Wareneingangsschein: Bedeutung, Beispiel und Vorlage für einen Wareneingangsschein

A Wareneingangsschein (GRN) Es erfasst, was ein Unternehmen tatsächlich von einem Lieferanten erhält: welche Artikel in welchen Mengen, wann und in welchem Zustand geliefert wurden. Es verknüpft die physische Lieferung mit der Bestellung und stellt Lager, Einkauf und Finanzabteilung einen gemeinsamen Wareneingangsnachweis zur Verfügung.

Beginnen Sie damit, Wareneingang und Warenausgang zu trennen. Ein Karton kann in Ihrem Lager eintreffen, während sein Inhalt noch zur Warenprüfung zurückgehalten wird. Wenn Sie alles als verfügbaren Bestand erfassen, kann dies ein zweites Problem verursachen, bevor das erste gelöst ist: Ihr Geschäft verkauft Artikel, die noch nicht für den Versand freigegeben wurden.

Dieser Leitfaden erläutert das Dokument, führt Sie durch eine Teillieferung und bietet eine leere Vorlage, die Sie an Ihren Empfangsprozess anpassen können.

Wozu dient ein Wareneingangsschein?

Ein GRN beantwortet eine praktische Frage: Was kann das Empfangsteam über diese Lieferung bestätigen? Es sollte die zugehörige Bestellung identifizieren, die tatsächlichen Stückzahlen erfassen und Abweichungen für die Mitarbeiter im Bereich Lagerhaltung und Lieferantenrechnungen sichtbar machen. Tipalti beschreibt die Rolle des Wareneingangsregisters (GRN) bei der Verknüpfung von Wareneingangsdaten mit Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung. Tipaltis GRN-Übersicht.

Die Terminologie variiert. Manche Unternehmen bezeichnen ein unterzeichnetes Lieferdokument als Wareneingangsbestätigung (GRN); andere erstellen einen separaten Wareneingang in ihrem Warenwirtschaftssystem. Hier steht “GRN” für den Wareneingangsnachweis des Käufers, unabhängig davon, ob es sich um ein Formular, eine Tabelle oder eine Systemtransaktion handelt. Wichtig ist, dass er einen bestätigten Wareneingang dokumentiert und nicht nur die vom Lieferanten angegebene Liefermenge wiedergibt.

Ein Wareneingangsschein (GRN) unterstützt Bestandsaktualisierungen und Rechnungsprüfungen. Er bestätigt jedoch nicht automatisch, dass jeder Artikel die Prüfung bestanden hat oder dass eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wurde.

Wareneingangsbestätigung (GRN) vs. Bestellung, Lieferschein und Rechnung

Diese Dokumente beziehen sich auf dieselbe Transaktion, beantworten aber unterschiedliche Fragen.

Beispielsweise kann ein Packzettel zehn Kartons ausweisen. Daraus lässt sich jedoch nicht die Anzahl der einzelnen Einheiten im Karton ableiten. Wenn in der Bestellung “jeweils” angegeben ist, im Lager aber “Kartons” erfasst werden, müssen Packungsgröße und Umrechnung explizit dokumentiert werden. Zehn Kartons mit zwölf Einheiten und zehn Kartons mit zehn Einheiten ergeben unterschiedliche Lieferscheine.

Bewahren Sie das Dokument des Lieferanten als Beleg auf. Ersetzen Sie den Lagerbestand nicht durch die Gesamtmenge, nur um die Dokumente übereinstimmen zu lassen.

Was sollte ein Wareneingangsschein enthalten?

Geben Sie genügend Details an, damit eine andere Person die Zustellung nachvollziehen kann, ohne den Vorgang anhand der Nachrichten rekonstruieren zu müssen. Das folgende Feld ist ein Vorschlag; es handelt sich nicht um ein länderspezifisches gesetzliches Formular.

Geben Sie den Mengen eindeutige Bezeichnungen. Ein Feld mit der Bezeichnung “Empfangene Menge” ist mehrdeutig, wenn eine Person den heutigen Wareneingang und eine andere die kumulierte Menge für die gesamte Bestellung eingibt.

Bei unvollständiger Prüfung ist ein Sperrvermerk zu erstellen. “Abgelehnt” darf nicht als vorläufige Kennzeichnung für Waren verwendet werden, die noch nicht geprüft wurden. Umgekehrt darf ein sichtbar beschädigter Artikel nicht allein deshalb als angenommen gelten, weil er sich physisch im Gebäude befindet.

Beispiel für einen Wareneingangsschein: 100 bestellt, 96 erhalten

Angenommen, ein Einzelhändler bestellt 100 Einheiten eines Artikels. Laut Lieferschein des Lieferanten sollten alle 100 Einheiten in dieser Lieferung enthalten sein. Das Wareneingangsteam zählt 96 Stück. Davon bestehen 92 die vereinbarten Kontrollen, vier werden für eine genauere Prüfung zurückgehalten.

Der Kassenbon stimmt wie folgt ab: 96 = 92 angenommen + 4 zurückbehalten + 0 abgelehnt. Die vier fehlenden Einheiten sind nicht in der Gesamtsumme des Wareneingangs enthalten. Würde man sie dem Lagerbestand hinzufügen, würde die Fehlmenge verschleiert.

Es werden zwei separate Folgevorgänge dokumentiert: Die Einkaufsabteilung fragt beim Lieferanten nach den vier fehlenden Einheiten, während der Prüfverantwortliche den Status der vier zurückgehaltenen Einheiten festlegt. Es handelt sich um unterschiedliche Sachverhalte mit unterschiedlichen Nachweisen und Folgemaßnahmen.

Angenommen, die fehlenden vier Einheiten treffen ein und bestehen die Qualitätskontrolle. Erstellen Sie einen zweiten Wareneingang für diese vier Einheiten, verknüpft mit derselben Bestellposition. Die kumulierte Eingangsmenge beträgt 100, die kumulierte Abnahmemenge 96. Die ursprünglichen vier Einheiten befinden sich weiterhin in der Warteschleife. Der Wareneingang der restlichen Bestellung hat ihren Prüfstatus nicht behoben.

Dieses Beispiel geht davon aus, dass keine Retouren, Stornierungen oder Korrekturen von Belegen erfolgen. Sollten solche Vorgänge eintreten, erfassen Sie die entsprechenden Transaktionen und gleichen Sie die resultierenden Nettosalden ab.

Ein empfangender Workflow, der Ausnahmen sichtbar hält

1. Bestellung und voraussichtliche Lieferung ermitteln.

Suchen Sie die Bestellung und die Lieferreferenz des Lieferanten, bevor Sie den Lagerbestand buchen. Bestätigen Sie Bestimmungsort, Artikelnummer, Variante und Mengeneinheit. Bei einer unerwarteten Lieferung wenden Sie Ihren Ausnahmebehandlungsprozess an, anstatt zu raten, zu welcher offenen Bestellung sie gehört.

Wenn ein Lieferant mehrere Bestellpositionen zusammen versendet, erfassen Sie jede Position separat. Eine korrekte Gesamtsumme kann einen Mangel bei einer Variante und einen Überschuss bei einer anderen verschleiern.

2. Zählen und notieren Sie, was angekommen ist.

Notieren Sie die tatsächliche Stückzahl, den Zeitpunkt des Wareneingangs und den sichtbaren Zustand der Verpackung. Vermerken Sie, ob Ihre Zählung Kartons, Einzelverpackungen oder beides umfasst. Fotografieren Sie relevante Schäden, Etiketten und betroffene Inhalte; die Referenzen sollten so präzise sein, dass sie später leicht wiedergefunden werden können.

Kann das Team die Kartons sofort zählen, die Einheiten aber erst später, ist diese Einschränkung zu dokumentieren. Eine nicht verifizierte Einheitenzählung sollte nicht als abgeschlossene Inspektion erscheinen.

3. Die vereinbarten Inspektions- und Freigaberegeln anwenden.

Vergleichen Sie die Ware mit der Bestellspezifikation und gegebenenfalls vereinbarten Referenzmustern. Legen Sie fest, welche Prüfungen vom Wareneingangsteam durchgeführt werden und welche eine separate Qualitätsprüfung erfordern. Eine Mengenprüfung gibt keine Auskunft über Farbgenauigkeit, Materialkonformität oder Funktionalität.

Bei Importprodukten ist es ein sinnvoller Vorbereitungsschritt, das genehmigte Muster vor Produktionsbeginn in schriftliche Abnahmekriterien umzuwandeln. Der Leitfaden dazu Alibaba-Großbestellungen, die vom Muster abweichen erklärt, warum die Referenz allein wichtige Spezifikationen undefiniert lassen kann.

Lagerartikel müssen an einem klar gekennzeichneten Ort oder in einem eindeutigen Systemstatus vermerkt werden. Ihr Inventurprozess sollte verhindern, dass diese Artikel Kundenaufträgen zugeordnet werden, bis eine autorisierte Freigabe erfolgt.

4. Teilen Sie den Beleg und weisen Sie die Ausnahme zu.

Senden Sie die Belegreferenz und die Abweichungen über Ihren üblichen Workflow an Einkauf und Buchhaltung. Geben Sie an, wer für die jeweilige Nachverfolgung zuständig ist und bis wann diese geprüft werden soll. Die Meldung “Lieferant informiert” ist unvollständig, wenn niemand für die Überprüfung der Antwort verantwortlich ist.

Für eine neue Warenannahmevereinbarung in China fordern Sie bitte vor dem Versand der Waren die benötigten Unterlagen und Nachweise an. Fulfillbot bietet diese Funktion an. China-Beschaffungsdienst Beschreibt Mengen- und Sichtprüfungen. Bitte prüfen Sie den Prüfumfang, die Abweichungsmeldung und die Freigabeanweisungen für Ihren Auftrag; eine allgemeine Leistungsbeschreibung legt keine spezifische ERP-Integration oder einen bestimmten Prüfstandard fest.

Wie eine Wareneingangsbestätigung in den Rechnungsabgleich passt

Der dreifache Abgleich vergleicht Bestellung, Lieferantenrechnung und Wareneingangsinformationen. Bei separater Warenannahme werden zusätzlich die angenommenen Mengen in einem vierfachen Prozess geprüft. Die Dokumentation der Oracle E-Business Suite beschreibt diese Prüfungen und wendet konfigurierte Mengen- und Preistoleranzen an. Dies ist ein Beispiel für einen definierten Systemworkflow, keine allgemeingültige Regel für jedes Unternehmen. Oracle Payables-Abgleichsdokumentation.

Im obigen Beispiel muss eine Rechnung über 100 Einheiten mit dem Wareneingang von 96 Einheiten abgeglichen werden. Bei einer eingangsbezogenen Prüfung muss auch die Prüfungssperre berücksichtigt werden, falls Ihr Prozess eine Abnahme vor der Zahlung vorsieht. Gehen Sie nicht davon aus, dass 96 Einheiten automatisch zahlbar sind oder dass 92 Einheiten immer sofort bezahlt werden müssen. Vertragsbedingungen, Genehmigungen, Gutschriften, frühere Rechnungen und der konfigurierte Abgleichprozess sind weiterhin relevant.

Die Wareneingangsaufzeichnungen müssen korrekt sein. Die Finanzabteilung kann dann entscheiden, wie mit einer Rechnungsabweichung umzugehen ist, ohne dass die Lagermitarbeiter die Stückzahl an die Rechnung anpassen müssen.

Teillieferungen, Korrekturen und zurückgewiesene Waren

Teillieferungen: Für jeden Wareneingang wird ein nachvollziehbarer Datensatz erstellt und ein kumulierter Bestellbestand geführt. Wenn ein Lieferant absichtlich nur 60 von 100 bestellten Einheiten liefert, entspricht ein Wareneingang von 60 Einheiten zwar vollständig dieser Lieferung, während 40 Einheiten in der Bestellung noch ausstehen. Dies unterscheidet sich von einer Lieferung, die 100 Einheiten versprochen, aber nur 60 Einheiten enthielt.

Korrekturen: Bewahren Sie den Originalbeleg auf und dokumentieren Sie Korrektur, Grund, Datum und Verantwortliche/n mithilfe der internen Prüffunktion Ihres Systems. Eine unerklärte Überschreibung erschwert die Unterscheidung zwischen einem Zählfehler und einer späteren Warenbewegung.

Zurückgewiesene Ware: Dokumentieren Sie den Grund, den Standort, die Entscheidung über die weitere Verwendung sowie etwaige Rücksendungen oder Gutschriften. Das Verbringen von Waren in einen Abweisungsbereich beweist nicht, dass der Lieferant sie abgeholt oder eine Gutschrift ausgestellt hat. Erfassen Sie diese Vorgänge separat.

Überschüssige Mengen: Erfassen Sie die tatsächlich angekommenen Waren und leiten Sie den Überschuss zur Entscheidung weiter. Ändern Sie die Bestellung nicht stillschweigend, um den Anschein einer Genehmigung zu erwecken. Ob überschüssige Waren angenommen, zurückgesendet oder der Bestellung hinzugefügt werden, hängt vom vereinbarten Verfahren ab.

Laden Sie eine leere Vorlage für einen Wareneingangsschein herunter.

Verwenden Sie die leere GRN-Tabellenvorlage für eine Zeile pro Bestellposition und Beleg. A ausdruckbares Empfangsformular (PDF) ist ebenfalls enthalten.

Definieren Sie zunächst Ihre Einheiten, Prüfstatus und den Korrekturprozess. Passen Sie anschließend die Felder an Ihr Warenwirtschaftssystem an. Die Vorlage aktualisiert den Lagerbestand nicht automatisch, genehmigt keine Zahlungen und gleicht keine früheren Wareneingänge ab.

Prüfen Sie für jeden abgeschlossenen Datensatz drei Punkte: Der tatsächliche Wareneingang ist einer Bestellposition zuzuordnen, die erhaltenen Mengen stimmen über alle Prüfstatus hinweg überein, und jede offene Diskrepanz ist einem Verantwortlichen zugeordnet. Der Datensatz sollte auch eine Woche später noch nachvollziehbar sein, wenn die Lieferung geprüft wird.

Häufig gestellte Fragen

Wer erstellt einen Wareneingangsschein?

Im hier beschriebenen Workflow erstellt oder prüft das Wareneingangsteam den Datensatz. Die Einkaufsabteilung liefert die Bestelldetails, die Prüfmitarbeiter prüfen die Annahme, und die Finanzabteilung nutzt den Datensatz zum Abgleich. Da Unternehmen unterschiedliche Bezeichnungen verwenden oder Dokumente zusammenfassen können, ist zu vereinbaren, wer die tatsächlichen Mengen prüft.

Ist eine Wareneingangsbestätigung dasselbe wie ein Lieferschein?

Nicht unbedingt. Der Lieferschein des Lieferanten gibt an, was versendet wurde; der Empfangsnachweis dokumentiert, was der Käufer geprüft hat. Ein unterschriebener oder mit Anmerkungen versehener Lieferschein kann in manchen Prozessen beide Zwecke erfüllen, sofern die erfasste Stückzahl und etwaige Abweichungen klar ersichtlich sind.

Kann eine GRN elektronisch sein?

Ja. Sinnvolle Kontrollmechanismen sind nachvollziehbare Identität, genaue Mengen, definierte Status, Nachweise und eine Korrekturhistorie. Sowohl Papierformulare als auch elektronische Transaktionen können fehlschlagen, wenn sie lediglich die erwartete Menge kopieren, ohne die Lieferung zu prüfen.