A Bolla di ricevimento merci (GRN) Registra ciò che un'azienda riceve effettivamente da un fornitore: quali articoli sono arrivati, in quali quantità, quando e in quali condizioni. Collega la consegna fisica all'ordine di acquisto e fornisce ai team di magazzino, acquisti e finanza un registro di ricezione condiviso.
Iniziate separando la merce ricevuta da quella accettata. Un cartone può arrivare al vostro magazzino mentre il suo contenuto è ancora in fase di ispezione. Registrare tutto come merce disponibile può creare un secondo problema prima ancora di risolvere il primo: il vostro negozio vende articoli che nessuno ha autorizzato per la spedizione.
Questa guida illustra il documento, descrive una consegna parziale e fornisce un modello vuoto che è possibile adattare al proprio processo di ricezione.
A cosa serve una bolla di ricevimento merci?
Un GRN risponde a una domanda pratica: Cosa può confermare il team ricevente in merito a questa consegna? Dovrebbe identificare l'ordine correlato, registrare i conteggi effettivi e rendere visibili le discrepanze al personale addetto alla gestione delle scorte e delle fatture dei fornitori. Tipalti descrive il ruolo del GRN nel collegare i registri di ricezione con gli acquisti e la contabilità fornitori. Panoramica GRN di Tipalti.
La terminologia varia. Alcune aziende chiamano un documento di consegna firmato GRN (Goods Receipt, ricevuta merci); altre creano una ricevuta merci separata nel loro sistema di gestione delle scorte. In questo contesto, "GRN" indica la registrazione di ricezione dell'acquirente, che si tratti di un modulo, un foglio di calcolo o una transazione di sistema. Il punto importante è che rifletta una ricezione verificata, anziché limitarsi a ripetere la quantità di spedizione dichiarata dal fornitore.
Un documento di ricezione merci (GRN) supporta gli aggiornamenti dell'inventario e la verifica delle fatture. Tuttavia, non conferma, di per sé, che ogni articolo abbia superato l'ispezione o che una fattura sia stata approvata per il pagamento.
Ricevuta di ricezione merce rispetto all'ordine di acquisto, alla bolla di consegna e alla fattura.
Questi documenti si riferiscono alla stessa transazione, ma rispondono a domande diverse.
| Documento | Solitamente preparato da | Domanda principale |
|---|---|---|
| Ordine di acquisto (PO) | Acquirente | Cosa ci siamo accordati per acquistare? |
| Bolla di consegna o distinta di imballaggio | Fornitore o spedizioniere | Cosa dice il mittente che è contenuto in questa spedizione? |
| bolla di ricevimento merce | Ricezione degli ordini, secondo il flusso di lavoro qui utilizzato | Che cosa abbiamo ricevuto effettivamente? |
| fattura del fornitore | Fornitore | Qual è l'importo fatturato? |
Ad esempio, una bolla di accompagnamento potrebbe indicare dieci cartoni. Questo non specifica il numero di singole unità contenute al loro interno. Se l'ordine di acquisto utilizza il termine "ciascuno" e il magazzino registra "cartoni", è necessario indicare esplicitamente la dimensione dell'imballaggio e la conversione. Dieci cartoni da dodici unità e dieci cartoni da dieci unità producono ricevute diverse.
Conservate la documentazione del fornitore come prova a supporto. Non sostituite la quantità in magazzino con il totale solo per far coincidere i documenti.
Cosa dovrebbe includere una bolla di ricevimento merci?
Fornisci dettagli sufficienti affinché un'altra persona possa verificare l'avvenuta consegna senza dover ricostruire l'evento dai messaggi. Di seguito è riportato un set di campi operativi suggerito; non si tratta di un modulo normativo specifico per una determinata giurisdizione.
| Gruppo di campo | Campi suggeriti | Perché aiutano |
|---|---|---|
| Identità della ricevuta | Numero GRN univoco, data e ora di ricezione, magazzino | Distingue le consegne separate |
| Fornitore e ordine | Nome del fornitore, numero e riga dell'ordine di acquisto, riferimento della bolla di consegna | Collega la ricevuta all'acquisto corretto |
| Identità dell'oggetto | Codice SKU interno, descrizione, unità di misura | Previene la confusione tra varianti e formati di confezione. |
| Quantità | Quantità dell'ordine di acquisto, prevista in questa consegna, ricevuta in questa consegna | Consente di distinguere il saldo di un ordine da una carenza nella spedizione. |
| Stato dell'ispezione | Accettato, in sospeso, rifiutato; motivazione e data di revisione | Mantiene separata la presenza fisica dallo stato di rilascio |
| Tracciabilità | Numero di lotto, numero di serie, data di scadenza (ove pertinente). | Supporta l'identificazione successiva |
| Prove e proprietà | Foto o riferimento alla discrepanza, destinatario, revisore, proprietario del follow-up | Rende le eccezioni attuabili |
Etichettate chiaramente le quantità. Un campo denominato "quantità ricevuta" risulta ambiguo se una persona inserisce la quantità ricevuta oggi e un'altra l'importo totale ricevuto per l'intero ordine di acquisto.
Qualora l'ispezione risulti incompleta, registrare un fermo. Non utilizzare la dicitura "respinto" come etichetta temporanea per merci che nessuno ha controllato. Allo stesso modo, non considerare accettato un articolo visibilmente danneggiato solo perché si trova fisicamente all'interno dell'edificio.
Esempio pratico di GRN: 100 ordinati, 96 ricevuti
Supponiamo che un rivenditore ordini 100 unità di un singolo articolo. La bolla di consegna del fornitore indica che tutte le 100 unità dovrebbero essere incluse nella spedizione. Il team addetto alla ricezione ne conta 96. Di queste, 92 superano i controlli concordati e quattro vengono trattenute per un'ispezione più approfondita.
| Quantità | Unità | Interpretazione |
|---|---|---|
| Ordinato su PO | 100 | Quantità dell'ordine originale |
| Previsto in questa consegna | 100 | Quantità di consegna dichiarata dal fornitore |
| Ricevuto fisicamente | 96 | Conteggio effettivo al momento della ricezione |
| Accettato | 92 | I controlli specificati sono stati superati. |
| In attesa di ispezione | 4 | Ricevuto, ma non ancora rilasciato |
| Respinto | 0 | Non è ancora stata emessa una decisione definitiva di rifiuto. |
| Vendere allo scoperto contro questa consegna | 4 | Previsto ma non ricevuto |
La ricevuta risulta essere 96 = 92 accettati + 4 trattenuti + 0 rifiutati. Le quattro unità mancanti non figurano nel totale della merce ricevuta. Aggiungerle alle scorte in magazzino nasconderebbe l'ammanco.
Registrare due follow-up separati: l'ufficio acquisti chiede al fornitore informazioni sulle quattro unità mancanti, mentre il responsabile dell'ispezione decide lo stato delle quattro unità bloccate. Si tratta di problemi diversi con prove e azioni successive differenti.
Supponiamo ora che le quattro unità mancanti arrivino e superino il controllo qualità. Creiamo una seconda ricevuta per queste quattro unità, collegata alla stessa riga dell'ordine di acquisto. La quantità cumulativa ricevuta diventa 100; la quantità cumulativa accettata diventa 96. Le quattro unità originali sono ancora in sospeso. La ricezione del saldo dell'ordine non ha risolto il loro stato di controllo qualità.
Questo esempio presuppone l'assenza di resi, annullamenti o correzioni di ricevute. Qualora si verificasse una di queste situazioni, è necessario registrare le transazioni corrispondenti e riconciliare i saldi netti risultanti.
Un flusso di lavoro di ricezione che mantiene visibili le eccezioni
1. Identificare l'ordine e la spedizione prevista
Prima di registrare le scorte, individua l'ordine di acquisto e il riferimento di consegna del fornitore. Conferma la destinazione, il codice articolo (SKU), la variante e l'unità di misura. In caso di consegna imprevista, utilizza la procedura di gestione delle eccezioni anziché cercare di indovinare a quale ordine aperto appartiene.
Se un fornitore spedisce più articoli di un ordine di acquisto insieme, registrare ciascun articolo separatamente. Un totale complessivo corretto può nascondere una carenza di una variante e un eccesso di un'altra.
2. Conta e registra ciò che è arrivato
Annota il numero effettivo di articoli, l'ora di ricezione e le condizioni visibili dell'imballaggio. Specifica se il conteggio si riferisce a cartoni, singoli articoli o entrambi. Fotografa eventuali danni, etichette e il contenuto interessato; fai in modo che il riferimento alla documentazione sia sufficientemente specifico da consentirne il ritrovamento in seguito.
Se il team può contare i cartoni immediatamente ma deve contare le unità in un secondo momento, è necessario annotare tale limitazione. Un conteggio delle unità non verificato non deve apparire come un'ispezione completata.
3. Applicare le regole di ispezione e rilascio concordate
Confronta la merce con le specifiche di acquisto e con eventuali campioni di riferimento concordati. Decidi quali controlli devono essere eseguiti dal team di ricezione e quali richiedono una verifica di qualità separata. Un controllo quantitativo non accerta la correttezza del colore, la conformità del materiale o le prestazioni funzionali.
Per i prodotti importati, un utile passaggio preparatorio è trasformare il campione approvato in criteri di accettazione scritti prima della produzione. La guida a Ordini all'ingrosso di Alibaba che differiscono dal campione spiega perché il solo riferimento può lasciare indefinite importanti specifiche.
Collocare la merce in giacenza in un luogo o stato di sistema chiaramente identificato. Il processo di inventario dovrebbe impedire che venga assegnata agli ordini dei clienti fino a quando non si verifica un rilascio autorizzato.
4. Condividi la ricevuta e assegna l'eccezione
Invia il riferimento della ricevuta e le discrepanze agli uffici acquisti e contabilità fornitori tramite il normale flusso di lavoro. Indica chi è responsabile di ogni follow-up e quando deve essere esaminato. La dicitura "Fornitore informato" è incompleta se nessuno è responsabile della verifica della risposta.
Per un nuovo accordo di ricezione in Cina, richiedi i documenti e le prove necessarie prima di spedire la merce. Fulfillbot Servizio di approvvigionamento in Cina Descrive i controlli quantitativi e di qualità visibile. Conferma l'ambito dell'ispezione, la segnalazione delle non conformità e le istruzioni di rilascio per il tuo ordine; una descrizione generale del servizio non stabilisce uno specifico standard di integrazione ERP o di ispezione.
Come si inserisce un GRN nel processo di abbinamento delle fatture
La verifica a tre vie confronta l'ordine di acquisto, la fattura del fornitore e le informazioni di ricezione. Laddove l'accettazione è un controllo separato, un processo a quattro vie verifica anche le quantità accettate. La documentazione di Oracle E-Business Suite distingue questi controlli e applica le tolleranze di quantità e prezzo configurate. Questo è un esempio di flusso di lavoro di sistema definito, non una regola universale per tutte le aziende. Documentazione di corrispondenza di Oracle Payables.
Nell'esempio precedente, una fattura per 100 unità deve essere riconciliata con la ricevuta di 96 unità. Un controllo basato sulla ricevuta deve anche tenere conto del blocco per ispezione se la procedura prevede l'accettazione prima del pagamento. Non si deve dedurre che 96 unità siano automaticamente pagabili o che 92 debbano essere sempre pagate immediatamente. I termini contrattuali, le approvazioni, le note di credito, le fatture precedenti e la procedura di abbinamento configurata rimangono comunque rilevanti.
È fondamentale che la registrazione di ricezione sia accurata. In questo modo, l'ufficio finanziario potrà decidere come gestire eventuali discrepanze in fattura senza dover chiedere al personale del magazzino di modificare la quantità per farla corrispondere alla fattura.
Consegne parziali, correzioni e merce rifiutata
Consegne parziali: Creare una registrazione tracciabile per ogni ricevuta e mantenere un saldo cumulativo dell'ordine di acquisto. Se un fornitore invia intenzionalmente 60 unità su 100 ordinate, una ricevuta di 60 unità potrebbe corrispondere completamente alla consegna, lasciando però 40 unità in sospeso sull'ordine di acquisto. Questo è diverso da una spedizione che prometteva 100 unità ma ne conteneva 60.
Correzioni: Conservate la ricevuta originale e registrate la correzione, il motivo, la data e la persona responsabile utilizzando la procedura di audit del vostro sistema. Una sovrascrittura inspiegabile rende più difficile distinguere un errore di conteggio da una successiva movimentazione di magazzino.
Merce rifiutata: Registrare il motivo, l'ubicazione, la decisione relativa alla gestione e qualsiasi riferimento a resi o note di credito. Lo spostamento della merce in un'area di rifiuto non dimostra che il fornitore l'abbia ritirata o abbia emesso una nota di credito. Tali operazioni devono essere tracciate separatamente.
Quantità in eccesso: Registrate la merce effettivamente arrivata e inoltrate l'eventuale eccedenza per una decisione. Non modificate di nascosto l'ordine di acquisto per far apparire la ricevuta autorizzata. L'accettazione, la restituzione o l'aggiunta all'ordine della merce in eccesso dipende dalla procedura concordata.
Scarica un modello vuoto di bolla di ricevimento merce
Utilizzare il Modello di foglio di calcolo GRN vuoto per una riga per riga dell'ordine di acquisto e per la ricevuta. A modulo di ricezione stampabile (PDF) è incluso anche.
Inizia definendo le unità di misura, gli stati di ispezione e il processo di correzione. Quindi adatta i campi al tuo sistema di gestione dell'inventario. Il modello non aggiorna automaticamente l'inventario, non approva i pagamenti né riconcilia le ricevute precedenti.
Per ogni registrazione completata, verificare tre aspetti: che la ricevuta effettiva sia riconducibile a una riga dell'ordine di acquisto, che le quantità ricevute corrispondano ai vari stati di ispezione e che ogni discrepanza irrisolta abbia un responsabile. La registrazione deve risultare comunque corretta anche quando qualcuno esamina la consegna una settimana dopo.
Domande frequenti
Chi redige la bolla di ricevimento merci?
Nel flusso di lavoro qui descritto, il team addetto alla ricezione crea o verifica l'ordine. L'ufficio acquisti fornisce i dettagli dell'ordine, il personale addetto al controllo qualità ne determina l'accettazione, ove richiesto, e l'ufficio finanziario utilizza la registrazione per la verifica incrociata. Le aziende possono utilizzare nomi diversi o combinare documenti, quindi è necessario concordare chi verifica le quantità effettive.
Il GRN è la stessa cosa della bolla di consegna?
Non necessariamente. La bolla di consegna del fornitore indica cosa è stato spedito; la ricevuta di ricezione indica cosa ha verificato l'acquirente. In alcuni processi, una bolla di consegna firmata o annotata può assolvere a entrambe le funzioni, a condizione che il conteggio registrato e le eventuali eccezioni rimangano chiari.
È possibile emettere una notifica di ricevimento merci (GRN) in formato elettronico?
Sì. I controlli utili sono l'identità tracciabile, le quantità precise, gli stati definiti, le prove e la cronologia delle correzioni. Sia un modulo cartaceo che una transazione elettronica possono fallire se si limitano a copiare la quantità prevista senza verificare la consegna.
