d’une simple récapitulation de la quantité expédiée par le fournisseur.
Un bon de réception de marchandises (GRN) permet la mise à jour des stocks et la vérification des factures. Il ne confirme cependant pas, à lui seul, que chaque article a passé l'inspection ni qu'une facture a été approuvée pour paiement.
GRN vs. bon de commande, bon de livraison et facture
Ces documents font référence à la même transaction mais répondent à des questions différentes.
| Document | Généralement préparé par | Question principale |
|---|---|---|
| Bon de commande (BC) | Acheteur | Qu'avons-nous convenu d'acheter ? |
| bon de livraison ou liste de colisage | fournisseur ou expéditeur | Que contient ce colis, selon l'expéditeur ? |
| Bon de réception des marchandises | Réception des commandes, selon le flux de travail utilisé ici | Qu'avons-nous réellement reçu ? |
| Facture du fournisseur | Fournisseur | Quel est le montant facturé ? |
Par exemple, un bon de livraison peut indiquer dix cartons. Cela ne précise pas le nombre d'unités individuelles qu'ils contiennent. Si le bon de commande utilise “ à l'unité ” et que l'entrepôt enregistre “ cartons ”, il convient d'indiquer explicitement la taille de l'emballage et la conversion. Dix cartons de douze unités et dix cartons de dix unités donnent lieu à des bons de livraison différents.
Conservez le document du fournisseur comme justificatif. Ne remplacez pas le nombre de personnes en stock par le total simplement pour que les documents concordent.
Que doit contenir un bon de réception de marchandises ?
Fournissez suffisamment de détails pour qu'une autre personne puisse vérifier la livraison sans avoir à reconstituer l'événement à partir des messages. Voici un exemple de champ opérationnel ; il ne s'agit pas d'un formulaire légal spécifique à une juridiction.
| Groupe de terrain | Champs suggérés | Pourquoi ils aident |
|---|---|---|
| Identité du reçu | Numéro GRN unique, date et heure de réception, entrepôt | Distingue les livraisons séparées |
| Fournisseur et commande | Nom du fournisseur, numéro et ligne de la commande, référence du bon de livraison | Associe le reçu à l'achat correspondant. |
| Identité de l'article | Référence interne, description, unité de mesure | Évite la confusion entre les variantes et les formats d'emballage |
| Quantités | Quantité commandée, attendue dans cette livraison, reçue dans cette livraison | Permet de distinguer le solde d'une commande d'un manque à l'expédition |
| État d'inspection | Accepté, en attente, refusé ; motif et date de révision | Maintient la présence physique dissociée du statut de libération |
| Traçabilité | Numéro de lot, numéro de série, date de péremption le cas échéant | Permet une identification ultérieure |
| Preuves et propriété | Photos ou référence de divergence, destinataire, examinateur, propriétaire de suivi | Rend les exceptions exploitables |
Indiquez clairement les quantités. Un champ intitulé “ Quantité reçue ” est ambigu si une personne y saisit la quantité reçue du jour et une autre le montant cumulé reçu pour l'ensemble de la commande.
En cas d'inspection incomplète, notez la mise en attente. N'utilisez pas la mention “ rejeté ” comme étiquette temporaire pour des marchandises non vérifiées. De même, ne considérez pas comme accepté un article visiblement endommagé simplement parce qu'il se trouve physiquement à l'intérieur du bâtiment.
Exemple concret de GRN : 100 commandés, 96 reçus
Supposons qu'un détaillant commande 100 unités d'une même référence. Le bon de livraison du fournisseur indique que les 100 unités doivent être incluses dans cette livraison. L'équipe de réception en compte 96. Parmi celles-ci, 92 sont conformes aux contrôles convenus et quatre sont mises de côté pour un examen plus approfondi.
| Quantité | Unités | Interprétation |
|---|---|---|
| Commandé sur PO | 100 | Quantité commandée initialement |
| Contenu attendu de cette livraison | 100 | Quantité de livraison indiquée par le fournisseur |
| Reçu physiquement | 96 | Nombre réel à la réception |
| Accepté | 92 | Les contrôles spécifiés ont été réussis. |
| En attente d'inspection | 4 | Reçu, mais pas encore libéré |
| Rejeté | 0 | Aucune décision de rejet définitive pour l'instant |
| Vente à découvert contre cette livraison | 4 | Attendu mais non reçu |
Le reçu se rapproche comme suit : 96 = 92 acceptés + 4 en attente + 0 rejetés. Les quatre unités manquantes ne figurent pas dans le total de la réception. Les ajouter au stock disponible masquerait le manque.
Consignez deux suivis distincts : le service des achats interroge le fournisseur au sujet des quatre unités manquantes, tandis que le responsable du contrôle qualité détermine le statut des quatre unités en attente. Il s’agit de problèmes différents, nécessitant des éléments de preuve et des actions différentes.
Supposons maintenant que les quatre unités manquantes arrivent et passent le contrôle qualité. Créez un deuxième accusé de réception pour ces quatre unités, lié à la même ligne de commande. La quantité cumulée reçue passe à 100 ; la quantité cumulée acceptée passe à 96. Les quatre unités initiales sont toujours en attente. La réception du solde de la commande n'a pas résolu leur statut de contrôle.
Cet exemple ne tient pas compte des retours, annulations ni corrections de reçus. Si l'un de ces événements se produit, enregistrez les transactions correspondantes et rapprochez les soldes nets obtenus.
Un flux de travail de réception qui garde les exceptions visibles
1. Identifier la commande et l'expédition prévue
Avant de comptabiliser le stock, repérez la commande et la référence de livraison du fournisseur. Vérifiez la destination, la référence, la variante et l'unité de mesure. En cas de livraison inattendue, suivez la procédure de gestion des exceptions plutôt que de tenter de deviner à quelle commande ouverte elle se rapporte.
Si un fournisseur expédie plusieurs lignes de commande ensemble, enregistrez chaque ligne séparément. Un total général correct peut masquer une pénurie d'une variante et un excédent d'une autre.
2. Compter et enregistrer ce qui est arrivé
Consignez le nombre exact d'articles, la date de réception et l'état visible des emballages. Précisez si le comptage concerne les cartons, les unités individuelles ou les deux. Photographiez les dommages, les étiquettes et le contenu affecté ; veillez à ce que les références soient suffisamment précises pour pouvoir les retrouver facilement.
Si l'équipe peut compter les cartons immédiatement mais doit compter les unités ultérieurement, veuillez consigner cette limitation. Un comptage d'unités non vérifié ne doit pas être considéré comme une inspection terminée.
3. Appliquer les règles d'inspection et de libération convenues
Comparez les marchandises avec le cahier des charges et tout échantillon de référence convenu. Déterminez les contrôles effectués par l'équipe de réception et ceux qui nécessitent un contrôle qualité distinct. Un contrôle de quantité ne garantit pas la conformité des couleurs, des matériaux ou le bon fonctionnement.
Pour les produits importés, une étape préparatoire utile consiste à transformer l'échantillon approuvé en critères d'acceptation écrits avant la production. Le guide Commandes groupées Alibaba qui diffèrent de l'échantillon explique pourquoi la référence seule peut laisser des spécifications importantes non définies.
Placez les marchandises en attente dans un emplacement ou un statut système clairement identifié. Votre processus d'inventaire doit empêcher leur affectation aux commandes clients jusqu'à ce qu'une autorisation de déblocage soit obtenue.
4. Partagez le reçu et attribuez l'exception.
Transmettez la référence du reçu et les anomalies au service des achats et à la comptabilité fournisseurs selon votre procédure habituelle. Indiquez qui est responsable de chaque suivi et quand il doit être examiné. La mention “ fournisseur informé ” est incomplète si personne n'est chargé de vérifier la réponse.
Pour un nouvel accord de réception en Chine, demandez les documents et justificatifs nécessaires avant l'envoi des marchandises. Fulfillbot service d'approvisionnement en Chine Ce document décrit les contrôles quantitatifs et de qualité visuelle. Veuillez confirmer le périmètre d'inspection, les modalités de signalement des anomalies et les instructions de livraison pour votre commande ; une description de service générale ne définit pas une intégration ERP ou une norme d'inspection particulière.
Comment un GRN s'intègre au rapprochement des factures
La concordance à trois voies compare le bon de commande, la facture fournisseur et le reçu. Lorsque la réception fait l'objet d'un contrôle distinct, un processus à quatre voies vérifie également les quantités acceptées. La documentation d'Oracle E-Business Suite détaille ces contrôles et applique les tolérances de quantité et de prix configurées. Il s'agit d'un exemple de flux de travail système défini, et non d'une règle universelle applicable à toutes les entreprises. Documentation de correspondance des comptes fournisseurs Oracle.
Dans l'exemple ci-dessus, une facture de 100 unités doit être rapprochée de la réception de 96 unités. Un chèque basé sur la réception doit également tenir compte du délai d'inspection si votre processus exige une acceptation avant paiement. N'en déduisez pas que 96 unités sont automatiquement payables, ni que 92 unités doivent toujours être payées immédiatement. Les conditions contractuelles, les approbations, les avoirs, les factures antérieures et le processus de rapprochement configuré restent pertinents.
Veillez à ce que le registre de réception soit exact. Le service des finances pourra ainsi décider comment traiter une anomalie de facturation sans avoir à demander au personnel de l'entrepôt de modifier le comptage pour qu'il corresponde à la facture.
Livraisons partielles, corrections et marchandises refusées
Livraisons partielles : Créez un enregistrement traçable pour chaque réception et tenez un solde cumulatif des commandes. Si un fournisseur envoie intentionnellement 60 unités sur 100 commandées, une réception de 60 unités peut correspondre à cette livraison tout en laissant 40 unités manquantes sur la commande. Cela diffère d'une livraison promise de 100 unités mais n'en contenant que 60.
Corrections : Conservez le reçu original et consignez la correction, le motif, la date et le nom du responsable dans la procédure d'audit de votre système. Un remplacement inexpliqué rend plus difficile la distinction entre une erreur de comptage et un mouvement de stock ultérieur.
Marchandises refusées : Consignez le motif, le lieu, la décision de traitement et toute référence de retour ou d'avoir. Le déplacement des marchandises vers une zone de rejet ne prouve pas que le fournisseur les a récupérées ou a émis un avoir. Suivez ces actions séparément.
Quantités excédentaires : Consignez les marchandises reçues et transmettez les excédents pour décision. Ne modifiez pas discrètement le bon de commande pour faire croire que la réception est autorisée. L'acceptation, le retour ou l'ajout des marchandises excédentaires à la commande dépendent de la procédure convenue.
Téléchargez un modèle vierge de bon de réception de marchandises
Utilisez le Modèle de feuille de calcul GRN vierge une ligne par commande et par reçu. A formulaire de réception imprimable (PDF) est également inclus.
Commencez par définir vos unités, les statuts d'inspection et le processus de correction. Adaptez ensuite les champs à votre système d'inventaire. Le modèle ne met pas automatiquement à jour l'inventaire, n'approuve pas les paiements et ne rapproche pas les réceptions antérieures.
Pour chaque enregistrement complété, vérifiez trois points : la réception est traçable jusqu’à une ligne de commande, les quantités reçues correspondent aux différents statuts d’inspection, et chaque écart non résolu a un responsable. L’enregistrement doit rester cohérent même une semaine après la vérification de la livraison.
Foire aux questions
Qui établit un bon de réception de marchandises ?
Dans le processus décrit ici, l'équipe de réception crée ou vérifie le document. Le service des achats fournit les détails de la commande, le personnel d'inspection détermine la conformité le cas échéant, et le service financier utilise l'enregistrement pour le rapprochement. Les entreprises peuvent utiliser des noms différents ou combiner des documents ; il est donc important de convenir de qui vérifie les quantités réelles.
Un GRN est-il la même chose qu'un bon de livraison ?
Pas nécessairement. Le bon de livraison du fournisseur indique ce qui a été expédié ; le récépissé de réception indique ce que l’acheteur a vérifié. Un bon de livraison signé ou annoté peut remplir les deux fonctions dans certains cas, à condition que le nombre de marchandises enregistrées et les exceptions restent clairement indiqués.
Un GRN peut-il être électronique ?
Oui. Les contrôles utiles sont l'identité traçable, les quantités exactes, les statuts définis, les preuves et l'historique des corrections. Un formulaire papier et une transaction électronique peuvent tous deux échouer s'ils se contentent de copier la quantité attendue sans vérifier la livraison.
